PMO là gì? Vai trò và Thành viên 

PMO (Project Management Office) là một cơ cấu tổ chức để chuẩn hóa các quy trình quản trị dự án và tạo điều kiện chia sẻ các nguồn lực, công cụ, kỹ thuật và phương pháp. Nếu bạn hoạt động doanh nghiệp nhưng không nắm được khái niệm của PMO thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý các dự án và mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết ngày hôm nay, Johnson’s Blog sẽ giúp bạn giải đáp rõ về PMO là gì và vai trò của PMO trong việc quản lý các dự án.

PMO là gì?

PMO là tên viết tắt của Project Management Office, nó được hiểu là phòng quản lý dự án, một cơ cấu tổ chức nhằm xác định và duy trì các tiêu chuẩn quản lý dự án trong toàn tổ chức. PMO chịu trách nhiệm duy trì ở các quy trình, phương pháp quản lý dự án được chuẩn hóa để tạo điều kiện cho việc chia sẻ các phương pháp, nguồn lực, công cụ và kỹ thuật thực hiện dự án ở mọi nơi, mọi lúc. 

Phòng quản lý dự án PMO được xem là một trong những tổ chức thực hiện công tác quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý các dự án.

 PMO đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý và cung cấp các chiến lược đến khâu thực hành để không giống với các dự án tập trung khác. PMO được coi là những hoạt động để quản lý và cung cấp những phương pháp và cách thức. 

PMO lưu giữ tài liệu, hướng dẫn, thống kê số liệu để thực hiện dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

>>>Xem thêm: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp

Phân loại PMO

Có một số loại PMO, mỗi loại có trọng tâm và trách nhiệm khác nhau. Một số loại PMO phổ biến bao gồm:

Chiến lược

Tập trung vào việc sắp xếp các dự án với chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Nó có thể chịu trách nhiệm quản lý danh mục đầu tư, ưu tiên và phân bổ nguồn lực. Các trách nhiệm chính của PMO chiến lược có thể bao gồm:

• Quản lý danh mục đầu tư: Giám sát danh mục đầu tư của các dự án và đảm bảo rằng chúng phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức.
• Ưu tiên: Xác định dự án nào nên được ưu tiên và đảm bảo rằng các nguồn lực hạn chế được phân bổ cho các dự án quan trọng nhất.
• Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn lực, bao gồm con người và kinh phí, cho các dự án.
• Phát triển chiến lược: Làm việc với các nhà lãnh đạo cấp cao để phát triển chiến lược quản lý dự án của tổ chức và đảm bảo rằng nó được thực hiện trong toàn tổ chức.
• Quản lý hiệu suất: Theo dõi và báo cáo về hiệu suất của dự án để đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu quả và hiệu quả.
• Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý rủi ro đối với các dự án và danh mục đầu tư của dự án.

Mục tiêu của PMO chiến lược là đảm bảo rằng các dự án phù hợp với chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức và chúng được phân phối một cách hiệu quả. Bằng cách đó, PMO chiến lược giúp đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt được kết quả mong muốn và mang lại giá trị cho các bên liên quan.

Chiến thuật

PMO chiến thuật là một loại PMO tập trung vào các hoạt động quản lý dự án hàng ngày. Các trách nhiệm chính của PMO chiến thuật có thể bao gồm:

• Lập kế hoạch dự án: Phát triển các kế hoạch và lịch trình dự án, bao gồm các nhiệm vụ, thời gian biểu và nguồn lực.
• Thực hiện dự án: Đảm bảo rằng các dự án được thực hiện theo kế hoạch, bao gồm giám sát và kiểm soát tiến độ dự án.
• Giám sát dự án: Giám sát thường xuyên hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, tiến độ và phạm vi, đồng thời đảm bảo rằng mọi vấn đề đều được giải quyết kịp thời.
• Kiểm soát dự án: Thực hiện các quy trình kiểm soát dự án, bao gồm quản lý thay đổi, quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề.
• Truyền thông dự án: Đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
• Tài liệu dự án: Duy trì tài liệu dự án, bao gồm kế hoạch dự án, báo cáo trạng thái và các tài liệu liên quan đến dự án khác.

Mục tiêu của PMO chiến thuật là đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu lực và hiệu quả, bằng cách cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho các nhóm và người quản lý dự án, đồng thời bằng cách thực hiện các quy trình quản lý dự án hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

Vận hành

PMO vận hành là một loại PMO tập trung vào việc cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho các nhóm và người quản lý dự án. Các trách nhiệm chính của PMO vận hành có thể bao gồm:

• Cung cấp hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ cho người quản lý dự án và các nhóm, bao gồm hướng dẫn về phương pháp quản lý dự án và các phương pháp hay nhất.
• Phát triển công cụ và mẫu: Phát triển và duy trì các mẫu và công cụ quản lý dự án để giúp các nhóm quản lý dự án của họ một cách hiệu quả.
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển cho các nhà quản lý và nhóm dự án, bao gồm hội thảo, hội thảo và các chương trình đào tạo trực tuyến.
• Cải tiến quy trình: Cải tiến liên tục quy trình quản lý dự án, bao gồm xác định và thực hiện các cải tiến quy trình.
• Giám sát hiệu suất dự án: Giám sát hiệu suất dự án để đảm bảo rằng các dự án đang được phân phối hiệu quả và hiệu quả.

Mục tiêu của PMO vận hành là nâng cao hiệu quả của việc quản lý dự án trong toàn tổ chức bằng cách cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và đào tạo cho các nhóm và người quản lý dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

Chuyển đổi

Tập trung vào việc thúc đẩy sự thay đổi của tổ chức thông qua các dự án. Nó có thể chịu trách nhiệm xác định và cung cấp các sáng kiến và chương trình thay đổi quy mô lớn. Các trách nhiệm chính của PMO chuyển đổi có thể bao gồm:

• Quản lý thay đổi: Xác định và cung cấp các sáng kiến và chương trình thay đổi quy mô lớn.
• Quản lý chương trình: Quản lý các chương trình cung cấp nhiều dự án có liên quan với nhau và đảm bảo rằng chúng phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức.
• Chuyển đổi kinh doanh: Dẫn đầu việc chuyển đổi các quy trình, hệ thống và công nghệ kinh doanh để thúc đẩy thay đổi tổ chức.
• Sự tham gia của các bên liên quan: Sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm các nhà lãnh đạo cấp cao, người quản lý dự án và nhân viên, để đảm bảo rằng họ phù hợp với các sáng kiến và chương trình thay đổi.
• Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý rủi ro để thay đổi các sáng kiến và chương trình, bao gồm rủi ro về uy tín, hoạt động và tài chính.

Mục tiêu của PMO chuyển đổi là thúc đẩy sự thay đổi của tổ chức bằng cách lãnh đạo và đưa ra các sáng kiến và chương trình thay đổi quy mô lớn. Bằng cách đó, PMO chuyển đổi giúp đảm bảo rằng tổ chức có thể thích ứng với các yêu cầu kinh doanh luôn thay đổi và duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

Quản trị

Tập trung vào việc đảm bảo rằng các dự án tuân thủ các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn của tổ chức. Các trách nhiệm chính của PMO quản trị có thể bao gồm:

• Các tiêu chuẩn quản lý dự án: Phát triển và duy trì các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án, bao gồm các phương pháp và thực tiễn tốt nhất.
• Giám sát tuân thủ: Giám sát các nhà quản lý dự án và các nhóm để đảm bảo rằng họ tuân theo các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án.
• Kiểm tra và đánh giá: Tiến hành kiểm tra và đánh giá thường xuyên các hoạt động quản lý dự án để đảm bảo rằng các dự án đang được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu quả.
• Báo cáo hiệu suất: Thu thập và báo cáo về dữ liệu hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, tiến độ và phạm vi, để đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu quả và hiệu quả.
• Cải tiến liên tục: Xác định các cơ hội để cải tiến liên tục trong các quy trình và thực tiễn quản lý dự án và thực hiện các cải tiến.

Mục tiêu của PMO quản trị là đảm bảo rằng các hoạt động quản lý dự án nhất quán và hiệu quả trong toàn tổ chức, bằng cách thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án, cũng như bằng cách giám sát và báo cáo về hiệu suất dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

Loại PMO mà một tổ chức cần sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu, nhu cầu và thách thức cụ thể của nó. Một số tổ chức có thể có nhiều PMO, mỗi PMO có trọng tâm và trách nhiệm khác nhau.

Vai trò của PMO là gì?

Vai trò lớn nhất của PMO hiện nay là việc lập các kế hoạch chiến lược để quản lý dự án. Khi đó, PMO sẽ làm việc cùng với các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý cấp cao tại công ty để có thể đưa ra lựa chọn những dự án phù hợp nhất. 

Các dự án này cần phải đảm bảo phù hợp với các chiến lược phát triển của công ty và có khả năng đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. 

Các công ty SME có thể thực hiện dự án mà không cần có PMO. Nhưng nếu doanh nghiệp có nhiều dự án đa chức năng hoạt động đồng thời, thì việc có một PMO chắc chắn phải nằm trong danh sách ưu tiên. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án, một PMO thành công sẽ là sự kết hợp lý tưởng giữa con người, công cụ và quy trình. Vai trò của PMO có thể gồm:

• Thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn và phương pháp quản lý dự án
• Chọn lựa các dự án phù hợp cho một tổ chức, doanh nghiệp. Việc lựa chọn này cần căn cứ trên mục tiêu hoạt động của tổ chức cũng như việc tạo ra các chính sách, quy trình và luồng công việc để quản lý dự án.
• Thực hiện vai trò nhiệm vụ giám sát các dự án đang được thực thi để đảm bảo đúng quy trình và thủ tục cần có của dự án. 
• Đảm bảo dự án thành công, luôn cập nhật thông tin và các chương trình đào tạo của nhân viên.
• Quản lý rủi ro và các vấn đề, và đảm bảo giải quyết kịp thời
• Cải thiện quy trình quản lý dự án thông qua các sáng kiến cải tiến liên tục.
• Duy trì văn hóa được chia sẻ, các chỉ số minh bạch.
• Quản lý tài nguyên hiệu quả ưu tiên dựa trên ngân sách và thời gian biểu, bao gồm cả việc đào tạo và huấn luyện.
• Huy động các công cụ dự án, bao gồm biểu mẫu, phần mềm quản lý công việc,…
• Lưu giữ tất cả những dữ liệu và thông tin của dự án. 

>>>Xem thêm: Những kỹ năng quản lý sản xuất cần có đối với một nhà quản trị 

Trách nhiệm của PMO

PMO có thể có trách nhiệm với toàn bộ tổ chức. Nó có thể đóng vai trò trong việc hỗ trợ liên kết các chiến lược và mang lại các giá trị thiết thực cho tổ chức. 

PMO tích hợp các dữ liệu và các thông tin từ những dự án chiến lược của các tổ chức và đánh giá các mục tiêu chiến lược cấp cao xem chúng đang được thực hiện như thế nào. PMO được xem là sự liên kết giữa chương trình, danh mục, dự án và hệ thống đo lường tổ chức của đơn vị. 

Các dự án do PMO quản lý hoặc hỗ trợ có thể không liên quan với nhau. Hình thức, cơ cấu cụ thể và chức năng của một PMO phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của tổ chức mà PMO hỗ trợ. 

Một PMO có thể thực hiện hành động như một bên có liên quan và được xem là một người ra quyết định quan trọng trong suốt chu kỳ của dự án nhằm giữ cho nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh. PMO có thể khuyến nghị, chấm dứt dự án, chuyển giao tri thức hoặc thực hiện các hành động khác theo yêu cầu. 

Các trách nhiệm cụ thể của PMO có thể khác nhau tùy thuộc vào loại PMO và nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, một số trách nhiệm chung của PMO có thể bao gồm:

• Các tiêu chuẩn quản lý dự án: Phát triển và duy trì các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án, bao gồm các phương pháp và thực tiễn tốt nhất.
• Lập kế hoạch và thực hiện dự án: Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho các nhà quản lý và nhóm dự án, bao gồm hỗ trợ lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án.
• Quản lý nguồn lực: Hỗ trợ phân bổ nguồn lực, bao gồm phân bổ nhân sự, thiết bị và các nguồn lực khác cho các dự án.
• Giám sát hiệu suất: Giám sát hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, tiến độ và phạm vi, để đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu quả và hiệu quả.
• Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý rủi ro đối với các dự án, bao gồm rủi ro về uy tín, hoạt động và tài chính.
• Quản lý truyền thông: Đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
• Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục quy trình quản lý dự án, bao gồm xác định và thực hiện các cải tiến quy trình.
• Báo cáo: Thu thập và báo cáo về dữ liệu hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, tiến độ và phạm vi, để đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu quả và hiệu quả.

 >>>Xem thêm: phần mềm quản trị doanh nghiệp 

Quyền hạn của PMO

Quyền hạn của PMO có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của tổ chức, cũng như mức độ quyền hạn được lãnh đạo cấp cao trao cho PMO. Một số quyền hạn phổ biến của PMO có thể bao gồm:

• Thiết lập các tiêu chuẩn quản lý dự án: Thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án, bao gồm các phương pháp và thực tiễn tốt nhất.
• Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nhân sự, thiết bị và các nguồn lực khác cho các dự án.
• Giám sát hiệu suất dự án: Giám sát hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, tiến độ và phạm vi, để đảm bảo rằng các dự án được phân phối hiệu quả và hiệu quả.
• Quản lý rủi ro dự án: Xác định và quản lý rủi ro đối với dự án, bao gồm rủi ro về uy tín, hoạt động và tài chính.
• Phê duyệt các thay đổi của dự án: Phê duyệt các thay đổi đối với dự án, bao gồm các thay đổi về ngân sách, tiến độ và phạm vi.
• Đưa ra khuyến nghị: Đưa ra khuyến nghị cho lãnh đạo cấp cao về việc phân bổ nguồn lực cho các dự án, phê duyệt các thay đổi của dự án và thực hiện các cải tiến quy trình.

Mức độ quyền hạn được cấp cho PMO có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, nhưng nói chung, PMO chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và giám sát cho các nhà quản lý dự án và các nhóm, để đảm bảo rằng các dự án được phân phối một cách hiệu quả và hiệu quả. và liên tục cải tiến quy trình quản lý dự án.

Lợi ích của PMO

PMO có thể giúp doanh nghiệp quản lý các dự án bằng cách tạo ra các giá trị sau đây:

• Cải thiện quá trình phân phối dự án: Bằng cách cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và giám sát cho các nhóm và người quản lý dự án, PMO có thể giúp đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.
• Các quy trình quản lý dự án nhất quán: PMO có thể giúp đảm bảo rằng các hoạt động quản lý dự án nhất quán trong toàn tổ chức, bằng cách thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục quản lý dự án.
• Cải thiện việc sử dụng nguồn lực: Bằng cách hỗ trợ phân bổ nguồn lực, PMO có thể giúp đảm bảo rằng nhân sự, thiết bị và các nguồn lực khác được sử dụng hiệu quả.
• Cải thiện hiệu suất dự án: Bằng cách giám sát hiệu suất dự án, bao gồm ngân sách, lịch trình và phạm vi, PMO có thể giúp xác định và giải quyết các vấn đề về hiệu suất, đồng thời đảm bảo rằng các dự án được phân phối một cách hiệu quả.
• Cải thiện quản lý rủi ro: PMO có thể giúp xác định và quản lý rủi ro đối với các dự án, bao gồm rủi ro về uy tín, hoạt động và tài chính.
• Cải thiện giao tiếp: PMO có thể giúp đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ vấn đề nào phát sinh, đồng thời cải thiện giao tiếp giữa các nhóm dự án và các bên liên quan.
• Cải thiện quản trị dự án: PMO có thể giúp đảm bảo rằng các hoạt động quản lý dự án phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức, bằng cách cung cấp sự giám sát và hướng dẫn cho các nhà quản lý và nhóm dự án.

>>>Xem thêm: 6 Phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhược điểm của PMO

Tuy có nhiều lợi ích nhưng nhược điểm của PMO không hề nhỏ, có thể bao gồm:

• Gia tăng bộ máy quan liêu: PMO có thể thêm một lớp quan liêu bổ sung vào quy trình quản lý dự án, điều này có thể làm chậm quá trình ra quyết định và tăng thời gian cần thiết để thực hiện các dự án.
• Chống lại sự thay đổi: Các nhóm dự án và các bên liên quan có thể chống lại những thay đổi đối với thực tiễn quản lý dự án do PMO áp đặt, đặc biệt nếu họ đã quen làm việc theo một cách khác.
• Tăng chi phí: Việc thiết lập và duy trì PMO có thể tốn kém và có thể yêu cầu đầu tư đáng kể vào nhân sự, thiết bị và các nguồn lực khác.
• Giảm tính linh hoạt của dự án: Các quy trình và thủ tục do PMO thiết lập có thể hạn chế tính linh hoạt của các nhóm dự án, khiến họ gặp khó khăn hơn trong việc đáp ứng các thay đổi trong yêu cầu của dự án.
• Giảm tính sáng tạo: Các quy trình và thủ tục quản lý dự án do PMO thiết lập có thể kìm hãm sự sáng tạo và đổi mới, vì các nhóm dự án có thể cảm thấy rằng họ được yêu cầu phải làm việc theo một cách cụ thể.

Mặc dù PMO có thể mang lại nhiều lợi ích cho một tổ chức, nhưng điều quan trọng là phải cân nhắc những bất lợi tiềm ẩn so với lợi ích và xem xét các nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức khi quyết định có nên thành lập PMO hay không.

>>>Xem thêm: Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất ERP

Khi nào sử dụng PMO?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần có PMO. Tuy nhiên, nếu các dự án nhiều, làm tăng nguy cơ rủi ro trong quản lý, đặc biệt là quản lý nguồn lực bị kéo dài, ngân sách giới hạn. PMO trong trường hợp này đóng vai trò điều phối, chỉ huy các nguồn lực một cách hợp lý để đảm bảo thành công, các doanh nghiệp thường cần đến PMO nếu có các trường hợp sau:

• Các dự án thường chậm tiến độ
• Các dự án thường vượt quá ngân sách
• Các dự án không được liên kết chính xác với các mục tiêu kinh doanh
• Các bên liên quan không có tầm nhìn về tiến độ dự án
• Không có quy trình chuẩn để bắt đầu và thực hiện các dự án
• Không thể theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác

PMO gồm những ai?

Thành viên PMO là những chuyên gia thường có ít nhất 10 năm kinh nghiệm. Các vị trí của PMO bao gồm:

Giám đốc PMO

Giám đốc PMO (Giám đốc Văn phòng Quản lý Dự án) là một vai trò cấp cao trong một tổ chức chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung của PMO. Các trách nhiệm cụ thể của Giám đốc PMO có thể bao gồm:

• Thiết lập tầm nhìn và chiến lược cho PMO: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm xác định mục đích và mục tiêu của PMO, đồng thời phát triển một kế hoạch chiến lược về cách thức PMO sẽ hỗ trợ nhu cầu quản lý dự án của tổ chức.
• Xây dựng và lãnh đạo nhóm PMO: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và lãnh đạo nhóm PMO, đồng thời đảm bảo rằng nhóm được trang bị để đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của tổ chức.
• Thực hiện các quy trình và thủ tục PMO: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm xác định và thực hiện các quy trình và thủ tục quản lý dự án hỗ trợ việc phân phối các dự án phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
• Cung cấp hướng dẫn và giám sát quản lý dự án: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm và người quản lý dự án, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động quản lý dự án phù hợp với mục đích và mục tiêu của tổ chức.
• Giao tiếp với các bên liên quan: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm quản lý cấp cao, người quản lý dự án và nhóm dự án, để đảm bảo rằng PMO phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
• Đảm bảo sự phù hợp của PMO với các mục tiêu của tổ chức: Giám đốc PMO chịu trách nhiệm đảm bảo rằng PMO phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu tổng thể của tổ chức và rằng PMO đang đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu đó.

Giám đốc PMO là một vai trò quan trọng trong một tổ chức, chịu trách nhiệm đảm bảo rằng PMO hoạt động hiệu quả trong việc hỗ trợ thực hiện các dự án và đảm bảo rằng PMO phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu chung của tổ chức.

Quản lý dự án

Người quản lý dự án là một chuyên gia chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều phối việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi một dự án ngắn hạn cụ thể. Các trách nhiệm cụ thể của Người quản lý dự án có thể bao gồm:

• Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm xác định các mục tiêu và mục đích của dự án, đồng thời đảm bảo rằng dự án được giao đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt các tiêu chuẩn chất lượng được yêu cầu.
• Phát triển một kế hoạch dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm phát triển một kế hoạch dự án chi tiết, phác thảo các nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
• Quản lý tài nguyên dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý tài nguyên dự án, bao gồm nhân sự, thiết bị và vật liệu, để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
• Giám sát tiến độ dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm giám sát tiến độ dự án và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng.
• Giao tiếp với các bên liên quan: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm các thành viên nhóm dự án, quản lý cấp cao và khách hàng, để đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch dự án.
• Quản lý rủi ro dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm xác định các rủi ro tiềm ẩn đối với dự án và phát triển các chiến lược để giảm thiểu những rủi ro đó.
• Kết thúc dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo rằng dự án được hoàn thành theo kế hoạch và tất cả các sản phẩm bàn giao của dự án được bàn giao cho khách hàng.

Người quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều phối nhóm dự án và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của dự án được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch dự án.

Phân tích nghiệp vụ

Phân tích nghiệp vụ là một chuyên gia làm việc để xác định và giải quyết các vấn đề kinh doanh bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu và yêu cầu, sau đó đề xuất các giải pháp cho tổ chức. Các trách nhiệm cụ thể của Chuyên viên phân tích nghiệp vụ có thể bao gồm:

• Xác định nhu cầu kinh doanh: Chuyên viên phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm xác định các vấn đề và nhu cầu kinh doanh, đồng thời làm việc với các bên liên quan để hiểu các yêu cầu cho một giải pháp.
• Thu thập và phân tích dữ liệu: Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm thu thập và phân tích dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định và hiểu tác động của các giải pháp tiềm năng.
• Phát triển các yêu cầu: Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm phát triển sự hiểu biết rõ ràng và toàn diện về các yêu cầu đối với một giải pháp cũng như ghi lại các yêu cầu đó một cách rõ ràng và ngắn gọn.
• Giao tiếp với các bên liên quan: Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm quản lý cấp cao, nhóm dự án và khách hàng, để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các yêu cầu và giải pháp tiềm năng.
• Đánh giá các giải pháp: Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm đánh giá các giải pháp tiềm năng và đề xuất giải pháp tốt nhất cho tổ chức.
• Hỗ trợ triển khai: Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm hỗ trợ triển khai giải pháp, bao gồm làm việc với các nhóm dự án để đảm bảo rằng giải pháp đáp ứng các yêu cầu và được chuyển giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Phân tích nghiệp vụ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các vấn đề kinh doanh được xác định và giải quyết theo cách hỗ trợ các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Điều phối viên dự án

Điều phối viên dự án là một chuyên gia cung cấp hỗ trợ cho Giám đốc dự án và nhóm dự án để đảm bảo thực hiện thành công dự án. Các trách nhiệm cụ thể của Điều phối viên dự án có thể bao gồm:

• Lập kế hoạch và theo dõi các hoạt động của dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho các hoạt động của dự án, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng dự án được giao đúng hạn.
• Quản lý tài liệu dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm quản lý tài liệu dự án, bao gồm kế hoạch dự án, báo cáo tình trạng và các tài liệu khác liên quan đến dự án.
• Phối hợp với các thành viên trong nhóm dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm phối hợp với các thành viên trong nhóm dự án để đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin và nguồn lực họ cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình.
• Hỗ trợ truyền thông dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ truyền thông dự án, bao gồm chuẩn bị báo cáo trạng thái và truyền đạt tiến độ dự án cho các bên liên quan.
• Giám sát ngân sách dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giám sát ngân sách dự án và đảm bảo rằng các chi phí của dự án được theo dõi và báo cáo chính xác.
• Hỗ trợ kết thúc dự án: Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ kết thúc dự án, bao gồm biên soạn tài liệu dự án và đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao của dự án được bàn giao cho khách hàng.

Điều phối viên dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện thành công dự án.

Chuyên gia kỹ thuật

Chuyên gia kỹ thuật là các chuyên gia trong một lĩnh vực công nghệ hoặc kỹ thuật cụ thể và vai trò của họ là cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho nhóm dự án. Các trách nhiệm cụ thể của Chuyên gia kỹ thuật có thể bao gồm:

• Cung cấp chuyên môn kỹ thuật: Chuyên gia kỹ thuật chịu trách nhiệm cung cấp chuyên môn kỹ thuật và hướng dẫn cho nhóm dự án, đảm bảo rằng dự án được thực hiện bằng cách sử dụng công nghệ mới nhất và các phương pháp hay nhất.
• Hỗ trợ lập kế hoạch dự án: Chuyên gia kỹ thuật chịu trách nhiệm hỗ trợ lập kế hoạch dự án, bao gồm cung cấp đầu vào kỹ thuật cho kế hoạch dự án và làm việc với nhóm dự án để đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật được xác định rõ ràng.
• Xem xét và phê duyệt các sản phẩm chuyển giao kỹ thuật: Chuyên gia kỹ thuật chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các sản phẩm chuyển giao kỹ thuật, bao gồm tài liệu thiết kế kỹ thuật và mã phần mềm.
• Cung cấp đào tạo kỹ thuật: Chuyên gia kỹ thuật chịu trách nhiệm cung cấp đào tạo kỹ thuật cho nhóm dự án và đảm bảo rằng mọi người đều có kỹ năng và kiến thức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình.
• Xử lý sự cố kỹ thuật: Chuyên gia kỹ thuật chịu trách nhiệm khắc phục sự cố kỹ thuật phát sinh trong dự án và làm việc với nhóm dự án để giải quyết mọi sự cố kỹ thuật phát sinh.

Chuyên gia kỹ thuật đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện thành công dự án bằng cách cung cấp chuyên môn kỹ thuật, hướng dẫn và hỗ trợ cho nhóm dự án.

Nhân viên hỗ trợ

Nhân viên hỗ trợ là những cá nhân cung cấp các hình thức hỗ trợ hành chính, vận hành và các hình thức hỗ trợ khác cho nhóm dự án để đảm bảo thực hiện thành công dự án. Các trách nhiệm cụ thể của Nhân viên hỗ trợ có thể bao gồm:

• Hỗ trợ hành chính: Nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án, bao gồm lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị báo cáo và duy trì hồ sơ dự án.
• Hỗ trợ mua sắm: Nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động mua sắm, bao gồm chuẩn bị các yêu cầu mua hàng, đặt hàng nguyên vật liệu và theo dõi việc giao hàng.
• Hỗ trợ vận hành: Nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ vận hành cho nhóm dự án, bao gồm thiết lập thiết bị, cài đặt phần mềm và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật.
• Hỗ trợ tài chính: Nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động tài chính, bao gồm chuẩn bị ngân sách, theo dõi chi phí và chuẩn bị báo cáo tài chính.
• Hỗ trợ truyền thông: Nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm hỗ trợ truyền thông dự án, bao gồm chuẩn bị báo cáo trạng thái, duy trì trang web dự án và trả lời các câu hỏi từ các bên liên quan.

Nhân viên Hỗ trợ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện thành công dự án bằng cách cung cấp các hình thức hỗ trợ hành chính, vận hành và các hình thức hỗ trợ khác cho nhóm dự án.

Huấn luyện viên

Là nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo, huấn luyện quản lý dự án, vai trò có thể bao gồm:

• Cung cấp hướng dẫn và cố vấn: Huấn luyện viên của PMO chịu trách nhiệm cung cấp hướng dẫn và cố vấn cho nhân viên PMO và các nhóm dự án, giúp họ phát triển kỹ năng và kiến thức cũng như vượt qua các thử thách.
• Đánh giá hiệu suất của PMO: Huấn luyện viên của PMO chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất của PMO, bao gồm đánh giá các quy trình, thủ tục và thông lệ cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện.
• Tạo điều kiện đào tạo và phát triển: Huấn luyện viên của PMO chịu trách nhiệm tạo điều kiện tạo cơ hội đào tạo và phát triển cho nhân viên PMO và các nhóm dự án, giúp đảm bảo rằng họ có những kỹ năng và kiến thức cần thiết để thành công.
• Xây dựng năng lực của PMO: Huấn luyện viên của PMO chịu trách nhiệm xây dựng năng lực của PMO, bao gồm xác định các lĩnh vực cần cải thiện, phát triển và triển khai các phương pháp hay nhất cũng như thúc đẩy đổi mới.
• Thúc đẩy khả năng hiển thị của PMO: Huấn luyện viên của PMO chịu trách nhiệm thúc đẩy khả năng hiển thị của PMO, bao gồm truyền đạt giá trị của PMO tới các bên liên quan, ủng hộ các sáng kiến của PMO và xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan chính.

Huấn luyện viên của PMO đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp PMO và các nhóm dự án thành công.

>>>Xem thêm: Cách quản lý Khung năng lực hiệu quả

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về PMO là gì và vai trò hữu ích của nó trong việc quản lý các dự án. Hy vọng doanh nghiệp sẽ thành công trong việc tạo dựng PMO. Đừng ngần ngại liên hệ với Johnson’s Blog khi có câu hỏi.