Khung năng lực chuyên môn được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn của SFIA 7, có sự tham khảo The Open Group Certified IT Specialist (Open CITS) Program Conformance Requirements và IBM Worldwide IT Specialist Career Development and Qualification Guide (IBM), áp dụng trong Kỷ nguyên số. Johnson’s Blog sẽ mổ sẻ chi tiết giúp các bạn có thêm kiến thức kỹ năng để quản trị nhân sự, quản trị doanh nghiệp.

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là tiêu chuẩn cần có, đánh giá năng lực của các vị trí, vai trò cụ thể trong một tổ chức.

Khung năng lực tiêu chuẩn bao gồm 2 chiều với một trục là Các kỹ năng chuyên môn và trục còn lại là Cấp trách nhiệm.

Khung năng lực mô tả các kỹ năng chuyên môn ở nhiều Cấp năng lực.

Khung năng lực mô tả Cấp trách nhiệm dựa trên 05 thuộc tính chung (mô tả phía dưới). 

Khung năng lực cũng mô tả một quy trình cơ bản để chứng nhận một Chuyên viên, đồng thời có tính định hướng rõ ràng cho các nhân viên tự phát triển nghề nghiệp để được chứng nhận. 

Khung năng lực định nghĩa các kỹ năng và chuyên môn theo một cách nhất quán, dễ hiểu. Tránh toàn bộ các khái niệm, thuật ngữ kỹ thuật, có thể áp dụng vào tất cả các lĩnh vực công việc của tổ chức. 

>>>Tham khảo thêm: Mô hình Kinh doanh Canvas là gì?

Tại sao phải xây dựng Khung năng lực?

Khung năng lực được xây dựng để chuẩn hóa tất cả các kỹ năng chuyên môn trong quản lý nhân sự, tương thích với tiêu chuẩn kỹ năng chuyên môn toàn cầu.

Khung năng lực được xây dựng để phục vụ công tác đào tạo, tuyển dụng, đánh giá của tổ chức trong chiến lược nhân sự để đảm bảo tổ chức có những nhân sự tốt nhất để hoàn thành tốt công việc. 

Khung năng lực được xây dựng để làm tiêu chuẩn cho đội ngũ nhân viên tự phát triển nghề nghiệp, hướng tới đạt tiêu chuẩn quốc tế.

>>> Công cụ để dựng Khung năng lực hiệu quả trên Odoo: Phần mềm Khung kỹ năng Viindoo

Đối tượng áp dụng khung năng lực

Khung năng lực áp dụng cho tất cả các vị trí, vai trò trong tổ chức.

Cá nhân nhân viên

• Tự đánh giá các kỹ năng và kinh nghiệm hiện tại.
• Xác định mục tiêu phấn đấu trong tương lai, mục tiêu nghề nghiệp và kế hoạch phát triển bản thân.
• Xác định các khóa học, chứng chỉ phù hợp.
• Phát triển các mục tiêu học tập tập trung, chất lượng cao. 

Chuyên viên nhân sự

• Tạo các hồ sơ vai trò và mô tả công việc dựa trên định nghĩa các kỹ năng và cấp độ của kỹ năng.
• Phát triển và lập bản đồ trình độ, công nhận, hỗ trợ lập con đường sự nghiệp cho từng cá nhân.
• Để xây dựng chương trình đào tạo dựa trên nhu cầu đào tạo của từng nhân viên.

Quản lý trực tiếp

• Quản lý nguồn lực và triển khai nguồn lực.
• Xác định các rủi ro trong hoạt động của Team và lập kế hoạch khắc phục.
• Đo lường các năng lực hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai.

Lãnh đạo công ty   

• Hoạch định năng lực chiến lược.
• Sắp xếp năng lực của tổ chức với chiến lược kinh doanh và công nghệ.

Cách xây dựng Khung năng lực 

Lõi của khung năng lực là bảy cấp trách nhiệm, năm thuộc tính chung và các kỹ năng chuyên môn. 

>>>Tham khảo thêm: Phân tích các chức năng quản trị doanh nghiệp

Bảy Cấp trách nhiệm

Khung năng lực  bao gồm 7 cấp từ 1 (thấp nhất) đến 7 (cao nhất). 

Các cấp miêu tả thái độ, giá trị, trình độ và các đặc điểm mà mỗi cá nhân cần có để đạt tới cấp độ đó.  

Các cấp được viết một cách chính xác để lũy tiến, minh bạch và được mô tả nhất quán.

Mỗi cấp thì đều được gán nhãn để dễ hiểu

Cấp 1: Tuân theo

Chủ động

Luôn cần sự giám sát trong công việc. Rất ít khi chủ động. Mong muốn sự chỉ dẫn trong những trường hợp phát sinh bất ngờ.

Ảnh hưởng

Có rất ít ảnh hưởng. Thường làm việc một mình hoặc chỉ tương tác với những đồng nghiệp sát bên cạnh.

Linh hoạt

Thực hiện công việc hàng ngày trong một môi trường được cấu trúc. Cần sự chỉ dẫn, hỗ trợ trong những tình huống phát sinh.

Trình độ

Có kiến thức cơ bản chung phù hợp với lĩnh vực công việc. Áp dụng kiến thức mới có được để phát triển thêm những kỹ năng mới.

Kỹ năng mềm

Có đủ kỹ năng giao tiếp để đối thoại hiệu quả với người khác.

Thể hiện cách tiếp cận công việc có tổ chức.

Sử dụng các hệ thống và công cụ, ứng dụng và quy trình cơ bản.

Cố gắng định hình cơ hội phát triển.

Tuân thủ quy tắc ứng xử, đạo đức và tiêu chuẩn một cách có tổ chức. Nhận thức được các vấn đề về sức khỏe và an toàn. 

Hiểu và áp dụng những nguyên tắc bảo mật cá nhân cơ bản.

Cấp 2: Hỗ trợ

Chủ động

Cần sự định hướng đều đặn trong công việc. Có sự chủ động giới hạn khi giải quyết vấn đề hoặc yêu cầu. Không thường xuyên tham khảo, trao đổi với người khác.

Ảnh hưởng

Tương tác và có thể có ảnh hưởng đến những đồng nghiệp sát bên cạnh. Có thể có một vài liên hệ với bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác. Có thể có nhiều ảnh hưởng hơn trong lĩnh vực của riêng mình. Nhận thức được sự cần thiết của việc cộng tác với nhóm và đại diện cho nhu cầu của người dùng/khách hàng.

Linh hoạt

Thực hiện được một loạt các hoạt động trong các môi trường khác nhau. Có thể có đóng góp trong việc giải quyết vấn đề hàng ngày.

Trình độ

Thể hiện việc áp dụng những kiến thức chung cần thiết điển hình thường thấy trong bộ kiến thức cốt lõi của ngành. Nắm được kiến thức cơ bản trong lĩnh vực. Hấp thụ những thông tin mới khi chúng được trình bày một cách có hệ thống và áp dụng chúng một cách có hiệu quả

Kỹ năng mềm

Có đủ kỹ năng giao tiếp để đối thoại hiệu quả với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. 

Có khả năng làm việc nhóm. Có khả năng lên kế hoạch và kiểm soát công việc của chính mình trong thời gian ngắn. Thể hiện các tiếp cận công việc một cách hợp lý và có tổ chức.

Hiểu và sử dụng các phương pháp, công cụ và ứng dụng phù hợp.

Xác định và đàm phán những cơ hội phát triển bản thân.

Nhận thức và tuân thủ đầy đủ những hoạt động bảo mật thiết yếu của tổ chức, áp dụng cho từng cá nhân.

>>>Tham khảo thêm: mô hình quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Cấp 3: Áp dụng

Chủ động

Cần sự định hướng khái quát trong công việc. Chủ động nhận biết và phản hồi những vấn đề và nhiệm vụ phức tạp. Nhận hướng dẫn cụ thể, nghiệm thu hướng dẫn và đánh giá công việc tại những giai đoạn cụ thể. Quyết định được khi nào công việc cần được giải quyết bởi cấp cao hơn.

Ảnh hưởng

Cộng tác và có ảnh hưởng đến đồng nghiệp. Có liên lạc làm việc với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Có thể giám sát người khác hoặc ra quyết định tác động đến nhiệm vụ của người khác hoặc một phần của dự án. Thấu hiểu và cộng tác dựa trên sự phân tích nhu cầu của người dùng/khách hàng và thể hiện điều này trong công việc.

Linh hoạt

Có thể thực hiện được nhiều việc, thậm chí phức tạp và không thường xuyên, trong các môi trường khác nhau. Áp dụng cách tiếp cận có phương pháp để đưa ra định nghĩa và giải pháp các vấn đề.

Trình độ

Nắm được những tổng quát những  kiến thức chuyên môn cần thiết, thường có được từ bộ kiến thức cốt lõi đã được công nhận của ngành và hệ thống thông tin, để thực hiện công việc hiệu quả. Thể hiện việc áp dụng kiến thức hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển bối cảnh nghiệp vụ rộng rãi. Có kế hoạch phát triển trình độ chuyên môn cá nhân.

Kỹ năng mềm

Thể hiện những kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Lên kế hoạch và kiểm soát công việc của chính mình (cả của người khác nếu có thể) một cách thành thạo trong trong những deadline được giới hạn và dựa theo luật, tiêu chuẩn và quy trình liên quan.

Đóng góp đầy đủ cho công việc trong nhóm. Đánh giá cao vai trò của bản thân liên quan thế nào đến vai trò của người khác, và đến công việc của công ty hay khách hàng

Thể hiện cách tiếp cận có phân tích và có hệ thống để giải quyết vấn đề.

Đưa ra sáng kiến trong việc xác định và đàm phán các cơ hội phát triển cá nhân phù hợp.

Hiểu được vai trò của bản thân tác động đến bảo mật như thế nào. Thể hiện kiến thức và thực hành công việc bảo mật hàng ngày theo yêu cầu công việc.

Cấp 4: Tự chủ

Chủ động

Cần sự định hướng khái quát với trách nhiệm giải trình rõ ràng. Có tinh thần trách nhiệm và chủ động đáng kể. Tự lên kế hoạch công việc để đạt được những mục tiêu và lộ trình được giao

Ảnh hưởng

Có ảnh hưởng quan trọng đến khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Có thể có một vài trách nhiệm trong công việc của người khác và sự phân bổ nguồn lực. Tham gia các hoạt động bên ngoài liên quan đến chuyên môn riêng của mình. Ra quyết định sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án và mục tiêu của nhóm. Thường xuyên cộng tác với các thành viên trong nhóm, người sử dụng và khách hàng. Cố gắng đảm bảo nhu cầu của người dùng luôn được đáp ứng.

Linh hoạt

Luôn thực hiện đa dạng những công việc kỹ thuật và chuyên môn phức tạp, trong nhiều bối cảnh khác nhau. Phân tích, xác định và giải quyết những vấn đề phức tạp

Trình độ

Có sự hiểu biết thấu đáo về bộ kiến thức cốt lõi chung đã được công nhận của ngành và bộ kiến thức cốt lõi chuyên ngành cần thiết. Nắm được kiến thức sâu sắc về lĩnh vực của tổ chức. Có thể áp áp dụng kiến thức chuyên môn hiệu quả trong những trường hợp bất thường và chủ động duy trì lượng kiến thức đó, cũng như hỗ trợ người khác phát triển bản thân. Nhanh chóng hấp thu kiến thức mới và áp dụng một cách hiệu quả. Luôn cố gắng trau dồi và phát triển thêm kiến thức để phát triển bản thân.

Kỹ năng mềm

Giao tiếp lưu loát, bằng lời nói và bằng văn bản, và có thể trình bày thông tin phức tạp cho cả khán giả kỹ thuật và phi kỹ thuật.

Lập kế hoạch, lịch trình và giám sát công việc để đáp ứng các mục tiêu chất lượng và thời gian.

Tạo điều kiện hợp tác giữa các bên liên quan, những người có chung mục tiêu.

Lựa chọn một cách thích hợp từ tiêu chuẩn áp dụng, phương pháp, công cụ và ứng dụng.

Hiểu đầy đủ tầm quan trọng của bảo mật đối với công việc của chính mình và hoạt động của tổ chức. Tìm kiếm kiến thức chuyên môn hoặc lời khuyên bảo mật khi được yêu cầu hỗ trợ công việc riêng hoặc công việc của các đồng nghiệp ngay lập tức.

Cấp 5: Đôn đốc, tham mưu

Chủ động

Chỉ cần sự định hướng chung tổng thể trong công việc. Thường tự đề xuất công việc. Hoàn toàn chịu trách nhiệm trong việc hoàn thành các mục tiêu kỹ thuật và/hoặc các dự án/giám sát được phân định. Thiết lập các giai đoạn và đóng vai trò quan trọng trong việc phân công nhiệm vụ và/hoặc trách nhiệm liên quan.

Ảnh hưởng

Ảnh hưởng đến tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và tương ứng với sự đóng góp chuyên môn cá nhân. Xây dựng những mối quan hệ kinh doanh phù hợp và hiệu quả. Ra quyết định tác động đến sự thành công của công việc phân công ví dụ về kết quả, deadline và ngân sách. Có ảnh hưởng quan trọng trong việc phân bổ và quản lý nguồn lực phù hợp với những nhiệm vụ được giao. Lãnh đạo sự cộng tác với người dùng/khách hàng trong suốt quá trình làm việc. Đảm bảo nhu cầu của người dùng được đáp ứng liên tục trong từng giai đoạn công việc.

Linh hoạt

Thực hiện bao quát những công việc kỹ thuật và/hoặc chuyên môn đa dạng và phức tạp. Đảm nhận những công việc yêu cầu áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong những bối cảnh rộng và thường không lường trước được. Hiểu được mối quan hệ giữa chuyên môn cá nhân và yêu cầu rộng hơn của khách hàng/tổ chức

Trình độ

Hoàn toàn nắm được một cách tổng quát và cụ thể bộ kiến thức cốt lõi đã được công nhận. Tích cực tìm kiếm thiến thức mới để phát triển bản thân và cố vấn, truyền đạt đến người khác. Phát triển bề rộng kiến thức trên toàn ngành hoặc doanh nghiệp. Sử dụng kiến thức để thiết lập các tiêu chuẩn cho người khác áp dụng.

Kỹ năng mềm

Thể hiện khả năng lãnh đạo. Giao tiếp thành thạo một cách chính thức và không chính thức.

Tạo điều kiện hợp tác giữa những bên liên quan, những người có mục tiêu đa dạng.

Phân tích, thiết kế, lên kế hoạch và đánh giá công việc theo mục tiêu thời gian, chi phí và chất lượng. Phân tích yêu cầu và tư vấn về phạm vi và những biện pháp để liên tục cải tiến hoạt động. Biến tất cả yêu cầu thành lợi ích khi đưa ra đề xuất. Thể hiện tư duy sáng tạo, đổi mới và hợp quy chế khi áp dụng những giải pháp có lợi cho khách hàng/các bên liên quan.

Tư vấn về tiêu chuẩn, phương thức, công cụ và ứng dụng khả dụng liên quan đến chuyên môn cá nhân và có thể đưa ra quyết định đứng đắn giữa những lựa chọn.

Luôn nắm được những phát triển trong ngành. Đưa ra sáng kiến để cập nhật những kỹ năng mới. Cố vấn các đồng nghiệp.

Cấp 6: Đề xuất, ảnh hưởng

Chủ động

Có quyền hành và trách nhiệm nhất định trong việc thực hiện và ra quyết định ở một lĩnh vực công việc quan trọng, bao gồm kỹ thuật, tài chính và quản lý chất lượng. Thiết lập những mục tiêu một cách có tổ chức và phân công trách nhiệm.

Ảnh hưởng

Ảnh hưởng đến việc hình thành chính sách và chiến lược. Đề xuất những mối quan hệ thiết yếu với nội bộ và khách hàng, nhà cung cấp, đối tác bên ngoài ở  mức độ quản lý cấp cao, bao gồm các nhà lãnh đạo ngành. Đưa ra quyết định tác động đến công việc của tổ chức, sự thành công của những mục tiêu của tổ chức và hiệu quả tài chính.

Linh hoạt

Có kiến thức rộng về kinh doanh và sâu về chuyên môn. Thực hiện đa dạng các công việc bao gồm kỹ thuật, tài chính và quản lý chất lượng. Tham gia xây dựng và thực hiện chính sách và chiến lược. Áp dụng đa dạng sáng tạo những nguyên lý về kỹ thuật và/hoặc quản lý. 

Trình độ

Thúc đẩy việc áp dụng một các tổng quát và cụ thể bộ kiến thức cốt lõi trong tổ chức của mình. Đã phát triển kiến thức kinh doanh từ các hoạt động và thực tiễn của tổ chức mình cũng như của những khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh. 

Kỹ năng mềm

Thể hiện rõ ràng khả năng lãnh đạo. Giao tiếp thành thạo với tất cả cấp bậc cho cả đối tượng kỹ thuật và không kỹ thuật

Hiểu được ý nghĩa của các công nghệ mới. Hiểu và cập nhật được những phát triển trong ngành, và sự ảnh hưởng của kỹ thuật trong tổ chức lao động. Hấp thu đa dạng thông tin.

Thúc đẩy công tác pháp chế tuân thủ luật pháp và nhu cầu về dịch vụ, sản phẩm và các công việc thực tiễn để cung cấp quyền truy cập bình đẳng và cơ hội như nhau cho những người có năng lực đa dạng.

Đưa ra sáng kiến để  thường xuyên nâng cao kỹ năng của bản thân và đồng nghiệp.

Quản lý và giảm thiểu rủi ro.

Đóng vai trò quản lý trong việc thúc đẩy công tác bảo mật với toàn bộ trách nhiệm của bản thân và các tập thể trong tổ chức.

>>>Tham khảo thêm: Ngành Quản trị Doanh nghiệp ra làm gì

Cấp 7: Thiết lập Chiến lược, truyền cảm hứng, huy động

Chủ động

Ở cấp độ tổ chức cao nhất, có quyền hành với tất cả khía cạnh trong những lĩnh vực quan trọng, bao gồm hình thành và áp dụng chính sách. Hoàn toàn chịu trách nhiệm cho các hành động và quyết định được thực hiện bởi cả chính bản thân và những người được giao nhiệm vụ.

Ảnh hưởng

Đưa ra quyết định quan trọng nhất dẫn tới sự thành công một cách hệ thống. Truyền cảm hứng cho tổ chức đó và ảnh hưởng đến sự phát triển trong ngành ở mức độ cao nhất. Thúc đẩy tri thức và/hoặc sử dụng công nghệ trong một hay nhiều tổ chức. Phát triển mối quan hệ chiến lược lâu dài với khách hàng, đối tác, các nhà lãnh đạo trong ngành và chính phủ

Linh hoạt

Giám sát việc xây dựng và thực hiện chiến lược. Áp dụng kỹ năng quản lý cấp độ cao nhất. Có hiểu biết sâu sắc về ngành và ý nghĩa của những công nghệ đang phát triển để hướng đến thị trường kinh doanh rộng lớn hơn.

Trình độ

Thể hiện sự am hiểu rộng rãi và sâu sắc về những hoạt động của chính tổ chức mình và cả của nhà cung cấp, đối tác, đối thủ cạnh tranh và khách hàng. Thúc đẩy văn hóa để khuyến khích thực hiện áp dụng chiến lược về bộ kiến thức cốt lõi tổng quát và chuyên môn trong phạm vi ảnh hưởng của chính mình.

Kỹ năng mềm

Có đầy đủ kỹ năng quản lý chiến lược và lãnh đạo.

Truyền đạt tác động tiềm tàng của những thực tiễn và công nghệ đang phát triển đối với tổ chức và cá nhân và đánh giá rủi ro của việc sử dụng hay không sử dụng những thực tiễn và công nghệ đó.

Hiểu, giải thích và trình bày những ý tưởng đa dạng đến người nghe ở mọi cấp bậc một cách thuyết phục.

Đánh giá tác động của pháp luật và tích cực thúc đẩy việc tuân thủ một cách đầy đủ.

Đảm bảo rằng tất cả những kỹ năng và khả năng cần thiết được tổ chức tập trung phát triển và huy động.

Nỗ lực đảm bảo về bảo mật trong khu vực làm việc và trong suốt tổ chức.

>>> Tham khảo thêm: Xây dựng quy trình tuyển dụng dựa trên khung kỹ năng

Năm Thuộc tính chung

Các cấp trách nhiệm được đặc trưng bởi 5 thuộc tính chung như sau:

– Chủ động (Autonomy)

– Ảnh hưởng (Influence)

– Linh hoạt (Complexity)

– Trình độ (Knowledge)

– Kỹ năng mềm (Business Skills)

Ví dụ về cấp trách nhiệm “Cấp 1” ở hình dưới đây

>>>Tham khảo thêm: Top 05 sách quản trị doanh nghiệp hay nhất

Các Kỹ năng chuyên môn

Các tổ chức có thể định ra các kỹ năng chuyên môn với nguyên tắc sau:

• Các cấp trách nhiệm nhất quán sẽ tạo ra các kỹ năng chuyên môn chuyên nghiệp
• Kỹ năng chuyên môn ở cấp độ nào thì tương ứng với cấp trách nhiệm đó
• Điều này tạo ra sự nhất quán trong các cấp trách nhiệm khiến nó chắc chắn và mạnh mẽ.  

Các kỹ năng chuyên môn đáp ứng các thuộc tính chung như thế nào

Các cấp trách nhiệm mà cụ thể là các thuộc tính chung, được sử dụng cùng với các kỹ năng chuyên môn để mô tả năng lực. 

Mỗi mô tả kỹ năng bao gồm một định nghĩa chung, và mô tả kỹ năng ở mỗi cấp. Những mô tả này cung cấp một định nghĩa chi tiết về ý nghĩa thực tế ở mỗi cấp năng lực.

Ví dụ phân chia theo nhóm kỹ năng chuyên môn

Tổ chức có thể phân chia các kỹ  thành các nhóm cho mục đích tham chiếu và điều hướng

• Nhóm Kỹ năng Thực thi và Phát triển
  • Phát triển Hệ thống
• Nhóm Kỹ năng Chiến lược và Kiến trúc
  • Lập kế hoạch và Chiến lược Công nghệ
  • Lập kế hoạch và Chiến lược Nghiệp vụ
  • Tư vấn và Hướng dẫn
• Nhóm Kỹ năng Thay đổi và Chuyển đổi
  • Quản lý Thay đổi Nghiệp vụ
  • Thực thi Thay đổi Nghiệp vụ
• Nhóm Kỹ năng Chuyển giao và Vận hành
  • Chuyển giao Dịch vụ
  • Vận hành Dịch vụ
• Nhóm Kỹ năng Kỹ năng và Chất lượng
  • Chất lượng và Phù hợp
• Nhóm Kỹ năng  Cam kết và Quan hệ
  • Bán hàng và Marketing

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Johnson Vu – Phó tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo

• Địa chỉ:
  • Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, 97 Bạch Đằng, Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng, Việt Nam.
  • Chi nhánh Hà Nội: Tầng 8, Tòa nhà CIC, 219 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
• Điện thoại: + 84.225.730.9838
• Website: https://johnsonvu.com