Nhiều doanh nghiệp phải vật lộn với mức năng suất thấp của nhân viên. Năng suất của nhân viên thấp thường là do nhân viên thường xuyên vắng mặt trong công việc. Để tăng năng suất của công nhân, cần phải tìm cách giảm thiểu tình trạng vắng mặt. Một cách để giảm thiểu tình trạng vắng mặt là sử dụng phần mềm chấm công. Bài viết này Johnson’s Blog sẽ giải thích phần mềm này là gì, thảo luận về lợi ích của nó và phác thảo cách nó có thể giúp các doanh nghiệp quản lý việc nhân viên vắng mặt.
Thế nào là phần mềm chấm công?
Quản lý thời gian là quan trọng trong mọi tổ chức. Người quản lý sử dụng thời gian để đánh giá công nhân và lập kế hoạch cho các công việc. Người lao động sử dụng thời gian để hoàn thành công việc hàng ngày của họ. Theo dõi thời gian dễ dàng hơn với sự trợ giúp của công nghệ. Có rất nhiều chương trình giúp bạn theo dõi thời gian của mình. Chúng bao gồm ghi chú viết tay, thẻ thời gian điện tử, phần mềm máy tính và đồng hồ kỹ thuật số. Mỗi loại công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số thông tin về phần mềm này.
Phần mềm chấm công là hệ thống sử dụng thông qua máy tính, thiết bị di động để ghi nhận hoạt động ra hay vào của các nhân viên trong doanh nghiệp. Phần mềm chấm công hỗ trợ quản lý thời gian làm việc cho người quản lý thông qua việc cung cấp dữ liệu rõ ràng, cụ thể.
Nếu như là trước đây, nhà quản lý sẽ kiểm soát nhân viên thông qua sổ chấm công, excel chấm công, thẻ từ,… tuy nhiên điều này không hoàn toàn chính xác cũng như tốn thời gian tổng hợp.
3 loại phần mềm chấm công phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến:
- Phần mềm trên máy tính kết nối với dữ liệu máy chấm công vân tay.
- Phần mềm kết nối dữ liệu với camera thông minh chấm công.
- Ứng dụng chấm công tích hợp trên điện thoại, máy tính, chấm công qua nhận diện khuôn mặt.
>>>Xem thêm: Top 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp cho SMEs
Những vấn đề về chấm công khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Càng đông nhân viên thì công cuộc quản lý càng khó khăn
Theo thống kê, công ty có số nhân viên từ 50 trở lên thì công cuộc quản lý ca kíp và chấm công sẽ phức tạp hơn nhiều. Do đó, bộ phận nhân sự sẽ tốn nhiều thời gian hơn để xếp ca cho các nhóm, tính công và tính lương vào mỗi tháng.
Thậm chí, quản lý chấm công thủ công có thể xảy ra một số tình huống phát sinh như tranh cãi khi chấm thiếu công, sai sót hay làm phiếu lương có vấn đề.
>>>Xem thêm: Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất ERP
Nhân viên thường xuyên điều động công tác
Những nhân viên nằm trong bộ phận giao nhận, kỹ thuật hay hỗ trợ khách hàng thường xuyên phải điều động đi các nơi để xử lý vấn đề các chi nhánh cũng như tìm kiếm thêm khách hàng. Điều này gây ra khó khăn cho nhà quản lý nhân sự khi kiểm soát sự có mặt trong công ty. Để có thể quản lý chặt chẽ, các nhà quản lý nhân sự phải cập nhật ghi nhận công tác thường xuyên.
Lợi ích tuyệt vời mà phần mềm chấm công đem lại
Những điểm tích cực của phần mềm này mang đến cho doanh nghiệp có thể là:
- Tăng cường quản lý thời gian, số lượng ra/vào của nhân viên.
- Quản lý ngày nghỉ, ca vắng mặt của nhân viên.
- Công bằng, minh bạch trong chấm công và trả lương.
- Tránh trường hợp nhân viên chấm công hộ, giả mạo chấm công.
- Một số phần mềm có thêm tiện ích tự động hoá bảng công, tổng hợp thống kê để tính lương cho nhân viên, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho quản lý.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, bình đẳng cho nhân viên.
- Chấm công kỹ thuật số giúp giữ cho hồ sơ chính xác và có tổ chức. Cũng dễ dàng hơn nhiều để theo dõi những nhân viên sai sót có thể đã gửi thẻ chấm công sai. Từ đó, có thể đưa ra các biện pháp kỷ luật nếu xét thấy cần thiết.
Phần mềm này có rất nhiều ứng dụng hữu ích trong cuộc sống hàng ngày. Nó đặc biệt hữu ích trong các tổ chức nơi người quản lý cần hồ sơ đáng tin cậy về giờ làm việc của công nhân hoặc nơi người lao động cần hồ sơ chính xác về các nhiệm vụ và số liệu hiệu suất của họ.
Các tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm chấm công
Một phần mềm chấm công đạt chuẩn sẽ đáp ứng được 6 tiêu chí sau:
Khắc phục được nhược điểm các hình thức chấm công cũ
Những kiểu chấm công bằng thẻ hoặc giấy có nhược điểm rất lớn là nhân viên phải luôn nhớ mang theo thẻ và quá trình làm lại thẻ nếu mất cũng mất thời gian. Còn đối với hình thức chấm công bằng vân tay sẽ không được linh hoạt, máy phải kiểm tra thường xuyên để nhận vân tay nhạy bén. Do đó, để xứng đáng là giải pháp tối ưu cho chấm công trong doanh nghiệp, phần mềm chấm công phải đảm bảo sự linh hoạt, chính xác, đảm bảo vẫn có thể thực hiện chấm công thông qua thiết bị thông minh.
>>>Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất 2022
Liên tục cập nhật trạng thái nhân viên
Đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng nhân viên trên 50 người thì công cuộc kiểm soát, báo danh khó khăn hơn nhiều. Tuy nhiên, với phần mềm chấm công, người quản lý có thể xác định được ca làm cụ thể, đang ở đâu, làm gì đối với từng nhân viên. Hơn nữa, phần mềm còn trình bày lộ trình kế hoạch đầu đủ của từng nhân viên.
Đa dạng hoá các hình thức chấm công
Một phần mềm chất lượng sẽ cung cấp cho nhân viên nhiều hình thức chấm công, đem đến sự tiện lợi nhất. Nhân viên có thể chấm công qua wifi, định vị GPS, mã QR hoặc trực tiếp liên kết với chấm công trong công ty.
Kiểm soát dữ liệu
Dữ liệu về tần suất, thời gian làm của nhân viên rất quan trọng, đặc biệt là trong công cuộc tính tiền lương. Do đó, phần mềm chấm công được cài đặt thêm cơ chế lưu trữ và bảo mật thông tin cá nhân từng nhân viên. Hơn nữa, dữ liệu phải được sắp xếp khoa học, dễ dàng cho người quản lý tra cứu thông tin khi cần thiết.
Kết hợp cùng các tính năng quản lý nhân sự khác
Để tăng thêm tính tiện nghi của phần mềm, nhà sản xuất sẽ cài đặt thêm các tính năng quản lý nhân sự khác mà không chỉ chấm công. Có thể kể đến như tính lương tự động, quản lý ca làm, đánh giá KPI,…
Không yêu cầu kỹ thuật người quản lý
Các phần mềm chấm công miễn phí hoạt động rất dễ dàng, người quản lý dù không có kiến thức kỹ thuật vẫn có thể sử dụng. Điều này giúp các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tiết kiệm kha khá chi phí cho thuê nhân viên IT hay máy chủ.
Lời kết
Trên đây là bài viết về phần mềm chấm công mà Johnson’s Blog muốn giới thiệu đến bạn. Đừng quên cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác về quản trị doanh nghiệp thông qua các bài viết tiếp theo trên blog của chúng tôi!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Johnson Vu – Phó tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo
- Địa chỉ:
- Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, 97 Bạch Đằng, Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng, Việt Nam.
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 8, Tòa nhà CIC, 219 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: + 84.225.730.9838
- Website: https://johnsonvu.com
Tiếng Việt 
English