Dù ở cá nhân hay doanh nghiệp muốn vận hành và phát triển ổn định thì cần có một hệ thống quản lý công việc phù hợp. Và Kanban thường xuyên được nhắc tới và được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng. Để giúp độc giả tìm được câu trả lời cho câu hỏi Kanban là gì và những thông tin liên quan đến Kanban, hãy cùng Johnson’s Blog tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Kanban được hiểu là gì?
Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty Toyota của Nhật Bản. Trong tiếng Nhật, Kanban được hiểu là bảng hiệu. Kanban là một phương pháp để quản lý và tối ưu hóa quy trình công việc, đặc biệt là trong sản xuất và phát triển phần mềm. Ban đầu nó được phát triển cho Hệ thống sản xuất Toyota và sử dụng bảng trực quan để theo dõi các nhiệm vụ và tiến độ, cho phép các nhóm cân bằng nhu cầu và tránh làm quá tải hệ thống. Mục tiêu của kanban là tối đa hóa hiệu quả và năng suất bằng cách thúc đẩy giao hàng đúng lúc, giảm thời gian chờ đợi và tăng quy trình làm việc.
Đặc biệt có hạng mục công việc được hiển thị một cách trực quan, dễ hiểu giúp người dùng có cái nhìn về tiến độ, quy trình từ đầu đến cuối. Công việc của bạn sẽ không bị đẩy vào theo quy trình khi được yêu cầu mà nó sẽ được kéo theo khả năng cho phép.
Từ đó, mô hình Kanban trở thành một phương pháp quen thuộc, ứng dụng được ở hầu hết các loại hình công ty, doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
>>>Xem thêm: 5S là gì và những thông tin cơ bản về 5S mà bạn nên biết
Lợi ích của Kanban
Kanban cung cấp một số lợi ích, bao gồm:
- Tăng hiệu quả: Bằng cách trực quan hóa các quy trình làm việc và thúc đẩy giao hàng đúng lúc, kanban giúp các nhóm tránh làm quá tải hệ thống và tối đa hóa hiệu quả.
- Cộng tác tốt hơn: Bản chất trực quan của kanban giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng xem những gì người khác đang làm và cộng tác hiệu quả hơn.
- Tăng tính minh bạch: Kanban giúp các nhóm xem tiến độ, theo dõi các vấn đề và xác định các nút thắt cổ chai dễ dàng hơn, dẫn đến tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
- Cải thiện năng suất: Bằng cách giảm thời gian chờ đợi và cải thiện quy trình làm việc, kanban có thể giúp các nhóm hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tăng năng suất tổng thể.
- Khả năng thích ứng: Kanban là một phương pháp linh hoạt có thể được điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của một nhóm hoặc tổ chức, làm cho nó phù hợp với nhiều ngành và quy trình làm việc.
- Sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, kanban có thể giúp các nhóm đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tăng lên.
Nhược điểm của Kanban
Kanban, giống như bất kỳ phương pháp nào, có một số nhược điểm tiềm ẩn, bao gồm:
- Khó khăn khi triển khai: Việc triển khai hệ thống kanban có thể là một thách thức, đặc biệt đối với các nhóm không quen với quản lý trực quan hoặc giao hàng đúng lúc.
- Tính linh hoạt hạn chế: Việc kiểm soát chặt chẽ luồng công việc trong hệ thống kanban có thể hạn chế tính linh hoạt, gây khó khăn cho việc xử lý các sự kiện bất ngờ hoặc thay đổi về nhu cầu.
- Thiếu ưu tiên: Nếu không sử dụng thời hạn hoặc ưu tiên rõ ràng, có thể khó sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ trong hệ thống kanban.
- Phụ thuộc quá nhiều vào bảng: Các nhóm có thể trở nên quá phụ thuộc vào bảng trực quan và bỏ qua các hình thức giao tiếp hoặc cộng tác khác.
- Chống lại sự thay đổi: Một số thành viên trong nhóm có thể chống lại sự thay đổi đối với hệ thống kanban, đặc biệt nếu họ đã quen với cách làm việc khác.
- Độ phức tạp: Đối với các dự án lớn hoặc phức tạp, một hệ thống kanban có thể trở nên quá khó sử dụng để có hiệu quả.
Điều quan trọng là phải xem xét những nhược điểm tiềm ẩn này khi quyết định có triển khai hệ thống Kanban hay không và lập kế hoạch triển khai cẩn thận để đảm bảo thành công. Trong nhiều trường hợp, lợi ích của kanban lớn hơn bất lợi và các nhóm có thể thực hiện thành công phương pháp này để cải thiện quy trình làm việc và tăng năng suất.
Kanban hoạt động dựa trên nguyên lý gì?
Kanban hoạt động dựa trên 4 nguyên lý sau:
Nguyên lý quản lý trực quan
Bảng Kanban sẽ gồm các cột trạng thái công việc cụ thể. Mỗi công việc có trạng thái khác nhau sẽ được đặt vào cột trạng thái tương ứng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bảng vật lý hay dùng Viindoo như một phần mềm hỗ trợ Kanban.
Mục tiêu của quản lý trực quan là làm cho các quy trình làm việc trở nên rõ ràng và minh bạch, thúc đẩy sự hợp tác và giúp các nhóm luôn đi đúng hướng.
Trong hệ thống kanban, quản lý trực quan đạt được thông qua việc sử dụng bảng trực quan, hiển thị trạng thái của các hạng mục công việc và giúp các nhóm quản lý quy trình làm việc.
Bảng trực quan giúp các nhóm nhanh chóng xem trạng thái của các hạng mục công việc và xác định bất kỳ tắc nghẽn hoặc sự thiếu hiệu quả nào. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và giúp các nhóm luôn đi đúng hướng, giảm nguy cơ mắc lỗi và đảm bảo rằng công việc được giao đúng hạn.
Nguyên lý giao hàng đúng lúc
Mục tiêu của kanban là giao công việc đúng lúc, tránh làm quá tải hệ thống và giảm thời gian chờ đợi. Điều này giúp tối đa hóa hiệu quả và cải thiện dòng chảy công việc.
Ở mỗi trạng thái sẽ có một số lượng công việc đang được làm đồng thời. Vì thế, việc giới hạn những việc chưa hoàn thành giúp cải thiện hiệu suất, vấn đề và trở ngại trở nên rõ ràng hơn. Từ đó giúp tạo điều kiện để cải tiến liên tục, giảm chi phí và sức lực cần có để thay đổi.
Ngoài ra, nó còn tạo động lực ổn định trong công việc thông qua việc nỗ lực phát triển bởi tác vụ mới chỉ tiến hành được khi tác vụ trước đó đã hoàn thành.
>>>Xem thêm: Kaizen là gì? So sánh 5S và Kaizen
Nguyên lý tập trung vào luồng làm việc
Mô hình Kanban giúp phát triển chính sách theo nhóm. Để rồi từ đó, giúp việc tối ưu hóa hệ thống để cải tiến luồng làm việc trơn tru hơn. Đặc biệt, các chính sách và việc giải thích quy trình rất rõ ràng, minh bạch, giúp nhóm có thể trao đổi, bàn luận và thay đổi theo hướng chủ quan, tích cực.
Mục tiêu của kanban là cải thiện luồng công việc và mang lại giá trị cho khách hàng một cách hiệu quả nhất có thể. Bằng cách trực quan hóa các quy trình làm việc và giới hạn công việc đang thực hiện, kanban giúp các nhóm tránh làm quá tải hệ thống và giảm thời gian chờ đợi. Điều này dẫn đến việc sử dụng tài nguyên hiệu quả và hiệu quả hơn, cải thiện dòng công việc tổng thể.
Trong một hệ thống kanban, các thành viên trong nhóm được khuyến khích tập trung vào luồng công việc và liên tục xem xét cũng như cải tiến các quy trình để loại bỏ lãng phí và kém hiệu quả. Bằng cách liên tục theo dõi và cải thiện quy trình làm việc, các nhóm có thể xác định các nút thắt cổ chai, tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu quả.
Nguyên lý cải tiến liên tục
Bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm,.. để nhóm đo mức độ hiệu quả. Sau đó, những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống sẽ được tiến hành, giúp tăng tính hiệu quả của nhóm.
Mục tiêu của cải tiến liên tục là loại bỏ lãng phí, sự kém hiệu quả và tắc nghẽn, dẫn đến dòng công việc trôi chảy hơn và kết quả tốt hơn.
Trong hệ thống kanban, các nhóm được khuyến khích thường xuyên xem xét quy trình làm việc của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Điều này giúp các nhóm liên tục tối ưu hóa quy trình làm việc của họ, giảm lãng phí và tăng hiệu quả.
Cải tiến liên tục là một thành phần quan trọng của triết lý “tinh gọn”, là nền tảng của nhiều kỹ thuật quản lý hiện đại, bao gồm cả kanban. Bằng cách liên tục cải tiến quy trình làm việc, các nhóm có thể đạt được kết quả tốt hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện năng suất tổng thể.
Kanban hoạt động như thế nào?
Kanban hoạt động bằng cách sử dụng bảng trực quan để theo dõi các nhiệm vụ và tiến độ. Bảng thường được chia thành các cột, chẳng hạn như “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Nhiệm vụ được thể hiện bằng thẻ và được di chuyển từ cột này sang cột khác khi chúng được hoàn thành. Việc thể hiện trực quan công việc giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nhìn thấy những gì người khác đang làm và giúp cân bằng nhu cầu, tránh làm quá tải hệ thống.
Trong hệ thống kanban, luồng công việc được kiểm soát bằng cách đặt giới hạn về số lượng nhiệm vụ có thể có trong mỗi cột tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp tránh tắc nghẽn và thúc đẩy giao hàng đúng lúc. Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, một nhiệm vụ mới có thể được lấy từ cột “Việc cần làm” và bắt đầu, đảm bảo luồng công việc liên tục.
Kanban cũng khuyến khích cải tiến liên tục bằng cách cho phép các nhóm xem xét quy trình làm việc của họ và thực hiện các thay đổi nếu cần. Điều này giúp các nhóm xác định sự thiếu hiệu quả và thực hiện các cải tiến, dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất theo thời gian.
Kanban hoạt động bằng cách sử dụng bảng trực quan để theo dõi các nhiệm vụ, thúc đẩy giao hàng đúng lúc và khuyến khích cải tiến liên tục, dẫn đến tăng hiệu quả, cộng tác và năng suất.
Sử dụng mô hình kanban có lợi ích gì trong quản lý công việc?
Mô hình kanban giúp lập kế hoạch linh hoạt
Một nhóm Kanban sẽ tập chung vào một hạng mục công việc nhất định. Khi hoàn thành hạng mục đó, nó mới bắt đầu chuyển sang những hạn mục tiếp theo. Do đó, doanh nghiệp có thể tự do sắp xếp công việc còn tồn đọng mà không làm gián đoạn, ảnh hưởng đến các hạng mục đang thực hiện khác.
Tuy nhiên, chủ sở hữu phải giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong các công việc đang tồn đọng. Bởi khi đó, nhóm phát triển sẽ luôn được đảm bảo họ mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.
Kanban giúp rút ngắn thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ được hiểu đơn giản là khoảng thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành công việc. Do đó, việc tối ưu hóa thời gian chu kỳ đã giúp cho nhóm có thể dự báo việc phân phối công việc trong tương lai.
Trong Kanban, các thành viên luôn hỗ trợ, bổ sung cho nhau, không tập chung duy nhất vào kỹ năng nào. Từ đó, giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn cũng như tối ưu hóa thời gian chu kỳ, quy trình sẽ diễn ra suôn sẻ.
>>>Xem thêm: Ứng dụng Binh pháp Tôn Tử trong kinh doanh
Kanban giúp giảm thiểu tắc nghẽn
Việc giới hạn công việc đang tiến hành giúp giảm tắc nghẽn và tăng tính dự phòng trong quy trình của một nhóm. Giới hạn thấp đã khuyến khích các nhóm chú ý đến các vấn đề ở trạng thái xem xét. Đồng thời xem xét các hoạt động của người khác trước khi đánh giá nâng cao mã của riêng họ.
Kanban giúp đưa ra số liệu trực quan
Trong Kanban, công việc của bạn sẽ được theo dõi thông qua biểu đồ, từ đó cung cấp một cơ chế trực quan, đảm bảo liên tục cải thiện. Trong đó, biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy được sử dụng nhiều nhất. Nhìn vào các dữ liệu này, nhóm sẽ dễ dàng phát hiện điểm tắc nghẽn trong quy trình và loại bỏ chúng.
Kanban giúp quá trình được chuyển giao liên tục
Một sự thật hiển nhiên là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh chóng thì sản phẩm của họ sẽ có tính cạnh tranh cao trên thị trường. Và Kanban làm tốt được điều đó. Họ tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng, tập trung giá trị đứng lúc, chỉ một lần duy nhất.
>>>Xem thêm: Các mô hình quản lý sản xuất được áp dụng phổ biến hiện nay tại doanh nghiệp
Lời kết
Qua bài viết trên, Johnson’s Blog đã cung cấp cho độc giả những thông tin cơ bản về Kanban là gì và lợi ích của Kanban khi ứng dụng vào quản lý công việc. Nếu còn thắc mắc nào khác cần giải đáp, hãy để lại bình luận phía dưới.
Tiếng Việt 
English