Khoản phải thu (AR): Ý nghĩa, Phân loại và Ví dụ

Quản lý các khoản phải thu (AR) là một phần quan trọng trong quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, vì nó tác động đến thời gian và số lượng dòng tiền vào. Các công ty có thể sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để đẩy nhanh quá trình thu hồi số dư chưa thanh toán, chẳng hạn như giảm giá cho khoản thanh toán sớm, thực hiện các chính sách tín dụng chặt chẽ hơn và thuê các cơ quan bên thứ ba thu nợ bên ngoài. Hãy cùng Johnson’s Blog tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.

Khoản phải thu (AR) là gì?

Các khoản phải thu (AR) đề cập đến số tiền mà một doanh nghiệp nợ khách hàng hoặc khách hàng của mình đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao nhưng chưa được thanh toán. Nó được coi là một tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán của công ty, vì doanh nghiệp dự kiến sẽ thu được số dư chưa thanh toán trong một thời gian ngắn, thường là trong vòng 30 đến 90 ngày.

Khi một doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, nó sẽ tạo ra một AR, thể hiện số tiền mà khách hàng nợ. Doanh nghiệp thường gửi hóa đơn cho khách hàng cho biết số tiền còn nợ và các điều khoản thanh toán, có thể bao gồm ngày đến hạn và bất kỳ khoản giảm giá hoặc hình phạt nào đối với việc thanh toán sớm hoặc trễ.

Hiểu các khoản phải thu

AR là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính của công ty. Dưới đây là một số điểm chính giúp bạn hiểu AR:

• Định nghĩa: AR là khoản tiền mà khách hàng nợ công ty đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao nhưng chưa được thanh toán. Nó được ghi nhận như một tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.
• Thời gian: AR thể hiện kỳ vọng của công ty rằng họ sẽ nhận được khoản thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian tương đối ngắn, thường là trong vòng 30 đến 90 ngày.
• Lập hóa đơn: Các công ty thường phát hành hóa đơn cho khách hàng ghi rõ số tiền nợ và các điều khoản thanh toán. Hóa đơn có thể bao gồm ngày đến hạn, hướng dẫn thanh toán và mọi khoản giảm giá hoặc tiền phạt do thanh toán sớm hoặc trễ.
• Quản lý: Quản lý AR là rất quan trọng để đảm bảo rằng một công ty có đủ dòng tiền để đáp ứng các nghĩa vụ của mình. Các chiến lược để quản lý AR có thể bao gồm giảm giá cho khoản thanh toán sớm, thực hiện các chính sách tín dụng chặt chẽ hơn và thuê ngoài các cơ quan bên thứ ba.
• Rủi ro: AR có thể bị vỡ nợ hoặc không thanh toán, điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và sự ổn định tài chính của công ty. Các công ty có thể theo dõi và đánh giá mức độ tin cậy của khách hàng và thực hiện các hành động để giảm thiểu rủi ro vỡ nợ.
• Báo cáo: AR thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản lưu động. Tuổi của AR có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thu nợ. Nó cũng có thể được sử dụng như một thành phần của các tỷ lệ và số liệu tài chính khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ vòng quay AR hoặc số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO).

Các loại Khoản phải thu

AR có thể được phân loại thành các loại khác nhau dựa trên các tiêu chí khác nhau. Dưới đây là một số loại tài khoản phải thu phổ biến:

• Phải thu thương mại: AR thương mại là loại khoản phải thu phổ biến nhất. Chúng thể hiện số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được bán chịu.
• Phải thu phi thương mại: AR phi thương mại bao gồm các khoản nợ của một doanh nghiệp bởi các bên không phải là khách hàng của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các khoản vay cho nhân viên hoặc các bên khác, khoản bồi hoàn từ các công ty bảo hiểm hoặc khoản hoàn trả của chính phủ.
• Phải thu dồn tích: AR dồn tích thể hiện số tiền đến hạn của một doanh nghiệp nhưng chưa được lập hóa đơn hoặc ghi nhận là doanh thu. Chúng có thể bao gồm công việc đang tiến hành, công việc đã hoàn thành chưa được lập hóa đơn hoặc doanh thu được ghi nhận nhưng chưa được lập hóa đơn.
• Phải thu được bao thanh toán: AR được bao thanh toán là các khoản phải thu đã được bán cho bên thứ ba, được gọi là bao thanh toán, để đổi lấy tiền mặt ngay lập tức. Điều này cho phép doanh nghiệp nhận tiền mặt nhanh chóng và chuyển rủi ro không thanh toán sang nhân tố.
• Phải thu quá hạn: AR quá hạn là các khoản đã quá hạn và chưa được thu hồi. Đây có thể là dấu hiệu của các vấn đề tiềm ẩn với chính sách tín dụng và thu nợ của doanh nghiệp.
• Phải thu được chứng khoán hóa: AR được chứng khoán hóa là các khoản phải thu được gộp lại với nhau và được sử dụng làm tài sản thế chấp để phát hành chứng khoán, chẳng hạn như trái phiếu hoặc trái phiếu. Chứng khoán sau đó được bán cho các nhà đầu tư, cung cấp cho doanh nghiệp tiền mặt và chuyển rủi ro không thanh toán cho các nhà đầu tư.

Phải thu thương mại

Phải thu thương mại là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được bán chịu. Chúng là một loại tài khoản phải thu phổ biến và được coi là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.

Phải thu thương mại phát sinh khi một doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng cho khách hàng của mình. Khách hàng được lập hóa đơn cho số tiền nợ và thường được cung cấp một khoảng thời gian nhất định để thanh toán, thường là từ 30 đến 90 ngày. Doanh nghiệp có quyền hợp pháp thu toàn bộ số tiền của hóa đơn và khách hàng có nghĩa vụ thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đã nhận.

Quản lý phải thu thương mại liên quan đến việc thiết lập các chính sách tín dụng, giám sát mức độ tin cậy của khách hàng và theo đuổi việc thu hồi các tài khoản quá hạn. Các chiến lược để quản lý AR thương mại có thể bao gồm giảm giá cho khoản thanh toán sớm, thực hiện các chính sách tín dụng chặt chẽ hơn và thuê ngoài các cơ quan bên thứ ba. Phải thu thương mại thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản lưu động.

Tuổi của AR thương mại có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thu hồi nợ. Nó cũng có thể được sử dụng như một thành phần của các tỷ lệ và số liệu tài chính khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu hoặc số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO).

Mức phải thu thương mại cao hoặc DSO cao có thể cho thấy các vấn đề tiềm ẩn với chính sách tín dụng và thu nợ của doanh nghiệp.

Phải thu phi thương mại

Phải thu phi thương mại đề cập đến số tiền mà các bên không phải là khách hàng của doanh nghiệp nợ doanh nghiệp. Chúng là một loại tài khoản phải thu và được coi là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Phải thu phi thương mại có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Cho nhân viên hoặc các bên khác vay: Doanh nghiệp có thể cho nhân viên hoặc các bên khác vay tiền và ghi nhận số tiền nợ dưới dạng AR phi thương mại.
• Các khoản bồi hoàn từ các công ty bảo hiểm: Nếu một doanh nghiệp nộp đơn yêu cầu bồi thường với một công ty bảo hiểm, thì doanh nghiệp đó có thể nhận được khoản bồi hoàn cho số tiền yêu cầu. Khoản bồi hoàn này được ghi nhận là AR phi thương mại cho đến khi nhận được.
• Hoàn lại tiền của chính phủ: Một doanh nghiệp có thể nhận được tiền hoàn lại từ chính phủ đối với các khoản thuế, thuế hải quan hoặc các khoản phí khác đã nộp thừa. Khoản hoàn trả này được ghi nhận là AR phi thương mại cho đến khi được nhận.
• Đặt cọc: Một doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng hoặc nhà cung cấp đặt cọc cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như để đảm bảo đơn đặt hàng hoặc để trang trải các thiệt hại tiềm ẩn. Khoản đặt cọc này được ghi nhận là AR phi thương mại cho đến khi được hoàn trả hoặc áp dụng cho các hóa đơn trong tương lai.

Phải thu phi thương mại liên quan đến việc theo dõi số tiền nợ và theo đuổi việc thu hồi các tài khoản quá hạn. Các chiến lược để quản lý AR phi thương mại có thể bao gồm thiết lập các điều khoản và điều kiện rõ ràng cho các khoản vay và tiền gửi, theo dõi các khoản hoàn trả hoặc hoàn trả chưa thanh toán và đối chiếu các tài khoản thường xuyên để đảm bảo tính chính xác. Phải thu phi thương mại thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản lưu động.

Tuổi của các khoản phải thu phi thương mại có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thu nợ. Nó cũng có thể được sử dụng như một thành phần của các tỷ lệ và chỉ số tài chính khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ thanh toán hiện hành hoặc tỷ lệ thanh toán nhanh.

Phải thu dồn tích

Phải thu tích lũy đề cập đến số tiền mà một doanh nghiệp đã kiếm được nhưng chưa được lập hóa đơn hoặc thu. Chúng là một loại tài khoản phải thu và được coi là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. AR dồn tích có thể bao gồm:

• Công việc đang tiến hành: Nếu một doanh nghiệp thực hiện công việc cho khách hàng nhưng chưa lập hóa đơn cho công việc, số tiền kiếm được sẽ được ghi nhận là khoản phải thu dồn tích. Điều này thường xảy ra trong các ngành xây dựng, sản xuất hoặc dịch vụ.
• Công việc đã hoàn thành chưa lập hóa đơn: Nếu doanh nghiệp hoàn thành công việc cho khách hàng nhưng chưa gửi hóa đơn, số tiền thu được sẽ được ghi nhận là khoản phải thu dồn tích.
• Doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa lập hóa đơn: Nếu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu theo phương pháp kế toán dồn tích nhưng chưa lập hóa đơn cho doanh thu thì số tiền thu được được ghi nhận là khoản phải thu dồn tích.

Quản lý AR dồn tích liên quan đến việc theo dõi số tiền còn nợ và đảm bảo rằng chúng được ghi lại chính xác và lập hóa đơn kịp thời. Các chiến lược để quản lý các khoản phải thu tích lũy có thể bao gồm cải thiện quy trình thanh toán, tăng cường liên lạc với khách hàng và đối chiếu các tài khoản thường xuyên để đảm bảo tính chính xác. Phải thu dồn tích thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản lưu động.

Tuổi của AR tích lũy có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thanh toán và thu nợ. Nó cũng có thể được sử dụng như một thành phần của các tỷ lệ và chỉ số tài chính khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ thanh toán hiện hành hoặc tỷ lệ thanh toán nhanh.

Phải thu bao thanh toán

Phải thu được bao thanh toán đề cập đến các khoản phải thu mà một doanh nghiệp đã bán cho một tổ chức tài chính bên thứ ba, được gọi là bao thanh toán, để đổi lấy tiền mặt ngay lập tức. Nói cách khác, bao thanh toán là một thỏa thuận tài chính trong đó một doanh nghiệp bán các khoản phải thu của mình cho một nhân tố với giá chiết khấu để đổi lấy tiền mặt ngay lập tức.

Doanh nghiệp bán các khoản phải thu của mình cho một nhân tố, họ sẽ nhận được một khoản tạm ứng tiền mặt thường là một tỷ lệ phần trăm trên mệnh giá của các khoản phải thu, phần còn lại sẽ được nhân tố nắm giữ cho đến khi các khoản phải thu được thu.

Nhân tố đảm nhận trách nhiệm thu các khoản phải thu từ khách hàng của doanh nghiệp và chấp nhận rủi ro không thanh toán. Để đổi lấy dịch vụ này, nhân tố thu một khoản phí, thường là một tỷ lệ phần trăm trên mệnh giá của các khoản phải thu đã bán.

Bao thanh toán có thể là một lựa chọn tài chính hữu ích cho các doanh nghiệp cần tiền mặt ngay lập tức để tài trợ cho hoạt động của họ. Nó có thể giúp cải thiện dòng tiền và cung cấp một nguồn vốn lưu động. Tuy nhiên, nó cũng có thể là một lựa chọn đắt tiền do các khoản phí được tính theo hệ số. Ngoài ra, bao thanh toán có thể ảnh hưởng đến uy tín tín dụng của doanh nghiệp và mối quan hệ với khách hàng.

Phải thu được bao thanh toán thường không được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng các khoản phải thu, vì các khoản phải thu đã được bán cho bên thứ ba. Thay vào đó, tiền nhận được từ yếu tố này được báo cáo là hoạt động tài chính trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Phải thu quá hạn

Phải thu quá hạn là các khoản mà khách hàng nợ doanh nghiệp nhưng đã quá hạn thanh toán. Chúng là một loại tài khoản phải thu và đại diện cho một nguồn tiền mặt tiềm năng cho doanh nghiệp. Các khoản phải thu quá hạn có thể phát sinh từ nhiều lý do, chẳng hạn như khó khăn về tài chính của khách hàng, tranh chấp về sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc thanh toán chậm.

Quản lý AR quá hạn liên quan đến việc theo dõi quá trình lão hóa của các khoản phải thu và thực hiện các hành động thích hợp để thu hồi các khoản quá hạn. Các chiến lược để quản lý các khoản phải thu quá hạn có thể bao gồm:

• Theo dõi khách hàng: Doanh nghiệp có thể liên hệ với khách hàng của mình để nhắc họ về số dư chưa thanh toán và yêu cầu thanh toán. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc gọi điện thoại, email hoặc thư.
• Đưa ra kế hoạch thanh toán: Doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch thanh toán cho những khách hàng đang gặp khó khăn về tài chính. Điều này có thể giúp doanh nghiệp thu được một số khoản chưa thanh toán trong khi vẫn duy trì mối quan hệ với khách hàng.
• Làm việc với các cơ quan thu nợ: Một doanh nghiệp có thể thuê một cơ quan thu nợ để hỗ trợ thu các khoản phải thu quá hạn. Các cơ quan thu nợ có thể có nhiều kinh nghiệm và nguồn lực hơn để theo đuổi các hoạt động thu nợ, nhưng họ thường tính phí cho các dịch vụ của mình.
• Xóa các khoản không thể thu hồi: Một doanh nghiệp có thể cần xóa một số khoản phải thu quá hạn được coi là không thể thu hồi. Điều này có thể làm giảm số dư các khoản phải thu và cải thiện tính chính xác của báo cáo tài chính.

Phải thu quá hạn thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản lưu động. Tuổi của các khoản phải thu quá hạn có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thu nợ. Nó cũng có thể được sử dụng như một thành phần của các chỉ số và chỉ số tài chính khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu hoặc tỷ lệ số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO).

Lợi ích của AR

AR có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Dòng tiền được cải thiện: AR thể hiện số tiền mà khách hàng của doanh nghiệp nợ doanh nghiệp và việc thu thập các khoản này có thể mang lại nguồn dòng tiền cho doanh nghiệp. Điều này có thể giúp cải thiện tính thanh khoản của doanh nghiệp và khả năng tài trợ cho các hoạt động của nó.
• Tăng doanh thu: Cung cấp các điều khoản tín dụng cho khách hàng có thể giúp tăng doanh thu bằng cách giúp khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng, cũng như tăng doanh thu.
• Mối quan hệ với khách hàng tốt hơn: Đưa ra các điều khoản tín dụng và quản lý AR một cách hiệu quả có thể giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng bằng cách thể hiện sự linh hoạt và tin tưởng vào khả năng thanh toán của khách hàng. Điều này có thể giúp xây dựng lòng trung thành và tăng khả năng kinh doanh lặp lại.
• Báo cáo tài chính được cải thiện: AR có thể được sử dụng để phân tích doanh số bán hàng của doanh nghiệp, mô hình thanh toán của khách hàng và hiệu quả tài chính tổng thể. Điều này có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện báo cáo tài chính của mình.
• Các lựa chọn tài chính: AR có thể được sử dụng làm tài sản thế chấp để tài trợ, chẳng hạn như bao thanh toán hoặc cho vay dựa trên tài sản. Điều này có thể cung cấp một nguồn vốn lưu động cho doanh nghiệp và cải thiện khả năng tài trợ cho tăng trưởng và mở rộng.

Các khoản phải thu có thể là tài sản có giá trị đối với doanh nghiệp và có thể mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải quản lý các khoản phải thu một cách hiệu quả để đảm bảo các khoản thu đúng hạn và giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi.

Khoản phải thu so với Khoản phải trả

Các khoản phải thu và các khoản phải trả đều là những khái niệm tài chính quan trọng trong kế toán, nhưng chúng đại diện cho các loại giao dịch khác nhau và có tác động khác nhau đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

AR thể hiện số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bán nhưng chưa được thanh toán. Các khoản phải thu là một loại tài sản ngắn hạn, có nghĩa là chúng dự kiến sẽ được thu trong vòng một năm.

Mặt khác, các khoản phải trả thể hiện số tiền mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận được nhưng chưa được thanh toán. Các khoản phải trả là một loại nợ hiện tại, có nghĩa là chúng dự kiến sẽ được thanh toán trong vòng một năm.

Sự khác biệt chính giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả là hướng của dòng tiền. Các khoản phải thu đại diện cho tiền mặt dự kiến sẽ chảy vào doanh nghiệp trong tương lai, trong khi các khoản phải trả đại diện cho tiền mặt dự kiến sẽ chảy ra khỏi doanh nghiệp trong tương lai.

Về mặt báo cáo tài chính, các khoản phải thu được báo cáo trên bảng cân đối kế toán dưới dạng tài sản ngắn hạn, trong khi các khoản phải trả được báo cáo là nợ ngắn hạn. Tuổi của các khoản phải thu và các khoản phải trả có thể được sử dụng để phân tích thời gian và khả năng thu hoặc chi.

Quản lý hiệu quả các khoản phải thu và phải trả là rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Quản lý các khoản phải thu hiệu quả có thể giúp cải thiện dòng tiền và vốn lưu động, trong khi quản lý các khoản phải trả hiệu quả có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán trễ.

Ví dụ về AR

Đây là một ví dụ về cách các khoản phải thu có thể hoạt động trong thực tế:

Giả sử rằng một doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 10.000 đô la cho khách hàng với điều kiện tín dụng là 30 ngày ròng, nghĩa là khoản thanh toán sẽ đến hạn trong vòng 30 ngày kể từ ngày bán hàng. Doanh nghiệp sẽ ghi nhận việc bán hàng dưới dạng doanh thu trên báo cáo thu nhập, nhưng cũng sẽ ghi nhận 10.000 đô la dưới dạng khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán do chưa nhận được khoản thanh toán.

Nếu khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp sẽ ghi nhận khoản thanh toán dưới dạng ghi nợ tiền mặt và ghi có vào các khoản phải thu. Số dư các khoản phải thu sẽ được giảm theo số tiền đã thanh toán và khoản thanh toán sẽ được ghi nhận là doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, nếu khách hàng không thanh toán toàn bộ số tiền trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp có thể cần liên hệ với khách hàng và thực hiện các hành động khác để thu số tiền còn nợ. Nếu doanh nghiệp xác định rằng số tiền này không thể thu hồi được, thì có thể cần phải xóa số tiền đó dưới dạng nợ khó đòi, điều này sẽ làm giảm số dư các khoản phải thu và được ghi nhận là chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được bán nhưng chưa được thanh toán. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu là rất quan trọng để đảm bảo thu hồi kịp thời và giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi.

Lời kết

Khoản phải thu là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Chúng thể hiện số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được bán nhưng chưa được thanh toán. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu là điều cần thiết để đảm bảo thu nợ kịp thời và giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi, vốn có thể tác động tiêu cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý thích hợp các khoản phải thu cũng có thể cải thiện dòng tiền, mối quan hệ khách hàng và báo cáo tài chính. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải hiểu rõ về các khoản phải thu và vai trò của chúng trong quy trình kế toán để đưa ra quyết định sáng suốt và duy trì sự ổn định tài chính.