Khoản phải trả (AP): Ý nghĩa, Phân loại và Ví dụ

Khoản phải trả là một thành phần quan trọng trong quản lý tài chính của công ty vì nó tác động đến dòng tiền của công ty và mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp. Bằng cách quản lý hiệu quả các khoản phải trả, một công ty có thể tối ưu hóa dòng tiền của mình, duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp và tránh các khoản phí và hình phạt trễ hạn tốn kém. Hãy cùng Johnson’s Blog tìm hiểu chi tiết qua bài viết nay.

Khoản phải trả (AP) là gì?

Khoản phải trả (AP) là một thuật ngữ được sử dụng trong kế toán để chỉ số tiền mà một công ty nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa và dịch vụ đã được mua bằng tín dụng. AP thể hiện các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn mà doanh nghiệp phải thanh toán trong một khoảng thời gian xác định, thường là trong vòng 30 đến 90 ngày.

Khi một công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho công ty để thanh toán. Hóa đơn này được ghi nhận là nợ phải trả trong tài khoản phải trả của công ty. Bộ phận tài khoản phải trả chịu trách nhiệm xác minh rằng hóa đơn là chính xác và sau đó thanh toán đúng hạn.

Hiểu các Khoản phải trả

Khoản phải trả (AP) là một thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của công ty. Nó thể hiện số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được mua bằng tín dụng. Dưới đây là một số điểm chính cần hiểu về khoản phải trả:

• Các khoản phải trả là một trách nhiệm pháp lý: Khi một công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, công ty phải chịu trách nhiệm pháp lý cần được ghi vào sổ sách kế toán. Nợ phải trả này được gọi là khoản phải trả và được ghi trên bảng cân đối kế toán theo nợ ngắn hạn.
• AP có ngày đến hạn: Khi một công ty nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, nó sẽ có ngày đến hạn. Đây là ngày mà công ty dự kiến sẽ thanh toán. Hầu hết các nhà cung cấp mong đợi thanh toán trong vòng 30 đến 90 ngày.
• AP tác động đến dòng tiền: Các khoản phải trả tác động đến dòng tiền của công ty vì nó thể hiện số tiền cần được thanh toán. Việc không quản lý AP một cách hiệu quả có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền, các khoản phạt thanh toán trễ và mối quan hệ bị hủy hoại với các nhà cung cấp.
• AP được quản lý bởi bộ phận khoản phải trả: Bộ phận AP chịu trách nhiệm quản lý các khoản phải trả của công ty. Điều này bao gồm xác minh tính chính xác của hóa đơn, đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
• AP được đối chiếu thường xuyên: Các công ty cần đối chiếu các khoản phải trả của họ thường xuyên để đảm bảo rằng số dư là chính xác. Điều này liên quan đến việc so sánh số tiền nợ với báo cáo của nhà cung cấp và giải quyết bất kỳ sự khác biệt nào.

Các khoản phải trả là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính của công ty. Bằng cách quản lý hiệu quả các khoản phải trả, một công ty có thể tối ưu hóa dòng tiền của mình, duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp và tránh các khoản phí và hình phạt trễ hạn tốn kém.

Phân loại Khoản phải trả

Các khoản phải trả là một danh mục rộng bao gồm tất cả các khoản nợ ngắn hạn mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình. Tuy nhiên, có nhiều loại khoản phải trả khác nhau mà một công ty có thể có, tùy thuộc vào bản chất của hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua, điều khoản thanh toán và chính sách của nhà cung cấp. Dưới đây là một số loại khoản phải trả phổ biến:

• Các khoản phải trả thương mại: Đây là loại AP phổ biến nhất và đề cập đến số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình để mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. Các điều khoản thanh toán cho các khoản phải trả thương mại thường là 30 đến 90 ngày.
• Chi phí phải trả: Chi phí phải trả là chi phí mà một công ty đã phát sinh nhưng chưa được nhà cung cấp lập hóa đơn. Các chi phí này được ghi vào sổ sách của công ty như một khoản nợ phải trả và hóa đơn được thanh toán sau khi nhận được.
• Chi phí hoãn lại: Chi phí hoãn lại là chi phí mà một công ty đã trả trước nhưng chưa nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Những chi phí này được ghi nhận như một tài sản trong sổ sách của công ty và được chuyển thành AP sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận.
• Các khoản phải trả cho nhân viên: Các khoản phải trả cho nhân viên là tiền lương và tiền công mà một công ty nợ nhân viên của mình. Chúng thường được thanh toán một cách thường xuyên, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Các khoản phải nộp thuế: Các khoản thuế phải nộp là các khoản thuế mà một công ty nợ chính phủ, chẳng hạn như thuế bán hàng, thuế biên chế và thuế thu nhập. Các loại thuế này thường được thanh toán hàng quý hoặc hàng năm.

Các khoản phải trả thương mại

Các khoản phải trả thương mại là loại khoản phải trả phổ biến nhất và thể hiện số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình để mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. Các khoản phải trả thương mại là một dạng nợ ngắn hạn và thời hạn thanh toán thường từ 30 đến 90 ngày.

Khi một công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho công ty. Hóa đơn chứa thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua, giá cả và điều khoản thanh toán. Công ty ghi hóa đơn dưới dạng trách nhiệm pháp lý trong sổ sách kế toán, cụ thể là trong tài khoản phải trả.

Bộ phận AP chịu trách nhiệm xác minh tính chính xác của hóa đơn và đảm bảo rằng khoản thanh toán được thực hiện theo các điều khoản thanh toán. Nếu có bất kỳ sự khác biệt hoặc vấn đề nào với hóa đơn, bộ phận sẽ làm việc với nhà cung cấp để giải quyết chúng.

Quản lý hiệu quả các khoản phải trả thương mại là rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính của công ty. Bằng cách quản lý các khoản phải trả thương mại một cách hiệu quả, một công ty có thể tối ưu hóa dòng tiền của mình, duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán trễ. Các công ty cũng có thể đàm phán các điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp của họ để tối ưu hóa dòng tiền và giảm rủi ro về các vấn đề về dòng tiền.

Chi phí phải trả

Chi phí cộng dồn đề cập đến các chi phí mà một công ty đã phát sinh nhưng chưa được nhà cung cấp lập hóa đơn. Những chi phí này được ghi nhận trong sổ sách kế toán của công ty như một khoản nợ phải trả, mặc dù chưa nhận được hóa đơn. Các chi phí được ghi nhận trong kỳ mà chúng phát sinh, bất kể khi nào thanh toán được thực hiện.

Chi phí phải trả thường là chi phí phát sinh thường xuyên, chẳng hạn như các tiện ích, tiền thuê nhà hoặc chi phí lãi vay. Ví dụ, một công ty có thể có hóa đơn tiền điện hàng tháng mà công ty sẽ thanh toán vào cuối mỗi tháng. Nếu cuối tháng rơi vào ngày 30 và hóa đơn được nhận vào ngày 3 của tháng tiếp theo, công ty sẽ có ba ngày trích trước chi phí.

Để ghi lại các khoản chi phí phải trả, công ty sẽ tạo một bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán. Bút toán sẽ ghi nợ tài khoản chi phí liên quan và ghi có vào tài khoản Chi phí tích lũy. Khi hóa đơn được nhận và thanh toán được thực hiện, công ty sẽ ghi nợ tài khoản Chi phí tích lũy và ghi có vào tài khoản Khoản phải trả.

Việc quản lý hiệu quả chi phí phải trả là rất quan trọng để đảm bảo rằng báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. Bằng cách ghi lại các khoản chi phí dồn tích, công ty có thể cung cấp một bức tranh chính xác hơn về các khoản nợ hiện tại của mình và đảm bảo rằng các khoản chi phí được ghi nhận trong kỳ mà chúng phát sinh. Điều này có thể giúp công ty đưa ra các quyết định tài chính tốt hơn và tối ưu hóa dòng tiền của mình.

Chi phí hoãn lại

Chi phí hoãn lại, còn được gọi là chi phí trả trước, là chi phí mà một công ty đã trả trước nhưng chưa nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Những chi phí này được ghi nhận như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty cho đến khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ, tại thời điểm đó, chúng được chuyển đổi thành chi phí và được tính vào doanh thu của công ty.

Chi phí hoãn lại thường là chi phí được trả trước, chẳng hạn như phí bảo hiểm, tiền thuê nhà hoặc đăng ký. Ví dụ, một công ty có thể thanh toán cho hợp đồng bảo hiểm 12 tháng vào đầu năm. Số tiền đã thanh toán được ghi nhận là chi phí trả trước và dần dần được chi tiêu trong suốt thời hạn hợp đồng.

Để ghi lại chi phí trả chậm, công ty sẽ tạo một tài khoản chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán và ghi nhận chi phí như một tài sản. Khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ, công ty sẽ dần dần chi phí số tiền trả trước bằng cách tạo một bút toán điều chỉnh để ghi nhận chi phí trong khoảng thời gian phát sinh.

Quản lý hiệu quả chi phí trả chậm là rất quan trọng để đảm bảo rằng báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. Bằng cách ghi lại các khoản chi phí hoãn lại, công ty có thể cung cấp một bức tranh chính xác hơn về tài sản của mình và đảm bảo rằng các khoản chi phí được ghi nhận trong kỳ mà chúng phát sinh. Điều này có thể giúp công ty đưa ra các quyết định tài chính tốt hơn và tối ưu hóa dòng tiền của mình.

Phải trả nhân viên

Các khoản phải trả cho nhân viên đề cập đến số tiền mà một công ty nợ nhân viên của mình về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các hình thức bồi thường khác. Các khoản phải trả cho nhân viên được ghi nhận như một khoản nợ trong sổ sách kế toán của công ty và thường được thanh toán thường xuyên, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hai tuần một lần.

Để quản lý các khoản phải trả của nhân viên, công ty thường sẽ có một bộ phận biên chế chịu trách nhiệm tính toán tiền lương và tiền công của nhân viên, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác, đồng thời phát hành séc lương hoặc tiền gửi trực tiếp. Bộ phận tính lương cũng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và ghi lại thời gian nghỉ phép, ngày nghỉ ốm và các hình thức bồi thường khác của nhân viên.

Quản lý hiệu quả các khoản phải trả cho nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo rằng công ty có thể đáp ứng các nghĩa vụ tài chính đối với nhân viên của mình. Các khoản thanh toán không chính xác hoặc chậm trễ có thể dẫn đến tinh thần giảm sút, khả năng giữ chân nhân viên kém và các vấn đề pháp lý. Ngoài ra, việc quản lý sai bảng lương của nhân viên có thể dẫn đến các hình phạt và tiền phạt tốn kém từ các cơ quan quản lý.

Để quản lý các khoản phải trả của nhân viên một cách hiệu quả, công ty nên có một quy trình trả lương rõ ràng và đảm bảo rằng tất cả các tính toán bảng lương đều chính xác và cập nhật. Công ty cũng nên duy trì hồ sơ chính xác về lương thưởng cho nhân viên và tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành liên quan đến trả lương và lương thưởng cho nhân viên.

Thuế phải nộp

Các khoản phải nộp thuế đề cập đến số tiền thuế mà một công ty nợ chính phủ. Thuế thường được chính phủ thu theo định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng quý, và việc không nộp thuế đúng hạn có thể dẫn đến các khoản phạt và tiền lãi.

Các khoản phải nộp thuế có thể bao gồm nhiều loại thuế khác nhau, chẳng hạn như thuế thu nhập, thuế bán hàng, thuế biên chế, thuế bất động sản và thuế tiêu thụ đặc biệt. Số tiền phải nộp thuế được tính toán dựa trên thu nhập, chi phí và các yếu tố khác của công ty và công ty chịu trách nhiệm đảm bảo rằng công ty tuân thủ tất cả các luật và quy định về thuế hiện hành.

Để quản lý Thuế phải trả một cách hiệu quả, công ty cần hiểu rõ nghĩa vụ thuế của mình và đảm bảo rằng tất cả các khoản thuế được nộp đúng hạn. Điều này có thể liên quan đến việc làm việc với kế toán viên hoặc chuyên gia thuế để đảm bảo rằng công ty đang nộp thuế chính xác và tận dụng mọi khoản tín dụng hoặc khấu trừ thuế có sẵn.

Điều quan trọng nữa là công ty phải duy trì hồ sơ chính xác về tất cả các khoản thanh toán và hồ sơ thuế, vì nếu không làm như vậy có thể dẫn đến các hình phạt và tiền phạt tốn kém. Ngoài ra, công ty nên cập nhật bất kỳ thay đổi nào đối với luật hoặc quy định về thuế có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của mình và điều chỉnh chiến lược thuế của mình cho phù hợp.

Ghi lại các Khoản phải trả

Ghi lại các khoản phải trả liên quan đến việc tạo bút toán trong sổ sách kế toán của công ty để ghi lại khoản nợ mà công ty nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Bút toán thường sẽ bao gồm số tiền nợ, tên của nhà cung cấp và ngày giao dịch.

Quá trình ghi lại các khoản phải trả sẽ phụ thuộc vào hệ thống kế toán được sử dụng bởi công ty. Trong một hệ thống kế toán thủ công, bút toán sẽ được ghi vào sổ cái hoặc nhật ký sử dụng hệ thống kế toán kép. Bút toán khoản phải trả sẽ được ghi vào bên có và khoản ghi nợ tương ứng sẽ được ghi vào tài khoản chi phí, tài khoản tài sản hoặc kết hợp các tài khoản.

Trong một hệ thống kế toán trên máy vi tính, bút toán sẽ được ghi lại trong phần mềm kế toán của công ty. Công ty thường tạo đơn đặt hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn đặt hàng này sẽ tạo hóa đơn từ nhà cung cấp. Hóa đơn sau đó sẽ được nhập vào hệ thống kế toán và bút toán tương ứng sẽ được ghi vào tài khoản phải trả.

Để quản lý các Khoản phải trả một cách hiệu quả, công ty nên duy trì hồ sơ chính xác về tất cả các hóa đơn và khoản thanh toán, đồng thời đối chiếu các khoản phải trả một cách thường xuyên. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng công ty nhận thức được các khoản nợ chưa thanh toán của mình và có thể thanh toán kịp thời cho các nhà cung cấp. Ngoài ra, công ty nên có các chính sách và thủ tục rõ ràng để phê duyệt và xử lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và phải đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán được thực hiện theo các chính sách này.

Khoản phải trả so với Khoản phải thu

Các khoản phải trả và các khoản phải thu là hai khái niệm kế toán quan trọng có liên quan nhưng có ý nghĩa và chức năng khác nhau.

Khoản phải trả (AP) là số tiền mà một công ty nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty đã mua bằng tín dụng. AP được ghi nhận là nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán của công ty và thể hiện nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện trong tương lai. Công ty phải thanh toán cho các nhà cung cấp của mình để giải quyết AP và thực hiện các nghĩa vụ tài chính của mình.

Khoản phải thu (AR) đề cập đến số tiền mà một công ty nợ khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty đã bán chịu. AR được ghi nhận như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty và thể hiện một yêu cầu mà công ty có đối với khách hàng của mình để thanh toán trong tương lai. Công ty phải thu các khoản thanh toán từ khách hàng để nhận ra AR của mình và chuyển đổi thành tiền mặt.

Mối quan hệ giữa AP và AR rất quan trọng đối với việc quản lý dòng tiền của công ty. Nếu một công ty có số dư AP cao và số dư AR thấp, thì công ty đó có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp của mình, điều này có thể làm tổn hại đến mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp và nhà cung cấp của mình. Ngược lại, nếu một công ty có số dư AR cao và số dư AP thấp, công ty đó có thể gặp khó khăn trong việc thu các khoản thanh toán từ khách hàng, điều này có thể gây căng thẳng cho dòng tiền và tình hình tài chính tổng thể.

Các khoản phải trả đại diện cho số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình, trong khi các khoản phải thu thể hiện số tiền mà một công ty nợ khách hàng của mình. Việc quản lý hiệu quả cả AP và AR rất quan trọng đối với sự ổn định tài chính và quản lý dòng tiền của công ty.

Ví dụ về các khoản phải trả?

Ví dụ về các khoản phải trả bao gồm:

• Các khoản phải trả thương mại: Số tiền nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng.
• Chi phí phải trả: Số tiền còn nợ cho các chi phí phát sinh nhưng chưa được thanh toán, chẳng hạn như tiền lương và tiền công, tiền lãi và tiền thuê nhà.
• Chi phí hoãn lại: Số tiền trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ chưa được nhận, chẳng hạn như tiền thuê nhà trả trước hoặc bảo hiểm.
• Các khoản phải trả của nhân viên: Các khoản nợ nhân viên về tiền lương, tiền công, phúc lợi và các chi phí khác.
• Thuế phải trả: Số tiền nợ chính phủ cho các loại thuế như thuế thu nhập, thuế bán hàng, thuế biên chế và thuế bất động sản.
• Lãi phải trả: Số tiền nợ người cho vay để vay tiền, chẳng hạn như tiền lãi cho các khoản vay hoặc trái phiếu.
• Tiền thuê nhà phải trả: Số tiền nợ chủ nhà để thuê mặt bằng hoặc tài sản.
• Các khoản phải trả tiện ích: Số tiền nợ các công ty tiện ích đối với các dịch vụ như điện, gas và nước.
• Ứng trước cho nhà cung cấp: Số tiền trả trước cho nhà cung cấp để đảm bảo cam kết giao hàng trong tương lai.

Đây chỉ là một vài ví dụ về các loại Khoản phải trả khác nhau mà một công ty có thể có. Việc quản lý và theo dõi các khoản phải trả phù hợp rất quan trọng đối với sự ổn định tài chính và quản lý dòng tiền của công ty.

Lời kết

Khoản phải trả là một thành phần quan trọng trong quản lý tài chính của công ty. Nó thể hiện số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp và nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty đã mua bằng tín dụng. Việc quản lý đúng đắn các khoản phải trả là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng công ty thực hiện các nghĩa vụ tài chính đúng hạn. Bằng cách theo dõi và quản lý chính xác các khoản phải trả, một công ty có thể duy trì sự ổn định về tài chính và đạt được các mục tiêu dài hạn của mình.