Offboarding là gì? Hướng dẫn cách hoàn thiện quy trình chi tiết

Offboarding có thể là một phần quan trọng trong các hoạt động nhân sự của một tổ chức, vì nó giúp duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên rời đi, bảo vệ thông tin bí mật của tổ chức và chuẩn bị cho nhu cầu nhân sự trong tương lai. Một quy trình offboarding được thực hiện tốt cũng có thể giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính cho tổ chức. trong bài viết này, Johnson’s Blog sẽ chia sẻ cho bạn chủ đề offboarding là gì? Hướng dẫn cách hoàn thiện quy trình chi tiết.

Offboarding là gì?

Offboarding đề cập đến quá trình chấm dứt việc làm hoặc mối quan hệ của một cá nhân với một công ty hoặc tổ chức. Nó thường bao gồm một loạt các bước được thực hiện để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ cho nhân viên nghỉ việc, chẳng hạn như hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết, thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc, trả lại tài sản của công ty và đảm bảo rằng khoản lương và phúc lợi cuối cùng của nhân viên được xử lý chính xác.

Nhờ có quá trình offboarding, nhân viên sẽ ra đi trong tâm thế nhẹ nhàng, vui vẻ, mọi người ở lại làm việc không chịu quá nhiều ảnh hưởng. Mặt khác, quy trình này còn đảm bảo công việc của người rời đi vẫn được thực hiện đúng tiến độ.

>>>Xem thêm: 3 mô hình quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Tại sao quá trình Offboarding lại quan trọng?

Quá trình offboarding rất quan trọng vì nhiều lý do, bao gồm:

• Tuân thủ pháp luật: Quy trình cho nghỉ việc đảm bảo rằng người sử dụng lao động đã hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý của mình đối với nhân viên nghỉ việc, chẳng hạn như hoàn tất các khoản bồi thường và lợi ích của họ, ban hành các thủ tục giấy tờ và tài liệu cần thiết, đồng thời tuân thủ các quy định và luật lao động.
• Bảo vệ thông tin bí mật: Quy trình thôi việc giúp đảm bảo rằng nhân viên sắp nghỉ việc trả lại tất cả tài sản và thiết bị của công ty, chẳng hạn như máy tính xách tay, chìa khóa và thẻ ra vào. Điều này giúp ngăn ngừa mất mát hoặc đánh cắp thông tin bí mật hoặc tài sản trí tuệ, điều này có thể gây bất lợi cho tổ chức.
• Duy trì các mối quan hệ tích cực: Trải nghiệm tích cực khi làm việc bên ngoài có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên sắp nghỉ việc, điều này có thể có lợi cho tổ chức trong tương lai. Ví dụ: một nhân viên đã nghỉ việc có thể trở lại với tư cách là khách hàng hoặc giới thiệu nhân viên hoặc khách hàng tiềm năng cho tổ chức.
• Chuyển giao kiến thức: Trong quá trình offboarding, nhân viên rời đi có thể chia sẻ thông tin, kiến thức và kỹ năng có giá trị có thể mang lại lợi ích cho tổ chức. Chẳng hạn, nhân viên có thể cung cấp phản hồi về kinh nghiệm làm việc của họ hoặc chia sẻ các phương pháp hay nhất, bài học kinh nghiệm và thông tin chi tiết có thể áp dụng cho các dự án trong tương lai.
• Nhu cầu nhân sự trong tương lai: Quá trình offboarding có thể giúp xác định những khoảng trống trong nhu cầu nhân sự của tổ chức và chuẩn bị cho các nỗ lực tuyển dụng trong tương lai. Bằng cách thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc và phân tích phản hồi, tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cải tiến và thực hiện các thay đổi có thể thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.

Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding là gì?

Onboarding và offboarding là hai quy trình riêng biệt trong vòng đời việc làm đề cập đến các giai đoạn khác nhau trong mối quan hệ của nhân viên với một tổ chức.

Offboarding là quá trình chấm dứt mối quan hệ của nhân viên với một tổ chức. Nó liên quan đến các hoạt động như thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc, thu hồi tài sản của công ty, hoàn tất các khoản bồi thường và lợi ích, đồng thời đảm bảo rằng việc rời đi của nhân viên diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất có thể.

Onboarding là quá trình tích hợp một nhân viên mới vào một tổ chức, thường bao gồm các hoạt động như định hướng, đào tạo và giới thiệu về văn hóa và chính sách của công ty. Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên thích nghi với vai trò mới của họ và trở thành một thành viên năng suất của tổ chức càng nhanh càng tốt.

Trong khi onboarding tập trung vào việc chào đón và hòa nhập nhân viên mới vào tổ chức, thì offboarding tập trung vào việc đảm bảo rằng các nhân viên nghỉ việc sẽ rời đi trong điều kiện tốt, hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và tài liệu cần thiết, đồng thời đảm bảo rằng tổ chức được bảo vệ khỏi các vấn đề pháp lý hoặc bảo mật tiềm ẩn.

Cả onboarding và offboarding đều là các quy trình quan trọng đối với một tổ chức, vì chúng đóng góp vào trải nghiệm tổng thể của nhân viên và có thể giúp tạo ra văn hóa làm việc tích cực.

Một quy trình onboarding được thiết kế và thực hiện tốt có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được trân trọng, gắn bó và hỗ trợ, trong khi một quy trình offboarding chuyên nghiệp và tôn trọng có thể giúp duy trì danh tiếng và mối quan hệ của tổ chức với các nhân viên cũ.

Làm thế nào để Offboarding một nhân viên

Cho nhân viên nghỉ việc có thể là một quy trình phức tạp và nhạy cảm, và điều quan trọng là phải tuân theo một danh sách kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành chính xác. Dưới đây là một số bước để đưa vào danh sách kiểm tra khi offboarding:

Cung cấp thông tin

Nếu nhân viên sắp bị chấm dứt hợp đồng, hãy đảm bảo cung cấp khoảng thời gian thông báo phù hợp theo chính sách của công ty bạn và bất kỳ luật lao động hiện hành nào.

Thông báo cho bộ phận nhân sự

Thông báo cho bộ phận nhân sự về việc nghỉ việc của nhân viên và cung cấp cho họ tất cả thông tin liên quan, chẳng hạn như ngày làm việc cuối cùng của nhân viên, lý do nghỉ việc và mọi nhiệm vụ hoặc trách nhiệm còn tồn đọng.

Lên lịch phỏng vấn thôi việc

Lên lịch phỏng vấn thôi việc với nhân viên sắp nghỉ việc để thu thập phản hồi về trải nghiệm của họ với tổ chức và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Thu tài sản của công ty

Đảm bảo rằng nhân viên trả lại tất cả tài sản của công ty, bao gồm máy tính xách tay, điện thoại di động, chìa khóa và thẻ ra vào.

Quyết toán lương và phúc lợi

Tính toán và xử lý lương và phúc lợi cuối cùng của nhân viên, bao gồm mọi ngày nghỉ chưa sử dụng hoặc các quyền lợi khác.

Xem lại mọi thỏa thuận không tiết lộ hoặc giao ước hạn chế

Nếu nhân viên đã ký thỏa thuận không tiết lộ hoặc bất kỳ giao ước hạn chế nào, hãy xem xét và xác nhận rằng họ biết nghĩa vụ của mình để bảo vệ thông tin bí mật của tổ chức.

Hủy tài khoản và quyền truy cập

Hủy tài khoản của nhân viên và quyền truy cập vào tất cả các hệ thống và ứng dụng của công ty, bao gồm email, bộ nhớ đám mây và các công cụ trực tuyến khác.

Thông báo về sự ra đi

Thông báo cho đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan của nhân viên về sự ra đi của họ và cung cấp cho họ bất kỳ thông tin hoặc hướng dẫn cần thiết nào.

Tiến hành đánh giá bảo mật

Đảm bảo rằng nhân viên không có quyền truy cập vào bất kỳ thông tin hoặc hệ thống nhạy cảm nào có thể ảnh hưởng đến bảo mật của tổ chức.

Tạo một kế hoạch chuyển đổi

Làm việc với nhân viên để tạo một kế hoạch chuyển đổi phác thảo các nhiệm vụ và trách nhiệm còn lại của họ và xác định bất kỳ lĩnh vực nào có thể yêu cầu hỗ trợ hoặc tài nguyên bổ sung.

Bằng cách tuân theo danh sách kiểm tra toàn diện khi rời khỏi công ty, bạn có thể giúp đảm bảo nhân viên rời đi suôn sẻ và chuyên nghiệp, đồng thời bảo vệ tổ chức khỏi các rủi ro tiềm ẩn về pháp lý, an ninh hoặc uy tín.

Lời kết

Quy trình thôi việc là một khía cạnh quan trọng trong vòng đời của nhân viên và bao gồm một số bước quan trọng giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ cho cả nhân viên sắp nghỉ việc và tổ chức. Hãy kiểm tra các bước cần tuân theo trong danh sách kiểm tra toàn diện về việc rời khỏi công ty. Điều này có thể giúp duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên nghỉ việc, bảo vệ thông tin bí mật và tài sản trí tuệ của tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý hoặc uy tín tiềm ẩn.

Như vậy, chúng ta vừa được tìm hiểu về offboarding là gì. Hi vọng rằng với những thông tin trên, Johnson’s Blog giúp bạn sẽ hiểu hơn về hoạt động của một công ty để từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt nhất cho tương lai. Một lần nữa, chúc bạn thành công trên con đường mình đã chọn.