Quản lý Hàng tồn kho: Định nghĩa, Phương pháp và Phần mềm

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến một số hoạt động, bao gồm dự báo nhu cầu, giám sát mức Tồn kho, đặt hàng và nhận Tồn kho, theo dõi chuyển động Tồn kho và phân tích dữ liệu Tồn kho để xác định xu hướng và mẫu. Quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp các tổ chức cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm chi phí và tối ưu hóa hoạt động của họ.Vậy vì sao họ phải thực hiện nhiệm vụ này trong mỗi giai đoạn? Bài viết hôm nay hãy để Johnson’s Blog giải đáp cho bạn vấn đề này.

Quản lý Hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình theo dõi và kiểm soát Tồn kho của một tổ chức đối với sản phẩm, vật liệu hoặc hàng hóa. Nó liên quan đến việc quản lý luồng hàng hóa từ điểm sản xuất đến điểm bán hàng, đảm bảo rằng tổ chức có đủ lượng Tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến việc vận chuyển Tồn kho dư thừa.

Quản lý tồn kho là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình, vì nó có thể có tác động đáng kể đến hiệu quả tài chính và danh tiếng của tổ chức. Bằng cách thực hiện các chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có đủ số lượng Tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến việc vận chuyển Tồn kho dư thừa.

Các loại Quản lý Hàng tồn kho là gì?

Có một số loại phương pháp quản lý tồn kho mà doanh nghiệp có thể sử dụng để tối ưu hóa mức Tồn kho của họ và đảm bảo rằng họ có đủ số lượng Tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số loại quản lý Tồn kho được sử dụng phổ biến nhất:

• Quản lý tồn kho thường xuyên: Phương pháp này liên quan đến việc theo dõi liên tục mức tồn kho và đặt hàng khi cần thiết để duy trì mức tồn kho. Nó phù hợp nhất cho các doanh nghiệp có doanh số bán hàng cao và sản phẩm chuyển động nhanh.
• Quản lý tồn kho định kỳ: Phương pháp này liên quan đến việc tiến hành kiểm kê Tồn kho thường xuyên theo các khoảng thời gian đã định, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Dựa trên kết quả của những lần đếm này, doanh nghiệp đặt hàng thêm Tồn kho để duy trì mức tồn kho. Nó phù hợp nhất cho các doanh nghiệp có doanh số bán hàng thấp và sản phẩm luân chuyển chậm.
• Quản lý tồn kho ABC: Phương pháp này phân loại Tồn kho thành ba loại dựa trên giá trị của sản phẩm và mức độ quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Các mặt hàng loại A là các sản phẩm có giá trị cao với nhu cầu cao, trong khi các mặt hàng loại C là các sản phẩm có giá trị thấp với nhu cầu thấp. Phương pháp này giúp doanh nghiệp ưu tiên các nỗ lực quản lý tồn kho của họ và tập trung vào các mặt hàng quan trọng nhất.
• Quản lý tồn kho đúng lúc (JIT): Phương pháp này liên quan đến việc đặt hàng và chỉ nhận Tồn kho khi cần thiết cho sản xuất hoặc bán. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho và giảm rủi ro dự trữ quá nhiều, nhưng nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp và chuỗi cung ứng đáng tin cậy.
• Quản lý tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Phương pháp này tính toán số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho và chi phí đặt hàng. Nó xem xét các yếu tố như nhu cầu, thời gian giao hàng và chi phí đặt hàng để xác định số lượng đặt hàng hiệu quả nhất về chi phí.

Quản lý tồn kho thường xuyên

Quản lý tồn kho thường xuyên (quản lý tồn kho liên tục) là một phương pháp quản lý tồn kho trong đó một doanh nghiệp theo dõi mức Tồn kho của mình một cách liên tục và đặt hàng khi cần thiết để duy trì mức Tồn kho tối ưu. Cách tiếp cận này còn được gọi là hệ thống Tồn kho vĩnh viễn và được sử dụng phổ biến nhất bởi các doanh nghiệp có doanh số bán hàng cao và sản phẩm luân chuyển nhanh.

Với quản lý tồn kho liên tục, doanh nghiệp theo dõi mức Tồn kho của mình trong thời gian thực bằng cách sử dụng phần mềm, quét mã vạch hoặc công nghệ RFID. Điều này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng xác định khi mức tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định và ra lệnh bổ sung Tồn kho.

Những lợi ích của quản lý tồn kho liên tục bao gồm:

• Theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực: Hệ thống quản lý kho liên tục cung cấp cho doanh nghiệp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho của họ. Điều này cho phép họ đưa ra quyết định kịp thời về thời điểm đặt hàng lại sản phẩm và tránh hết hàng.
• Giảm thiểu tình trạng dự trữ quá nhiều: Quản lý tồn kho liên tục giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dự trữ quá nhiều, vì họ chỉ đặt hàng những gì họ cần khi họ cần. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho, chẳng hạn như lưu trữ và bảo hiểm.
• Nâng cao hiệu quả: Với quản lý tồn kho liên tục, doanh nghiệp có thể tự động hóa nhiều quy trình quản lý tồn kho. Điều này giúp giảm lỗi, hợp lý hóa hoạt động và giải phóng nhân viên để tập trung vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.
• Dự báo tốt hơn: Quản lý tồn kho liên tục cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu chi tiết về mức bán hàng và Tồn kho. Dữ liệu này có thể được sử dụng để tạo dự báo nhu cầu chính xác và tối ưu hóa mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Mặc dù quản lý tồn kho liên tục có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp có doanh số bán hàng cao và sản phẩm luân chuyển nhanh, nhưng nó có thể không phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Nó đòi hỏi đầu tư đáng kể vào công nghệ và cơ sở hạ tầng và có thể không hiệu quả về chi phí đối với các doanh nghiệp có doanh số bán hàng thấp hoặc sản phẩm bán chậm.

Quản lý Tồn kho định kỳ

Quản lý tồn kho định kỳ là một phương pháp quản lý tồn kho trong đó doanh nghiệp tiến hành kiểm kê Tồn kho thường xuyên theo các khoảng thời gian đã định, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và đặt hàng để bổ sung mức Tồn kho dựa trên kết quả của những lần kiểm kê này. Cách tiếp cận này được sử dụng phổ biến nhất bởi các doanh nghiệp có doanh số bán hàng thấp hoặc sản phẩm bán chậm.

Với quản lý tồn kho định kỳ, doanh nghiệp đặt mức Tồn kho mục tiêu và tiến hành kiểm kê Tồn kho thường xuyên để xác định số lượng Tồn kho hiện có trong tay. Dựa trên kết quả của những lần đếm này, doanh nghiệp tính toán lượng Tồn kho cần đặt để duy trì mức tồn kho mục tiêu.

Lợi ích của việc quản lý tồn kho định kỳ bao gồm:

• Chi phí thấp hơn: Quản lý tồn kho định kỳ có thể ít tốn kém hơn so với quản lý tồn kho liên tục, vì nó không yêu cầu nhiều công nghệ hoặc nguồn nhân lực.
• Độ chính xác cao hơn: Kiểm kê Tồn kho thường xuyên có thể giúp đảm bảo rằng mức Tồn kho là chính xác và cập nhật, giảm nguy cơ hết hàng hoặc dự trữ quá nhiều.
• Quy trình đơn giản hóa: Quản lý tồn kho định kỳ là một quy trình tương đối đơn giản, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tồn kho của mình với nguồn lực hạn chế.
• Tính linh hoạt: Với quản lý tồn kho định kỳ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức Tồn kho của mình để phù hợp với những thay đổi về nhu cầu của khách hàng hoặc điều kiện thị trường.

Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm đối với quản lý tồn kho định kỳ. Nhược điểm chính là nó có thể không cung cấp khả năng hiển thị mức tồn kho theo thời gian thực, điều này có thể dẫn đến hết hàng hoặc dự trữ quá mức nếu nhu cầu thay đổi bất ngờ. Nó cũng có thể tốn thời gian và có thể không phù hợp với các doanh nghiệp có doanh số bán hàng cao hoặc các sản phẩm bán chạy nhanh.

Quản lý tồn kho định kỳ có thể là một phương pháp hữu ích cho các doanh nghiệp có doanh số thấp hoặc sản phẩm luân chuyển chậm, nhưng điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này và xác định xem nó có phù hợp nhất với doanh nghiệp hay không.

Quản lý Tồn kho ABC

Quản lý tồn kho ABC là một phương pháp quản lý tồn kho phân loại Tồn kho thành ba loại dựa trên giá trị của sản phẩm và mức độ quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp ưu tiên các nỗ lực quản lý tồn kho của họ và tập trung vào các mặt hàng quan trọng nhất.

Ba loại được sử dụng trong quản lý tồn kho ABC là:

• Mặt hàng loại A: Đây là những mặt hàng có giá trị cao, nhu cầu sử dụng cao, như những mặt hàng bán chạy. Các mặt hàng loại A thường chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ trong tổng số Tồn kho nhưng lại đóng góp một phần doanh thu đáng kể.
• Mặt hàng loại B: Là những sản phẩm có giá trị vừa phải, nhu cầu vừa phải như các sản phẩm tầm trung. Các mặt hàng loại B thường chiếm một tỷ lệ vừa phải trong tổng số Tồn kho và doanh thu.
• Mặt hàng loại C: Đây là những sản phẩm có giá trị thấp, nhu cầu sử dụng thấp, chẳng hạn như sản phẩm luân chuyển chậm. Các mặt hàng loại C thường chiếm tỷ lệ phần trăm cao trong tổng số Tồn kho nhưng đóng góp một phần doanh thu tương đối nhỏ.

Khi các mặt Tồn kho được phân loại, doanh nghiệp có thể sử dụng các chiến lược quản lý tồn kho khác nhau cho từng danh mục. Ví dụ: các mặt hàng Loại A có thể được quản lý bằng cách sử dụng quản lý tồn kho liên tục để đảm bảo rằng mức tồn kho luôn được duy trì, trong khi các mặt hàng Loại C có thể được quản lý bằng cách sử dụng quản lý tồn kho định kỳ hoặc các chiến lược khác để giảm thiểu chi phí.

Những lợi ích của quản lý tồn kho ABC bao gồm:

• Cải thiện hiệu quả: Bằng cách tập trung vào các mặt hàng quan trọng nhất, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho của mình.
• Dự báo tốt hơn: Việc phân loại Tồn kho có thể giúp doanh nghiệp tạo dự báo nhu cầu chính xác hơn và đưa ra quyết định tốt hơn về thời điểm đặt hàng lại sản phẩm.
• Tiết kiệm chi phí: Bằng cách ưu tiên các nỗ lực quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho đối với các mặt hàng có giá trị thấp và giảm nguy cơ tồn kho quá mức hoặc hết hàng đối với các mặt hàng có giá trị cao.

Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm đối với quản lý tồn kho ABC. Nhược điểm chính là việc phân loại Tồn kho và phát triển các chiến lược quản lý tồn kho riêng biệt cho từng loại có thể tốn thời gian và phức tạp. Nó cũng đòi hỏi một lượng dữ liệu và phân tích đáng kể để có hiệu quả.

Quản lý tồn kho ABC có thể là một cách tiếp cận hữu ích cho các doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.

Quản lý Tồn kho đúng lúc (JIT)

Quản lý tồn kho đúng lúc (JIT) là một phương pháp quản lý tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho bằng cách đặt hàng và nhận Tồn kho đúng lúc để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán cho khách hàng. Mục tiêu của quản lý tồn kho JIT là duy trì mức tồn kho thấp trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Với quản lý tồn kho JIT, các doanh nghiệp chỉ đặt hàng và nhận Tồn kho khi cần thiết cho sản xuất hoặc bán, thay vì đặt hàng với số lượng lớn và lưu trữ Tồn kho dư thừa. Cách tiếp cận này có thể giúp các doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển Tồn kho, bao gồm chi phí lưu trữ, xử lý và lỗi thời.

Những lợi ích của quản lý tồn kho JIT bao gồm:

• Giảm chi phí vận chuyển Tồn kho: Bằng cách chỉ đặt Tồn kho cần thiết, doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý tồn kho dư thừa.
• Cải thiện hiệu quả: Quản lý tồn kho JIT có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và bán hàng, giảm lãng phí và nâng cao năng suất.
• Kiểm soát chất lượng tốt hơn: Bằng cách nhận Tồn kho đúng lúc để sử dụng, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm của họ được sản xuất bằng nguyên liệu mới nhất và chất lượng cao nhất.
• Cải thiện dòng tiền: Bằng cách giảm chi phí vận chuyển Tồn kho, doanh nghiệp có thể giải phóng tiền mặt để đầu tư vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm đối với quản lý tồn kho JIT. Nhược điểm chính là nó đòi hỏi mức độ phối hợp và liên lạc cao giữa các nhà cung cấp, nhà sản xuất và khách hàng để đảm bảo rằng Tồn kho luôn có sẵn khi cần thiết. Điều này có thể khó đạt được và có thể khiến các doanh nghiệp dễ bị gián đoạn chuỗi cung ứng.

Quản lý tồn kho JIT có thể là một cách tiếp cận hữu ích cho các doanh nghiệp để giảm chi phí vận chuyển Tồn kho, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình sản xuất và bán hàng của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này và xác định xem nó có phù hợp nhất với doanh nghiệp hay không.

Quản lý tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Quản lý số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một phương pháp quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu cho Tồn kho. Mục tiêu của quản lý tồn kho EOQ là giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng và giữ Tồn kho.

Với quản lý tồn kho EOQ, doanh nghiệp tính toán số lượng đặt hàng tối ưu bằng cách cân bằng giữa chi phí đặt Tồn kho (chẳng hạn như chi phí giao dịch, vận chuyển và xử lý) với chi phí giữ Tồn kho (chẳng hạn như chi phí lưu kho, bảo hiểm và lỗi thời). Bằng cách tìm ra điểm hấp dẫn nơi các chi phí này được giảm thiểu, doanh nghiệp có thể xác định số lượng đặt hàng hiệu quả nhất về chi phí.

Công thức tính EOQ là:

EOQ = sqrt((2DS)/(H))

Trong đó:

• EOQ = Số lượng đặt hàng kinh tế
• D = Nhu cầu hàng năm cho sản phẩm
• S = Chi phí đặt hàng
• H = Chi phí nắm giữ mỗi đơn vị mỗi năm

Những lợi ích của quản lý tồn kho EOQ bao gồm:

• Giảm chi phí vận chuyển Tồn kho: Bằng cách đặt Tồn kho với số lượng tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý tồn kho dư thừa.
• Giảm chi phí đặt hàng: Bằng cách đặt hàng với số lượng tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến đặt hàng và nhận Tồn kho.
• Cải thiện hiệu quả: Quản lý tồn kho EOQ có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, giảm lãng phí và cải thiện năng suất.

Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm đối với quản lý tồn kho EOQ. Nhược điểm chính là nó giả định nhu cầu ổn định và thời gian giao hàng nhất quán, điều này có thể không phải lúc nào cũng đúng. Ngoài ra, việc tính toán số lượng đặt hàng tối ưu có thể tốn thời gian và phức tạp, đồng thời yêu cầu một lượng dữ liệu và phân tích đáng kể để có hiệu quả.

Quản lý tồn kho EOQ có thể là một cách tiếp cận hữu ích cho các doanh nghiệp để giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này và xác định xem nó có phù hợp nhất với doanh nghiệp hay không.

Lợi ích của Quản lý Hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc quản lý tồn kho:

• Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Bằng cách có sẵn số lượng Tồn kho phù hợp, các tổ chức có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, giảm nguy cơ hết hàng và đặt hàng ngược, có thể dẫn đến việc khách hàng không hài lòng và mất doanh thu.
• Giảm chi phí: Quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp giảm chi phí liên quan đến việc giữ Tồn kho dư thừa, chẳng hạn như chi phí lưu trữ, xử lý và bảo hiểm. Nó cũng có thể giúp giảm chi phí liên quan đến tình trạng hết hàng, chẳng hạn như đơn đặt hàng gấp, mất doanh số bán hàng và khiếu nại của khách hàng.
• Cải thiện dòng tiền: Bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho, các tổ chức có thể giảm lượng vốn lưu động gắn liền với Tồn kho, giải phóng tiền mặt để có thể sử dụng cho các mục đích khác, chẳng hạn như đầu tư, giảm nợ hoặc mở rộng.
• Tăng hiệu quả: Quản lý tồn kho có thể giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động của họ, giảm thời gian và công sức cần thiết để quản lý tồn kho, đặt hàng sản phẩm và xử lý việc giao hàng. Điều này có thể dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả.
• Ra quyết định tốt hơn: Quản lý tồn kho cung cấp cho các tổ chức dữ liệu thời gian thực về mức độ, xu hướng và mẫu Tồn kho, cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt về thời điểm đặt hàng sản phẩm, số lượng đặt hàng và thời điểm điều chỉnh giá hoặc khuyến mãi.

Nhìn chung, quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất tài chính, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động của họ.

Kế toán Tồn kho

Kế toán Tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Có hai phương pháp kế toán Tồn kho chính: hệ thống kiểm kê định kỳ và hệ thống kiểm kê thường xuyên.

• Hệ thống kiểm kê định kỳ: Phương pháp này liên quan đến việc đếm Tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng năm. Giá vốn hàng bán (COGS) được tính bằng cách lấy tổng Tồn kho đầu kỳ và Tồn kho mua trong kỳ trừ đi giá trị Tồn kho cuối kỳ.
• Hệ thống kiểm kê thường xuyên: Trong phương pháp này, mức tồn kho được theo dõi trong thời gian thực thông qua việc sử dụng phần mềm hoặc công nghệ khác. Mỗi lần bán hàng được thực hiện, mức tồn kho và giá vốn hàng bán được cập nhật tự động. Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hơn về mức tồn kho và giá vốn hàng bán.

Cả hai phương pháp đều yêu cầu lưu giữ hồ sơ cẩn thận và giám sát mức tồn kho, giá cả và các dữ liệu liên quan khác. Các doanh nghiệp cũng cần xem xét phương pháp định giá mà họ sẽ sử dụng cho Tồn kho của mình, chẳng hạn như nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO) hoặc chi phí bình quân gia quyền.

Kế toán chính xác cho Tồn kho là quan trọng vì nhiều lý do. Nó cung cấp thông tin về giá trị Tồn kho do doanh nghiệp nắm giữ, được sử dụng để tính toán khả năng sinh lời và các khoản thuế phải nộp. Nó cũng giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về thời điểm đặt hàng sản phẩm, số lượng đặt hàng và thời điểm điều chỉnh giá hoặc khuyến mãi. Quản lý và kế toán Tồn kho hiệu quả có thể dẫn đến giảm chi phí, cải thiện dòng tiền và tăng hiệu quả.

Phương pháp Quản lý Tồn kho

Có một số phương pháp quản lý tồn kho mà doanh nghiệp có thể sử dụng để tối ưu hóa mức Tồn kho của họ và đảm bảo rằng họ có đủ số lượng Tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số phương pháp quản lý tồn kho được sử dụng phổ biến nhất:

• Just-in-time (JIT): JIT là một phương pháp quản lý tồn kho liên quan đến việc đặt hàng và chỉ nhận Tồn kho khi cần thiết cho sản xuất hoặc bán hàng. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho và giảm rủi ro dự trữ quá nhiều, nhưng nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp và chuỗi cung ứng đáng tin cậy.
• Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): EOQ là một công thức toán học tính toán số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho và chi phí đặt hàng. Nó xem xét các yếu tố như nhu cầu, thời gian giao hàng và chi phí đặt hàng để xác định số lượng đặt hàng hiệu quả nhất về chi phí.
• Dự trữ an toàn: Dự trữ an toàn là một vùng dự trữ dự trữ bổ sung được giữ để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. Nó cung cấp một bước đệm để ngăn chặn tình trạng hết hàng và đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể duy trì sự hài lòng của khách hàng ngay cả khi đối mặt với các sự kiện bất ngờ.
• Phân tích ABC: Phân tích ABC là phương pháp phân loại Tồn kho dựa trên giá trị và mức độ quan trọng của nó. Những mặt hàng giá trị cao, nhu cầu sử dụng cao được quan tâm nhiều nhất, mặt hàng giá trị thấp, nhu cầu sử dụng thấp được quản lý ít tập trung hơn.
• Dropshipping: Dropshipping là một phương pháp quản lý tồn kho liên quan đến việc bán sản phẩm mà không cần giữ Tồn kho. Khi khách hàng mua hàng, doanh nghiệp sẽ đặt hàng sản phẩm từ nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ vận chuyển sản phẩm đó trực tiếp đến khách hàng. Cách tiếp cận này giúp loại bỏ nhu cầu giữ Tồn kho, nhưng nó đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận với các nhà cung cấp và giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

Sử dụng các phương pháp quản lý tồn kho này và các phương pháp quản lý tồn kho khác, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa mức Tồn kho, giảm chi phí và đảm bảo rằng họ có đủ số lượng Tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Quy trình Quản lý Tồn kho

Quy trình quản lý ồn kho bao gồm một số bước chính để đảm bảo rằng doanh nghiệp duy trì lượng Tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho. Dưới đây là các bước điển hình trong quy trình quản lý tồn kho:

• Dự báo nhu cầu: Bước đầu tiên trong quản lý tồn kho là dự báo nhu cầu đối với các sản phẩm hoặc vật liệu mà doanh nghiệp cần giữ trong kho. Điều này liên quan đến việc phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường và các yếu tố liên quan khác để ước tính nhu cầu trong tương lai.
• Đặt mục tiêu tồn kho: Căn cứ vào dự báo nhu cầu, doanh nghiệp đặt mục tiêu tồn kho cho từng sản phẩm, nguyên vật liệu cần dự trữ trong kho. Các mục tiêu này bao gồm lượng Tồn kho tối ưu cần có trong tay, cũng như mức Tồn kho an toàn để giải quyết các trường hợp nhu cầu tăng đột biến hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Bổ sung Tồn kho: Khi mức tồn kho giảm xuống dưới mức mục tiêu, doanh nghiệp sẽ đặt hàng thêm Tồn kho từ các nhà cung cấp. Quá trình này liên quan đến việc xác định các nhà cung cấp thích hợp, đặt hàng, theo dõi thời gian giao hàng và số lượng nhận được.
• Theo dõi chuyển động của Tồn kho: Sau khi nhận được Tồn kho, nó sẽ được lưu trữ và theo dõi để đảm bảo rằng nó có sẵn để bán khi cần. Chuyển động của Tồn kho được theo dõi thông qua nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như quét mã vạch hoặc công nghệ RFID và thông tin được cập nhật trong hệ thống quản lý tồn kho của doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu Tồn kho: Dữ liệu Tồn kho được phân tích thường xuyên để xác định các xu hướng, chẳng hạn như mô hình bán hàng, tốc độ luân chuyển Tồn kho và tỷ lệ hết hàng. Thông tin này được sử dụng để điều chỉnh mục tiêu Tồn kho và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho.
• Tiến hành kiểm đếm thực tế định kỳ: Kiểm đếm thực tế định kỳ được tiến hành để xác minh tính chính xác của mức tồn kho và xác định bất kỳ sai lệch hoặc tổn thất nào.

Quản lý Tồn kho hoạt động như thế nào?

Quản lý tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát dòng hàng hóa và vật liệu vào và ra khỏi doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn lượng Tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển Tồn kho.

Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về cách hoạt động của quản lý tồn kho:

• Xác định nhu cầu tồn kho: Bước đầu tiên trong quản lý tồn kho là xác định nhu cầu tồn kho của doanh nghiệp. Điều này liên quan đến việc phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường hiện tại và các yếu tố khác để dự báo nhu cầu cho từng sản phẩm hoặc nguyên liệu.
• Đặt mức tồn kho: Dựa trên dự báo nhu cầu, doanh nghiệp đặt mức tồn kho cho từng sản phẩm hoặc nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần giữ trong kho. Các mức này bao gồm dự trữ an toàn để giải quyết nhu cầu tăng đột biến hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Giám sát Tồn kho: Doanh nghiệp theo dõi mức Tồn kho thông qua nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như quét mã vạch hoặc công nghệ RFID, để đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để bán khi cần.
• Sắp xếp lại Tồn kho: Khi mức tồn kho giảm xuống dưới mức mục tiêu, doanh nghiệp sẽ đặt hàng thêm Tồn kho từ các nhà cung cấp. Quá trình này liên quan đến việc xác định các nhà cung cấp thích hợp, đặt hàng, theo dõi thời gian giao hàng và số lượng nhận được.
• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Dữ liệu Tồn kho được phân tích thường xuyên để xác định các xu hướng, chẳng hạn như mô hình bán hàng, tốc độ luân chuyển Tồn kho và tỷ lệ hết hàng. Thông tin này được sử dụng để điều chỉnh mức tồn kho và tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
• Tiến hành kiểm đếm thực tế: Kiểm đếm thực tế định kỳ được tiến hành để xác minh tính chính xác của mức tồn kho và xác định bất kỳ sai lệch hoặc tổn thất nào.

Quản lý tồn kho hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch, theo dõi và phân tích cẩn thận để đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn số lượng Tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần quá nhiều tiền mặt trong Tồn kho dư thừa. Bằng cách làm theo các bước này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý tồn kho và giảm chi phí trong khi vẫn đảm bảo mức độ hài lòng cao của khách hàng.

Phần mềm Quản lý Tồn kho

Việc xác định chương trình tốt nhất để quản lý tồn kho phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi chương trình có các tính năng và khả năng riêng có thể mang lại lợi ích cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về một số phần mềm:

• Zoho Inventory: Zoho Inventory là chương trình quản lý kho dựa trên đám mây bao gồm các tính năng như quản lý đơn hàng, quét mã vạch, quản lý nhiều kho và tích hợp với các ứng dụng Zoho khác.
• Viindoo Inventory: Viindoo là một hệ thống ERP mã nguồn mở bao gồm các mô-đun quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng và mua hàng. Nó cũng bao gồm các tính năng như quét mã vạch, báo cáo và tích hợp với các mô-đun Viindoo khác.
• Quickbooks: Quickbooks là một phần mềm kế toán phổ biến cũng bao gồm các tính năng quản lý tồn kho như theo dõi sản phẩm, điểm đặt hàng lại và cảnh báo Tồn kho. Nó cũng bao gồm tích hợp với các mô-đun Quickbooks khác.
• Fishbowl Inventory: Fishbowl Inventory là chương trình quản lý kho trên máy tính để bàn bao gồm các tính năng như quản lý đơn hàng, quét mã vạch, quản lý nhiều kho và tích hợp với các chương trình khác như Quickbooks.
• TradeGecko: TradeGecko là chương trình quản lý tồn kho dựa trên đám mây bao gồm các tính năng như quản lý đơn hàng, bán hàng đa kênh và tích hợp với các chương trình khác như Shopify và Xero.

Mỗi chương trình này đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng và chương trình tốt nhất để quản lý tồn kho sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bạn nên nghiên cứu chi tiết hơn từng chương trình và đánh giá xem chương trình nào phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Lời kết

Quản lý tồn kho là một chức năng quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, vì nó có thể giúp họ tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Có một số phương pháp quản lý tồn kho, bao gồm liên tục, định kỳ, ABC, JIT và EOQ. Mỗi phương pháp có các tính năng và lợi ích riêng và phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Qua bài viết này, Johnson’s Blog đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về chủ đề quản lý hàng tồn kho. Hi vọng rằng qua đây, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về quá trình này cũng như rút ra được những bài học để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.