Hệ thống ERP: Khái niệm, Lịch sử và Nền tảng

Hệ thống ERP đã và đang dần được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đưa vào sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp của tổ chức. Thực tế đã cho thấy những giá trị, lợi ích vượt trội mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn, chính vì thế, nhiều người ví von hệ thống này chính là “xương sống” trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng Johnson’s Blog tìm hiểu thông tin chi tiết về hệ thống ERP đang dần trở thành xu hướng này nhé! 

Khái niệm Hệ thống ERP là gì?

ERP viết tắt của cụm từ Enterprise Resources Planning, hiểu theo nghĩa tiếng Việt là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. 

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh giúp các tổ chức tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh chính của họ. Nó cho phép các tổ chức tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động của họ, bao gồm tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng và các chức năng kinh doanh khác.

Phần mềm ERP hợp nhất dữ liệu từ các phòng ban và đơn vị kinh doanh khác nhau vào cơ sở dữ liệu trung tâm, cho phép các nhóm khác nhau truy cập cùng một thông tin trong thời gian thực. Sự tích hợp này giúp các tổ chức cải thiện quy trình ra quyết định và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Các hệ thống ERP thường bao gồm các mô-đun cho các chức năng khác nhau, chẳng hạn như kế toán, quản lý hàng tồn kho, Quản lý chuỗi cung ứng, Quản lý mua hàng, Quản lý bán hàng, Kế toán tài chính, Kinh doanh thông minh (BI) và quản lý dự án. Chúng cũng thường bao gồm khả năng báo cáo và phân tích để giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Lợi ích của hệ thống ERP bao gồm tăng hiệu quả, giảm chi phí, cải thiện độ chính xác và khả năng hiển thị của dữ liệu, tăng cường cộng tác và giao tiếp cũng như dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Lịch sử của hệ thống ERP

Lịch sử của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bắt đầu từ những năm 1960 và 1970 khi các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hệ thống máy tính để quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất. Những hệ thống ban đầu này là những ứng dụng độc lập tập trung vào các chức năng kinh doanh cụ thể và thiếu sự tích hợp với các hệ thống khác.

Vào những năm 1980, các doanh nghiệp bắt đầu tích hợp các hệ thống máy tính của họ thành một giải pháp toàn diện hơn bao gồm nhiều chức năng kinh doanh. Thuật ngữ “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” được đặt ra vào đầu những năm 1990, khi các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng các giải pháp phần mềm tích hợp mở rộng cho nhiều phòng ban và chức năng.

Hệ thống ERP đầu tiên được phát triển bởi công ty SAP (Hệ thống, Ứng dụng và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu) của Đức vào năm 1972. SAP ban đầu phát triển phần mềm để quản lý hàng tồn kho và mở rộng sang các chức năng kinh doanh khác theo thời gian, cuối cùng tạo ra một giải pháp ERP toàn diện.

Các hệ thống ERP khác xuất hiện vào những năm 1990, bao gồm Oracle, PeopleSoft và JD Edwards. Các hệ thống này cung cấp một giải pháp toàn diện hơn so với các ứng dụng độc lập trước đó và cho phép các doanh nghiệp tích hợp các hoạt động của họ và nâng cao hiệu quả.

Vào những năm 2000, các hệ thống ERP dựa trên đám mây đã xuất hiện, cung cấp cho các doanh nghiệp một giải pháp linh hoạt và có thể mở rộng hơn. Các hệ thống ERP dựa trên đám mây mang lại những lợi thế như chi phí thấp hơn, khả năng mở rộng dễ dàng hơn và khả năng tiếp cận được cải thiện.

Ngày nay, các hệ thống ERP tiếp tục phát triển với các tính năng mới như trí tuệ nhân tạo, học máy và phân tích dự đoán được tích hợp vào hệ thống. Hệ thống ERP là một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hoạt động và nâng cao hiệu quả.

Cách Hệ thống ERP hoạt động?

Phần mềm ERP hoạt động bằng cách tích hợp các quy trình và chức năng kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất, thường thông qua cơ sở dữ liệu trung tâm. Hệ thống này được thiết kế để tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động khác nhau và cung cấp chế độ xem thời gian thực về các hoạt động kinh doanh.

Các hệ thống ERP thường có các mô-đun cho các chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tài chính, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và quản lý quan hệ khách hàng. Mỗi mô-đun có các tính năng và chức năng cụ thể cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ khác nhau, chẳng hạn như ghi lại các giao dịch tài chính, theo dõi mức tồn kho, quản lý lịch trình sản xuất và giao tiếp với khách hàng.

Hệ thống ERP cũng cung cấp khả năng báo cáo và phân tích, cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thời gian thực. Phần mềm thường bao gồm bảng điều khiển, trực quan hóa và các công cụ khác cho phép người dùng truy cập và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.

Để triển khai hệ thống ERP, các doanh nghiệp thường trải qua một quy trình bao gồm đánh giá nhu cầu của họ, chọn nhà cung cấp phù hợp, tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu của họ, đào tạo nhân viên và kiểm tra hệ thống trước khi tung ra.

Khi hệ thống ERP được triển khai, các doanh nghiệp có thể mong đợi thấy hiệu quả tăng lên, giảm chi phí, cải thiện độ chính xác và khả năng hiển thị của dữ liệu, tăng cường cộng tác và giao tiếp cũng như dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Hệ thống ERP sẽ giúp hợp lý hóa mọi công đoạn từ việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu của tổ chức một cách nhất quán, nhanh chóng và dễ dàng.

>>>Xem thêm: 03 Mô hình Quản lý Doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Lợi ích của Hệ thống ERP?

Có rất nhiều lợi ích khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong một tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính:

• Cải thiện hiệu quả: Hệ thống ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Hiệu quả tăng lên này có thể dẫn đến năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn.

• Độ chính xác của dữ liệu tốt hơn: Hệ thống ERP tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, có thể giảm lỗi và cải thiện độ chính xác của dữ liệu. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

• Hợp tác nâng cao: Hệ thống ERP cung cấp một nền tảng tập trung để nhân viên chia sẻ thông tin và cộng tác trong các nhiệm vụ. Điều này có thể cải thiện giao tiếp và làm việc theo nhóm giữa các phòng ban và đơn vị kinh doanh.

• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Hệ thống ERP cung cấp khả năng truy cập dữ liệu khách hàng theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

• Khả năng hiển thị tốt hơn: Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, bao gồm dữ liệu tài chính, mức tồn kho và lịch trình sản xuất. Khả năng hiển thị tăng lên này có thể giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội cải tiến và đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn.

• Tuân thủ quy định tốt hơn: Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu quy định bằng cách cung cấp các công cụ để theo dõi và báo cáo về các hoạt động liên quan đến tuân thủ.

Một hệ thống ERP có thể giúp các doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn, năng suất hơn và có lợi nhuận hơn bằng cách cải thiện sự hợp tác, tăng độ chính xác của dữ liệu và cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn cho các hoạt động kinh doanh.

Hạn chế của hệ thống ERP

Mặc dù có nhiều lợi ích khi triển khai hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), nhưng cũng có một số hạn chế và thách thức mà các tổ chức cần lưu ý. Dưới đây là một số hạn chế chính của hệ thống ERP:

• Chi phí cao: Hệ thống ERP có thể tốn kém để triển khai, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí phần cứng, phần mềm và tùy chỉnh có thể tăng lên nhanh chóng, đồng thời việc hỗ trợ và bảo trì liên tục cũng có thể tốn kém.

• Thời gian triển khai: Việc triển khai hệ thống ERP có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu hệ thống cần được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này có thể gây ra sự gián đoạn cho hoạt động kinh doanh và có thể yêu cầu các nguồn lực đáng kể.

• Độ phức tạp: Hệ thống ERP rất phức tạp và người dùng có thể cần được đào tạo chuyên sâu để sử dụng chúng một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến sự phản đối của nhân viên, đặc biệt nếu hệ thống khó sử dụng hoặc không phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có.

• Bảo mật dữ liệu: Hệ thống ERP lưu trữ một lượng lớn dữ liệu kinh doanh nhạy cảm, bao gồm thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng và tài sản trí tuệ. Đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu này là rất quan trọng, nhưng có thể là thách thức khi đối mặt với các mối đe dọa mạng đang gia tăng.

• Các thách thức về tích hợp: Việc tích hợp hệ thống ERP với các ứng dụng phần mềm khác có thể là một thách thức, đặc biệt nếu tổ chức đang sử dụng các hệ thống cũ hoặc có môi trường CNTT phức tạp.

Các tổ chức cần xem xét cẩn thận chi phí và lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP, đồng thời nên chuẩn bị để giải quyết những thách thức và hạn chế đi kèm với nó.

Các thành phần của hệ thống ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường bao gồm một số thành phần hoạt động cùng nhau để tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một số thành phần chính của một hệ thống ERP:

• Cơ sở dữ liệu trung tâm: Cơ sở dữ liệu trung tâm là cốt lõi của một hệ thống ERP. Nó lưu trữ tất cả dữ liệu cho các mô-đun khác nhau của hệ thống và cho phép các phòng ban và đơn vị kinh doanh khác nhau truy cập cùng một thông tin trong thời gian thực.

• Tự động hóa quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn và quản lý hàng tồn kho. Điều này có thể giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.

• Các mô-đun: Hệ thống ERP thường bao gồm các mô-đun cho các chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tài chính, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng. Mỗi mô-đun có các tính năng và chức năng cụ thể cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ khác nhau, chẳng hạn như ghi lại các giao dịch tài chính, theo dõi mức tồn kho, quản lý lịch trình sản xuất và giao tiếp với khách hàng.

• Báo cáo và phân tích: Hệ thống ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích, cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thời gian thực. Phần mềm thường bao gồm bảng điều khiển, trực quan hóa và các công cụ khác cho phép người dùng truy cập và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.

• Công cụ tùy chỉnh: Hệ thống ERP có thể cung cấp các công cụ tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của họ. Điều này có thể bao gồm sửa đổi quy trình công việc, thêm trường dữ liệu mới hoặc tạo báo cáo tùy chỉnh.

• Khả năng tích hợp: Hệ thống ERP có thể tích hợp với các ứng dụng phần mềm khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM). Điều này có thể giúp cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu trung tâm

Cơ sở dữ liệu trung tâm là kho lưu trữ chính cho tất cả dữ liệu mà hệ thống ERP sử dụng và quản lý. Cơ sở dữ liệu trung tâm tích hợp dữ liệu từ các mô-đun hoặc ứng dụng khác nhau trong hệ thống ERP, chẳng hạn như tài chính, bán hàng, hàng tồn kho và sản xuất. Sự tích hợp này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong hệ thống đều nhất quán, cập nhật và có thể truy cập được trong thời gian thực.

Về cơ bản, cơ sở dữ liệu trung tâm thường bao gồm nhiều bảng có liên quan với nhau theo cách có cấu trúc. Các bảng này chứa thông tin về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, chẳng hạn như thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, dữ liệu giao dịch và mức tồn kho. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu trung tâm được sắp xếp, lập chỉ mục và bảo mật theo các yêu cầu kinh doanh và chính sách bảo mật.

Cơ sở dữ liệu trung tâm cho phép các bộ phận và người dùng khác nhau trong tổ chức truy cập và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về cơ sở dữ liệu riêng biệt và thông tin riêng biệt, có thể tốn thời gian để quản lý và có thể dẫn đến dữ liệu không nhất quán.

Tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh liên quan đến việc sử dụng phần mềm và công nghệ để tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, giảm nhu cầu can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả. Mục tiêu của tự động hóa quy trình kinh doanh là loại bỏ lỗi, giảm chi phí và tăng năng suất.

Hệ thống ERP sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh để quản lý nhiều quy trình kinh doanh, bao gồm giao dịch tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho và quản lý nguồn nhân lực. Việc tự động hóa các quy trình này thường bao gồm một loạt các bước, chẳng hạn như:

• Thiết kế quy trình công việc: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp xác định quy trình công việc tự động hóa các quy trình kinh doanh cụ thể. Dòng công việc thường bao gồm một tập hợp các quy tắc và quy trình hướng dẫn cách thực hiện các tác vụ.

• Phân công nhiệm vụ: Hệ thống ERP có thể tự động phân công nhiệm vụ cho người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể dựa trên các quy tắc và mức độ ưu tiên được xác định trước.

• Thông báo và cảnh báo: Hệ thống ERP có thể gửi thông báo và cảnh báo cho người dùng khi nhiệm vụ được giao hoặc khi một số sự kiện xảy ra, chẳng hạn như thay đổi mức tồn kho hoặc nhận được khoản thanh toán.

• Xác thực dữ liệu và kiểm tra lỗi: Hệ thống ERP có thể tự động xác thực dữ liệu được nhập vào hệ thống, đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chí cụ thể và chính xác. Hệ thống cũng có thể kiểm tra lỗi và sự không nhất quán, giảm nhu cầu can thiệp thủ công.

• Báo cáo và phân tích: Hệ thống ERP có thể tạo báo cáo và cung cấp phân tích về các quy trình kinh doanh khác nhau, giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Mô-đun

Các mô-đun là thành phần chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Chúng đại diện cho các lĩnh vực chức năng khác nhau của một doanh nghiệp được tích hợp vào hệ thống. Mỗi mô-đun có một bộ tính năng và chức năng cụ thể được thiết kế để hỗ trợ và tự động hóa các quy trình kinh doanh cụ thể.

Dưới đây là một số mô-đun phổ biến được bao gồm trong hệ thống ERP:

• Tài chính và Kế toán: Mô-đun này bao gồm các tính năng như tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, sổ cái, quản lý tiền mặt và báo cáo tài chính. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính, theo dõi chi phí và doanh thu cũng như tạo báo cáo tài chính.

• Quản lý nguồn nhân lực: Mô-đun này bao gồm các tính năng như quản lý dữ liệu nhân viên, xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi và quản lý hiệu suất. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý lực lượng lao động của họ, theo dõi dữ liệu nhân viên và tự động hóa các quy trình nhân sự.

• Quản lý chuỗi cung ứng: Mô-đun này bao gồm các tính năng như quản lý hàng tồn kho, mua sắm, xử lý đơn hàng và quản lý hậu cần. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng của họ, tối ưu hóa mức tồn kho và hợp lý hóa các quy trình mua sắm và thực hiện.

• Quản lý quan hệ khách hàng: Mô-đun này bao gồm các tính năng như tự động hóa bán hàng, tự động hóa tiếp thị và quản lý dịch vụ khách hàng. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý các tương tác với khách hàng, theo dõi các cơ hội bán hàng và cung cấp hỗ trợ khách hàng.

• Quản lý Sản xuất: Mô-đun này bao gồm các tính năng như lập kế hoạch sản xuất, lên lịch và kiểm soát, quản lý chất lượng và quản lý khu vực sản xuất. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất và sản xuất, tối ưu hóa lịch trình sản xuất và cải thiện kiểm soát chất lượng.

• Quản lý dự án: Mô-đun này bao gồm các tính năng như lập kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên và theo dõi dự án. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý các dự án của họ, theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Các mô-đun trong hệ thống ERP phối hợp với nhau để cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Bằng cách tích hợp các mô-đun này vào một hệ thống duy nhất, các doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và có được khả năng hiển thị tốt hơn trong hoạt động của họ.

Báo cáo và phân tích

Báo cáo và phân tích cung cấp cho doanh nghiệp khả năng truy cập và phân tích dữ liệu từ các mô-đun khác nhau của hệ thống ERP và tạo các báo cáo giúp đưa ra quyết định.

Các hệ thống ERP thường bao gồm một mô-đun báo cáo cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của họ. Các báo cáo này có thể được tạo ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm bảng, biểu đồ và đồ thị. Các báo cáo cũng có thể được lọc và sắp xếp dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như phạm vi ngày, bộ phận hoặc danh mục sản phẩm.

Hệ thống ERP cũng cung cấp cho doanh nghiệp khả năng phân tích nâng cao cho phép họ hiểu rõ hơn về hoạt động của mình. Các công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp phân tích khối lượng lớn dữ liệu từ các nguồn khác nhau, xác định các mẫu và xu hướng cũng như đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Một số lợi ích của việc báo cáo và phân tích trong hệ thống ERP bao gồm:

• Cải thiện khả năng hiển thị: Hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp chế độ xem tập trung về hoạt động của họ, cho phép họ truy cập dữ liệu từ các mô-đun khác nhau và có được khả năng hiển thị tốt hơn về hoạt động của họ.

• Ra quyết định tốt hơn: Các công cụ báo cáo và phân tích giúp doanh nghiệp xác định các mẫu và xu hướng trong dữ liệu của họ, đồng thời đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu có thể cải thiện lợi nhuận của họ.

• Báo cáo nhanh hơn: Hệ thống ERP tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu và tạo báo cáo, cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo nhanh chóng và dễ dàng.

• Tùy chỉnh: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo tùy chỉnh đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ, đồng thời lọc và sắp xếp dữ liệu dựa trên các tiêu chí khác nhau.

Công cụ tùy chỉnh

Các công cụ tùy chỉnh cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ và điều chỉnh hệ thống theo các quy trình kinh doanh độc đáo của họ.

Dưới đây là một số công cụ tùy chỉnh phổ biến có trong hệ thống ERP:

• Các biểu mẫu và trường có thể tùy chỉnh: Hệ thống ERP thường bao gồm một tập hợp các biểu mẫu và trường dựng sẵn mà doanh nghiệp có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Ví dụ: doanh nghiệp có thể thêm hoặc xóa trường, thay đổi nhãn trường hoặc sửa đổi bố cục của biểu mẫu.

• Tùy chỉnh quy trình công việc: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tạo quy trình công việc tùy chỉnh để tự động hóa các quy trình kinh doanh cụ thể. Quy trình công việc có thể được tùy chỉnh để bao gồm các quy tắc và thủ tục cụ thể, đồng thời có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

• Báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ. Báo cáo và bảng điều khiển có thể được tùy chỉnh để bao gồm các số liệu, bộ lọc và trực quan hóa cụ thể.

• Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba: Hệ thống ERP có thể được tùy chỉnh để tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba, chẳng hạn như hệ thống CRM, nền tảng thương mại điện tử hoặc các công cụ tự động hóa tiếp thị. Điều này cho phép doanh nghiệp mở rộng chức năng của hệ thống ERP và tạo ra một giải pháp toàn diện hơn.

• Tùy chỉnh giao diện người dùng: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh giao diện người dùng để phù hợp với nhu cầu của những người dùng và bộ phận khác nhau. Ví dụ: doanh nghiệp có thể tạo bảng điều khiển hoặc chế độ xem tùy chỉnh cho người dùng cụ thể hoặc sửa đổi bố cục và thiết kế của giao diện.

Khả năng tích hợp

Hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp với các ứng dụng phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống khác nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp toàn diện có thể hợp lý hóa hoạt động của họ.

Dưới đây là một số khả năng tích hợp chung của một hệ thống ERP:

• Tích hợp dữ liệu: Hệ thống ERP có thể tích hợp với các nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính, để lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau và tạo ra một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh.

• Tích hợp ứng dụng: Hệ thống ERP có thể tích hợp với các ứng dụng phần mềm khác, chẳng hạn như phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm Nhân sự (HR), để cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh.

• Tích hợp thương mại điện tử: Hệ thống ERP có thể tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử, chẳng hạn như Shopify hoặc Magento, để đồng bộ hóa đơn đặt hàng, hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng giữa hệ thống ERP và nền tảng thương mại điện tử.

• Tích hợp chuỗi cung ứng: Hệ thống ERP có thể tích hợp với các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, chẳng hạn như phần mềm quản lý kho hoặc phần mềm quản lý vận tải, để cải thiện hoạt động hậu cần và quản lý chuỗi cung ứng.

• Tích hợp kinh doanh thông minh: Hệ thống ERP có thể tích hợp với phần mềm kinh doanh thông minh (BI), chẳng hạn như Tableau hoặc Power BI, để cung cấp phân tích dữ liệu thời gian thực và hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh.

Nhìn chung, khả năng tích hợp là rất quan trọng đối với các hệ thống ERP để cung cấp một giải pháp toàn diện có thể hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả. Bằng cách tích hợp với các ứng dụng và hệ thống phần mềm khác, hệ thống ERP có thể cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về hoạt động của họ và giúp họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Tính năng nổi bật của hệ thống ERP

Dưới đây là những tính năng nổi bật của hệ thống ERP, mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp sử dụng hệ thống này trong hoạt động kinh doanh.

Hệ thống ERP tích hợp toàn doanh nghiệp

Sử dụng ERP, toàn bộ các quy trình nghiệp vụ đều sẽ được tích hợp từ a đến z trong tất cả các phòng ban của doanh nghiệp. 

Chẳng hạn, khi doanh nghiệp có một số khách hàng tiềm năng, hệ thống sẽ có dữ liệu từ điểm chạm đầu tiên khi khách hàng liên lạc, sau đó là dữ liệu của cả giai đoạn chăm sóc, giai đoạn bán hàng, giai đoạn xuất hóa đơn, giai đoạn kiểm kho, giai đoạn giao hàng, giai đoạn bảo hành, kiểm tra sản phẩm,…cả quá trình như vậy dữ liệu được sử dụng là thống nhất, duy nhất cho tất cả các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp.

>>>Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp dành cho SMEs

ERP diễn ra theo thời gian thực 

Trong thực tế, mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống ERP là theo thời gian thực. Người quản lý hoàn toàn kiểm soát mọi vấn đề phát sinh trên thực tế mà không có độ trễ. Ví dụ người quản lý có thể thống kê, tìm kiếm các thông tin liên quan đến khách hàng, đơn bán, đơn mua, lệnh sản xuất, hàng tồn kho, báo cáo tài chính,…bất cứ lúc nào một cách chủ động hoàn toàn.

ERP có chung một cơ sở dữ liệu

Lợi thế lớn nhất không thể không kể đến của hệ thống ERP đó chính là ở hữu một cơ sở dữ liệu chung nên cho phép đồng bộ hóa dữ liệu đối với mọi phòng ban chỉ trong một lần nhập. Theo đó, từng phòng ban sẽ dựa trên tiêu chuẩn cơ sở dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa đã định trước đó.

ERP sở hữu giao diện nhất quán

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp cung cấp hệ thống ERP đều sớm nhận ra rằng, giao diện phần mềm ERP nhất quán với người dùng là cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí đào tạo, hơn nữa cũng đảm bảo tính chuyên nghiệp hơn. Đó là lý do mà mọi phần mềm hệ thống ERP ngày nay đều đảm bảo nhất quán với người sử dụng.

Sự khác biệt giữa Hệ thống ERP và Phần mềm Tài chính là gì?

ERP và tài chính là hai hệ thống phần mềm khác nhau phục vụ các chức năng khác nhau trong một doanh nghiệp. Trong khi ERP là một hệ thống quản lý kinh doanh toàn diện bao gồm nhiều chức năng kinh doanh, phần mềm tài chính tập trung cụ thể vào quản lý tài chính.

Một hệ thống ERP tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và quản lý quan hệ khách hàng, cùng nhiều quy trình khác. Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ dữ liệu từ các chức năng kinh doanh khác nhau và cho phép báo cáo và phân tích theo thời gian thực. Phần mềm ERP cũng cung cấp các mô-đun để quản lý tài chính, bao gồm các chức năng như sổ cái chung, các khoản phải trả, các khoản phải thu và báo cáo tài chính.

Phần mềm tài chính tập trung đặc biệt vào các quy trình quản lý tài chính như kế toán, báo cáo tài chính và phân tích tài chính. Nó cung cấp các công cụ để quản lý các giao dịch tài chính, chẳng hạn như các khoản phải trả và các khoản phải thu, và để tạo các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Mô hình triển khai ERP

Có một số mô hình triển khai khác nhau cho các hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), mỗi mô hình đều có những ưu điểm và cân nhắc riêng. Dưới đây là một số mô hình triển khai ERP phổ biến nhất:

• Tại chỗ: Một hệ thống ERP tại chỗ được cài đặt và duy trì trên các máy chủ và cơ sở hạ tầng của chính công ty. Mô hình này yêu cầu đầu tư trả trước đáng kể vào phần cứng và tài nguyên CNTT, nhưng cung cấp mức độ kiểm soát và tùy chỉnh cao nhất đối với hệ thống.

• Dựa trên đám mây: Hệ thống ERP dựa trên đám mây được lưu trữ hoàn toàn trên đám mây và được truy cập thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Mô hình này không yêu cầu đầu tư phần cứng hoặc phần mềm trả trước, cung cấp khả năng mở rộng và tính linh hoạt, đồng thời giảm yêu cầu CNTT, nhưng có thể có những hạn chế về tùy chỉnh và kiểm soát.

• Kết hợp: Một hệ thống ERP kết hợp kết hợp các thành phần tại chỗ và dựa trên đám mây, cho phép doanh nghiệp tận dụng lợi ích của cả hai mô hình. Ví dụ: một công ty có thể sử dụng hệ thống tại chỗ cho các chức năng quan trọng yêu cầu kiểm soát và bảo mật tối đa, trong khi sử dụng hệ thống dựa trên đám mây cho các chức năng ít quan trọng hơn, yêu cầu khả năng mở rộng và tính linh hoạt.

Mỗi mô hình triển khai đều có những lợi ích và cân nhắc riêng và việc lựa chọn mô hình sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cụ thể của công ty. Các yếu tố cần xem xét bao gồm chi phí, kiểm soát, khả năng mở rộng, tùy chỉnh và bảo mật.

7 lý do để chuyển sang giải pháp Cloud ERP

Chuyển sang hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên đám mây có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là bảy lý do tại sao các doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang giải pháp ERP dựa trên đám mây:

• Chi phí trả trước thấp hơn: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây không yêu cầu đầu tư trả trước vào phần cứng hoặc phần mềm, giúp giảm chi phí ban đầu khi triển khai hệ thống ERP. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc đang phát triển với ngân sách hạn chế.

• Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Tính linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp thích ứng với các điều kiện thị trường đang thay đổi và sự phát triển của tổ chức.

• Khả năng truy cập: Hệ thống ERP dựa trên đám mây có thể truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, cho phép nhân viên truy cập hệ thống từ xa hoặc làm việc tại nhà. Điều này có thể tăng năng suất và sự cộng tác, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoặc nhân viên làm việc từ xa.

• Triển khai nhanh hơn: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây có thể được triển khai nhanh hơn các giải pháp tại chỗ, do không cần cài đặt và cấu hình phần cứng và phần mềm. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp bắt đầu hoạt động nhanh hơn và bắt đầu nhận ra những lợi ích của hệ thống ERP sớm hơn.

• Cập nhật tự động: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây được nhà cung cấp cập nhật thường xuyên, cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng và bản cập nhật bảo mật mới nhất mà không yêu cầu đầu tư thêm hoặc tài nguyên CNTT.

• Cải thiện bảo mật: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây thường an toàn hơn các giải pháp tại chỗ, vì chúng được quản lý bởi các chuyên gia bảo mật và sử dụng các giao thức bảo mật và mã hóa tiên tiến. Điều này có thể giúp bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm khỏi các mối đe dọa trên mạng và vi phạm dữ liệu.

• Chi phí có thể dự đoán: Các giải pháp ERP dựa trên đám mây thường có mô hình định giá dựa trên đăng ký, cung cấp cho doanh nghiệp chi phí có thể dự đoán và lập ngân sách dễ dàng hơn. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp có doanh thu biến động hoặc điều kiện thị trường không chắc chắn.

Ba dấu hiệu cho thấy bạn cần phần mềm ERP

Dưới đây là ba dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn có thể cần phần mềm ERP:

• Quy trình kinh doanh bị ngắt kết nối: Nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào nhiều hệ thống để quản lý các chức năng khác nhau như tài chính, hàng tồn kho và bán hàng, điều đó có thể dẫn đến quy trình kinh doanh bị ngắt kết nối, nhập dữ liệu trùng lặp và xảy ra lỗi. Một hệ thống ERP có thể tích hợp và tự động hóa các chức năng kinh doanh khác nhau, cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho dữ liệu của bạn và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn.

• Khó khăn với việc phân tích và báo cáo dữ liệu: Nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào việc nhập và báo cáo dữ liệu thủ công, việc này có thể tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và hạn chế khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu của bạn. Hệ thống ERP có thể cung cấp khả năng phân tích và báo cáo theo thời gian thực, cho phép bạn theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác.

• Những thách thức về tăng trưởng và khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nó có thể trở nên phức tạp hơn với nhiều phòng ban, quy trình và hệ thống. Quản lý sự phức tạp này có thể là một thách thức và có thể hạn chế khả năng mở rộng quy mô kinh doanh của bạn. Một hệ thống ERP có thể cung cấp một cái nhìn thống nhất về các quy trình kinh doanh của bạn, cho phép bạn quản lý sự tăng trưởng và mở rộng quy mô hiệu quả hơn.

Ba thách thức triển khai ERP cho doanh nghiệp

Triển khai hệ thống ERP có thể là một quá trình phức tạp và đầy thách thức đối với doanh nghiệp. Dưới đây là ba thách thức phổ biến khi triển khai ERP mà các doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Tùy chỉnh và cấu hình: Hệ thống ERP có thể có khả năng tùy biến cao, nhưng điều này cũng có thể khiến chúng trở nên phức tạp và khó cấu hình. Các doanh nghiệp cần xác định những tính năng và mô-đun nào là cần thiết cho hoạt động của họ và cách cấu hình hệ thống để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Việc tùy chỉnh phần mềm cũng có thể yêu cầu thay đổi quy trình kinh doanh hiện có, điều này có thể tốn thời gian và gây gián đoạn.

• Di chuyển và tích hợp dữ liệu: Di chuyển và tích hợp dữ liệu có thể là một thách thức đáng kể khi triển khai hệ thống ERP. Di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ và tích hợp dữ liệu từ các bộ phận và chức năng khác nhau có thể là một quá trình phức tạp. Các vấn đề về chất lượng dữ liệu cũng có thể phát sinh, điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu trong hệ thống ERP.

• Chấp nhận và đào tạo người dùng: Một trong những thách thức quan trọng nhất của việc triển khai ERP là khiến nhân viên chấp nhận và sử dụng hệ thống mới. Đào tạo người dùng và các chiến lược quản lý thay đổi là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên hiểu cách sử dụng hệ thống và những lợi ích mà hệ thống mang lại. Nếu nhân viên không thích thay đổi hoặc không hiểu cách sử dụng hệ thống, điều đó có thể dẫn đến tỷ lệ chấp nhận thấp và giảm hiệu quả.

Các doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP cần xem xét cẩn thận việc tùy chỉnh và cấu hình, di chuyển và tích hợp dữ liệu cũng như việc tiếp nhận và đào tạo người dùng để đảm bảo triển khai thành công. Giải quyết những thách thức này đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc, giao tiếp hiệu quả và hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan.

Viindoo – Giải pháp hệ thống ERP toàn diện cho mọi doanh nghiệp

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp, giúp quản lý tổng thể mọi doanh nghiệp từ mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự, tài chính kế toán, CRM, DMS, thương mại điện tử,…

Vậy, hệ thống ERP Viindoo có gì khác biệt so với những đơn vị cung cấp hệ thống ERP trên thị trường hiện nay?

• Cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng SaaS, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu, không cần xây dựng đội ngũ kỹ thuật nội bộ, chi phí hàng tháng hợp lý “pay as you go”.
• Có phép doanh nghiệp xử lý một lượng lớn dữ liệu với tốc độ nhanh chóng, đảm bảo không giảm dần sau thời gian dài sử dụng.
• Kết hợp nhiều tính năng thông minh, giúp doanh nghiệp có thể tác nghiệp, xử lý và kiểm tra báo các quản trị một cách nhanh chóng.
• Dễ dàng kết nối với các thiết bị, ứng dụng khác nhau… ứng dụng linh hoạt, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều khoản phí phát sinh.
• Là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, cam kết mang đến Quý khách hàng giải pháp hoàn hảo và toàn diện nhất.
• ….

Lời kết

Hệ thống ERP là công cụ phần mềm mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp tích hợp và tự động hóa các chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm tài chính, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, sản xuất và quản lý quan hệ khách hàng. Chúng cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ dữ liệu, báo cáo và phân tích theo thời gian thực cũng như các mô-đun có thể tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể.

Trên đây là những chia sẻ của Johnson’s Blog về hệ thống ERP hiện được nhiều doanh nghiệp lớn và vừa trên toàn quốc lựa chọn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan đến vấn đề này, các bạn đừng ngại ngần mà hãy liên hệ với chúng tôi.