Tại Việt Nam, để giảm thiểu chi phí cũng như cải thiện hiệu suất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy tắc 5S. Nó trở nên thành công khi tạo ra môi trường sạch sẽ, ngăn nắp và xử lý công việc có hệ thống hơn. Trong bài viết dưới đây, Johnson’s Blog sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc 5S là gì và những thông tin cơ bản về 5S mà bạn nên biết.
5S được hiểu như thế nào?
Có thể nói, 5S là phương pháp giúp quản lý cũng như sắp xếp môi trường, không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng, giúp thực hiện công việc trở nên hiệu quả hơn. Quy tắc này có nguồn gốc từ Nhật Bản. Nó mang đến thành công cũng như giúp cho các doanh nghiệp Nhật Bản trở thành người tiên phong trong việc thực hiện quy tắc 5S
Mọi doanh nghiệp nếu đang gặp vấn đề về việc sử lý công việc chưa hiệu quả, tốn nhiều chi phí, lãng phí thời gian thì đều có thể áp dụng phương pháp 5S. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự đồng lòng, nhất trí, cùng nhau thực hiện của các thành viên trong tổ chức
>>>Xem thêm: Tư vấn chuyển đổi số – Chìa khóa để thành công
Những nội dung cơ bản của 5S
5S là từ viết tắt của 5 chữ bắt đầu bằng S trong tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Mỗi nội dung của 5S sẽ đại diện cho một bước trong quy trình
- Một là Seiri – Sàng lọc: Ở bước này, bạn cần xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết, giữ lại những thứ bạn coi là cần thiết trong khu vực làm việc của bạn.
- Hai là Seiton – Sắp xếp: Sau khi sàng lọc kết thức, doanh nghiệp sẽ tiến hành sắp xếp sao cho dễ hiểu, dễ tìm khi muốn sử dụng.
- Ba là Seiso – Sạch sẽ: Bước này được hiểu đơn giản là mọi người sẽ tiến hành làm sạch, vệ sinh, dọn dẹp mọi thứ nhằm tạo ra môi trường sạch sẽ, thảo mái nhất khi làm việc. Việc làm này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc của con người mà máy móc vận hành cũng sẽ tốt hơn.
- Bốn là Seiketsu – Săn sóc: Bước này nhằm duy trì các tiêu chuẩn phía trên, giúp quy trình có sự liên tục. Đó là việc lên kế hoạch rõ ràng, nếu rõ phạm vi trách nhiệm của từng quy trình, tần suất và cách thực hiện của mỗi nhân viên trong từng quy trình đó.
- Năm là Shitsuke – Sẵn sàng: Đây là thói quen tự giác, tuân thủ đúng các quy định nơi làm việc ở mức độ tốt nhất giúp tăng năng suất làm việc của tổ chức.
Seiri – Sàng lọc
Sàng lọc (Seiri) là bước đầu tiên trong phương pháp 5S để tổ chức và hiệu quả nơi làm việc. Nó liên quan đến việc loại bỏ tất cả các mục không cần thiết cho quy trình làm việc hiện tại, nhằm giảm thiểu sự lộn xộn và tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn. Bước này liên quan đến việc tách các mục thành hai loại: những mục cần thiết và những mục không cần thiết. Các mục không cần thiết sẽ bị loại bỏ, chuyển đến khu vực lưu trữ hoặc đánh dấu để xem xét trong tương lai.
Mục tiêu của Sàng lọc (Seiri) là tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, cho phép dễ dàng xác định các mục cần thiết.
Seiton – Sắp xếp
Sắp xếp (Seiton) là bước thứ hai trong phương pháp 5S để tổ chức và hiệu quả nơi làm việc. Nó liên quan đến việc sắp xếp các mục cần thiết theo thứ tự hợp lý để sử dụng hiệu quả và giúp bạn dễ dàng tìm và truy cập các mục khi cần. Bước này liên quan đến việc dán nhãn các mục, sử dụng hệ thống mã màu và tạo bố cục rõ ràng cho khu vực làm việc.
Mục tiêu của Sắp xếp (Seiton) là hợp lý hóa các quy trình làm việc và giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực. Nó giúp cải thiện hiệu quả công việc bằng cách giảm thời gian tìm kiếm các công cụ và vật tư.
Seiso – Sạch sẽ
Sạch sẽ (Seiso) là bước thứ ba trong phương pháp 5S để tổ chức và hiệu quả nơi làm việc. Nó liên quan đến việc làm sạch kỹ lưỡng môi trường làm việc để duy trì một nơi làm việc sạch sẽ và an toàn. Bước này liên quan đến việc loại bỏ bụi bẩn và các mảnh vụn khác, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các bề mặt đều được làm sạch và không lộn xộn.
Mục tiêu của Sạch sẽ (Seiso) là tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và được bảo trì tốt, hỗ trợ mức độ vệ sinh cao và giảm nguy cơ tai nạn. Nó cũng giúp cải thiện diện mạo tổng thể của môi trường làm việc, có thể có tác động tích cực đến tinh thần và năng suất của nhân viên.
Seiketsu – Săn sóc
Săn sóc (Seiketsu) là bước thứ tư trong phương pháp 5S để tổ chức và hiệu quả nơi làm việc. Nó liên quan đến việc thiết lập các thủ tục và hệ thống để duy trì trật tự và sạch sẽ, đồng thời đảm bảo rằng lợi ích của các bước trước đó được duy trì theo thời gian. Bước này liên quan đến việc tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn, kiểm soát trực quan và quy trình kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng môi trường làm việc vẫn có tổ chức và hiệu quả.
Mục tiêu của Săn sóc (Seiketsu) là làm cho các thực hành 5S trở thành một phần lâu dài của văn hóa làm việc, để các lợi ích được nhận ra trong dài hạn. Bằng cách tiêu chuẩn hóa môi trường làm việc, việc phát hiện những sai lệch so với tiêu chuẩn và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Shitsuke – Sẵn sàng
Sẵn sàng (Shitsuke) là bước thứ năm và cũng là bước cuối cùng trong phương pháp 5S về tổ chức và hiệu quả tại nơi làm việc. Nó liên quan đến việc tích hợp các thực hành 5S vào thực tiễn công việc hàng ngày và biến nó thành thói quen lâu dài. Bước này liên quan đến cải tiến liên tục, đào tạo thường xuyên và củng cố các nguyên tắc 5S.
Mục tiêu của Sẵn sàng (Shitsuke) là đảm bảo rằng lợi ích của các bước trước được duy trì trong thời gian dài và môi trường làm việc vẫn có tổ chức và hiệu quả. Bằng cách biến 5S thành thói quen, nó sẽ trở thành một phần tự nhiên của văn hóa làm việc và các cải tiến sẽ tự duy trì. Duy trì (Shitsuke) là một quá trình liên tục và đòi hỏi nỗ lực liên tục để duy trì những cải tiến đạt được thông qua phương pháp 5S.
>>>Xem thêm: Nhân viên tư vấn triển khai ERP là ai?
5S mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
5S giúp hiệu quả và năng suất được cải thiện
Cải thiện hiệu quả và năng suất là những lợi ích của việc thực hiện phương pháp 5S tại nơi làm việc. Bằng cách loại bỏ sự lộn xộn và cải thiện tổ chức, 5S có thể hợp lý hóa các quy trình làm việc, giảm lãng phí và tăng hiệu quả. Khả năng nhanh chóng xác định vị trí các công cụ và vật liệu cần thiết cho một nhiệm vụ cũng có thể cải thiện năng suất bằng cách giảm thời gian chết.
Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn, 5S cũng có thể giảm nguy cơ tai nạn và cải thiện tinh thần của nhân viên, điều này có thể góp phần nâng cao hiệu quả và năng suất hơn nữa. Ngoài ra, việc tiêu chuẩn hóa các quy trình và thủ tục làm việc thông qua 5S có thể giúp đảm bảo thực hành công việc nhất quán và hiệu quả, nâng cao hơn nữa năng suất.
5S giúp quản lý thời gian tốt hơn
Do 5S là phương pháp giúp loại bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp công việc một cách gọn gàng ngăn nắp hơn nên tình trạng đồ đạc lộn xộn sẽ được loại bỏ. Từ đó, việc tìm kiếm mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.
Như thế, chẳng phải 5S đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như giúp nhân viên tập trung làm việc hiệu quả hơn. Và doanh nghiệp cũng sẽ phát triển ổn định, tăng năng suất đáng kể
5S giúp tối ưu không gian doanh nghiệp
Do đồ dùng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy nên khoảng không gian chứa đựng cũng sẽ được tối ưu một cách tối đa. Việc tối ưu này cũng sẽ góp phần tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.
>>>Xem thêm: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp
5S giúp giảm tỷ lệ thương tật và giảm thời gian không sử dụng thiết bị
Tất nhiên, một không gian ngăn nắp sẽ hạn chế những nguy cơ tai nạn lao động khi con người đến tìm đồ vật. Đồng thời, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm soát được việc sử các thiết bị của doanh nghiệp. Thiết bị sẽ được vệ sinh thường xuyên, sử dụng đúng cách, bảo trì đúng thời hạn giúp ngăn chặn lỗi hỏng hóc quá lớn
5S giúp doanh nghiệp cải thiện tính nhất quán và chất lượng
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá cao việc ứng dụng phương pháp 5S vào quản lý chất lượng. Việc quy chuẩn hóa quy trình làm việc sẽ giúp giảm thiểu tối đa sai sót cũng như cải thiện năng suất lao động.
5S giúp nâng cao tinh thần của nhân viên
Cuối cùng, lợi ích của 5S cần đề cập chính là việc nâng cao tinh thần của nhân viên. Khi doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả nguyên tắc 5S, nhân viên, người lao động sẽ thấy được tầm quan trọng của mình với doanh nghiệp. Từ đó, tinh thần làm việc trở nên nâng cao hơn, họ tự hào về công việc của mình và tập trung đóng góp sức để làm việc
5S giúp tăng an toàn và giảm tai nạn
Tăng cường an toàn và giảm tai nạn là một trong những lợi ích của việc thực hiện phương pháp 5S tại nơi làm việc. Bằng cách loại bỏ sự lộn xộn và cải thiện tổ chức, 5S có thể tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn bằng cách giảm các mối nguy hiểm trong chuyến đi, cải thiện khả năng tiếp cận thiết bị khẩn cấp và giảm nguy cơ tai nạn.
Việc làm sạch kỹ lưỡng môi trường làm việc trong bước Sạch sẽ (Seiso) cũng có thể giúp xác định và loại bỏ các mối nguy tiềm ẩn, giúp giảm hơn nữa nguy cơ tai nạn. Bằng cách thiết lập các quy trình và hệ thống rõ ràng để duy trì trật tự và sạch sẽ, bước Săn sóc (Seiketsu) có thể giúp đảm bảo rằng an toàn vẫn là ưu tiên hàng đầu, giảm hơn nữa nguy cơ tai nạn. Bằng cách biến an toàn thành thói quen thông qua bước Sẵn sàng (Shitsuke), 5S có thể tạo ra văn hóa an toàn giúp đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho tất cả nhân viên.
>>>Xem thêm: Khái niệm, mục tiêu và phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả
5S trong Sản xuất Tinh gọn
5S là một khía cạnh quan trọng của Sản xuất tinh gọn, một triết lý sản xuất tập trung vào việc giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả và nâng cao giá trị cho khách hàng. Trong Sản xuất tinh gọn, 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và có tổ chức, hỗ trợ các nỗ lực cải tiến liên tục. Phương pháp 5S có thể được sử dụng để cải thiện dòng nguyên liệu, giảm thiểu chất thải và tăng hiệu quả trong quy trình sản xuất.
Bằng cách triển khai 5S trong bối cảnh Sản xuất tinh gọn, các doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc được tối ưu hóa về hiệu suất và hiệu suất, điều này có thể giúp cải thiện thời gian sản xuất, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, 5S có thể cải thiện sự an toàn và giảm nguy cơ tai nạn, điều rất quan trọng trong môi trường sản xuất.
Cần lưu ý những gì khi áp dụng phương pháp 5S cho doanh nghiệp của bạn?
Khi áp dụng nguyên tắc 5S cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn cần lưu ý những điều sau để việc áp dụng trở nên dễ dàng, thuận tiện, hiệu quả nhất
Một, ban lãnh đạo cần cam kết, hỗ trợ nhiệt tình. Họ phải tham gia vào quá trình và ghi lại những phản hồi từ những người tham gia khác
Hai, cần có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau để dễ dàng chia sẻ được công việc
Ba, cần có sự đào tạo và các chương trình này cần cập nhật theo sự thay đổi của doanh nghiệp nhằm giúp nhân viên thích nghi, đáp ứng nhanh chóng, hạn chế sai sót,…
Bốn, phải đo lường hiệu suất công việc thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những đánh giá để đi tới mục tiêu một cách nhanh nhất.
>>>Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Cách quản lý dây chuyền sản xuất
Lời kết
Hy vọng bài viết trên đã giúp độc giả của Johnson’s Blog hiểu rõ hơn về 5S là gì. Nếu có câu hỏi, hãy để lại bình luận phía dưới.
Tiếng Việt 
English