Chi phí Kinh doanh: Định nghĩa, Phân loại và Ví dụ

5/5 - (3 bình chọn)

Quản lý chi phí kinh doanh là rất quan trọng để duy trì lợi nhuận và sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi và kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm. Hiểu về chi phí kinh doanh là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính. Hãy cùng Johnson’s Blog tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.

Chi phí Kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là chi phí phát sinh của một doanh nghiệp để tạo ra doanh thu và duy trì hoạt động của nó. Những chi phí này có thể bao gồm mọi thứ từ tiền thuê nhà và các tiện ích cho đến lương nhân viên và chi phí marketing.

Việc thiết lập và tuân thủ ngân sách để quản lý chi phí hiệu quả cũng rất quan trọng. Bằng cách thiết lập ngân sách, các cá nhân và tổ chức có thể lập kế hoạch cho các chi phí trong tương lai và đảm bảo rằng họ đang phân bổ nguồn lực theo cách hiệu quả nhất. Bằng cách theo dõi chi phí so với ngân sách, các cá nhân và tổ chức cũng có thể xác định các lĩnh vực mà họ có thể cần điều chỉnh hoặc cắt giảm chi phí.

Trong kế toán, chi phí được ghi trên báo cáo thu nhập và được trừ vào tổng doanh thu để tính thu nhập ròng hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hiểu Chi phí Kinh doanh

Hiểu và quản lý các chi phí này là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính. Dưới đây là một số điểm chính cần hiểu về chi phí kinh doanh:

Các loại chi phí: Có hai loại chi phí chính mà doanh nghiệp có thể phải chịu – chi phí hoạt động và chi phí vốn. Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày cần thiết để điều hành doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiền lương và các tiện ích. Chi phí vốn là các khoản đầu tư vào tài sản dài hạn sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp theo thời gian, chẳng hạn như tài sản, thiết bị hoặc phần mềm.
Quản lý chi phí: Quản lý chi phí kinh doanh hợp lý là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi nhuận. Điều này bao gồm theo dõi chi phí, lập ngân sách và thường xuyên xem xét chi phí để xác định các lĩnh vực có thể giảm hoặc loại bỏ chi phí. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc công cụ theo dõi chi phí để quản lý chi phí hiệu quả hơn.
Khấu trừ thuế: Nhiều chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế, nghĩa là chúng có thể được trừ khỏi thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ đồ dùng văn phòng đến chi phí đi lại. Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là lưu giữ hồ sơ chính xác về chi phí của họ để tận dụng các khoản khấu trừ này.
Kiểm soát chi phí: Kiểm soát chi phí là một phần quan trọng trong việc quản lý chi phí kinh doanh. Điều này có thể liên quan đến việc đàm phán với các nhà cung cấp để có giá tốt hơn, tìm cách giảm mức sử dụng năng lượng hoặc loại bỏ các chi phí không cần thiết. Bằng cách kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của mình.
Lập kế hoạch tài chính: Hiểu chi phí kinh doanh cũng rất cần thiết cho việc lập kế hoạch tài chính. Bằng cách dự đoán các chi phí trong tương lai, các doanh nghiệp có thể tạo ra các dự báo tài chính chính xác hơn và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về đầu tư, tuyển dụng và các quyết định chiến lược khác.

Nhìn chung, hiểu và quản lý chi phí kinh doanh là một khía cạnh quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công. Bằng cách kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính trong thời gian dài.

Chi phí Kinh doanh được ghi lại như thế nào

Chi phí kinh doanh được ghi nhận thông qua quá trình kế toán. Sau đây là các bước liên quan đến việc ghi lại chi phí kinh doanh:

Xác định chi phí: Bước đầu tiên trong việc ghi lại chi phí kinh doanh là xác định chi phí. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thu thập biên lai, hóa đơn và các tài liệu khác liên quan đến chi phí.
Phân loại chi phí: Sau khi xác định được chi phí, nó cần được phân loại dựa trên loại chi phí. Ví dụ: nếu chi phí dành cho vật tư văn phòng, nó sẽ được phân loại là chi phí hoạt động.
Ghi chép chi phí: Sau khi phân loại chi phí, cần ghi chép vào hệ thống kế toán. Điều này có thể được thực hiện thủ công hoặc thông qua phần mềm kế toán. Chi phí phải được ghi vào tài khoản thích hợp dựa trên loại chi phí.
Đối chiếu chi phí: Cuối mỗi kỳ kế toán, tất cả các khoản chi phí phải được đối chiếu đảm bảo chính xác và đầy đủ. Điều này liên quan đến việc so sánh các chi phí được ghi lại với tài liệu để đảm bảo rằng không có sự khác biệt.
Báo cáo chi phí: Khi các chi phí đã được đối chiếu, chúng có thể được báo cáo trên báo cáo tài chính, chẳng hạn như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo này cung cấp một cái nhìn tổng quan về hoạt động tài chính của doanh nghiệp và giúp đỡ trong quá trình ra quyết định.

Ghi chép đúng chi phí kinh doanh là điều cần thiết để báo cáo tài chính chính xác và ra quyết định. Bằng cách lưu giữ hồ sơ chi phí chính xác và cập nhật, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiêu của mình, xác định các lĩnh vực có thể giảm chi phí và đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt.

Các loại Chi phí kinh doanh

Hai loại chi phí kinh doanh chính là chi phí hoạt động và chi phí vốn.

Chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày để điều hành một doanh nghiệp. Chúng bao gồm các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh và tạo ra doanh thu, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiện ích, tiền lương và tiền công, vật tư văn phòng, chi phí tiếp thị và bảo hiểm. Chi phí hoạt động thường được khấu trừ khỏi doanh thu để tính thu nhập ròng của một doanh nghiệp.
Chi phí vốn: Chi phí vốn là chi phí phát sinh để mua hoặc cải thiện tài sản dài hạn, chẳng hạn như tài sản, thiết bị hoặc công nghệ. Những chi phí này thường được vốn hóa và khấu hao hoặc khấu hao trong một khoảng thời gian nhiều năm. Chi phí vốn có thể bao gồm chi phí liên quan đến việc mua thiết bị mới, cải tạo tòa nhà hoặc phát triển phần mềm mới. Chi phí vốn không được khấu trừ trong năm chúng phát sinh mà thay vào đó được khấu hao trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là chi phí liên tục mà một doanh nghiệp phải chịu để duy trì hoạt động hàng ngày và tạo doanh thu. Những chi phí này thường được định kỳ và cần thiết cho hoạt động liên tục của một doanh nghiệp. Chi phí hoạt động có thể là cố định hoặc thay đổi, và có thể bao gồm các chi phí như:

Các khoản thanh toán tiền thuê hoặc cho thuê văn phòng hoặc mặt bằng bán lẻ
Tiền lương, tiền công cho người lao động
Các tiện ích, chẳng hạn như điện, khí đốt và nước
Đồ dùng văn phòng, bao gồm giấy, bút và mực máy in
Phí bảo hiểm, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm bồi thường cho người lao động
Chi phí tiếp thị và quảng cáo, bao gồm quảng cáo kỹ thuật số và truyền thống
Chi phí đi lại và giải trí, chẳng hạn như đi công tác hoặc ăn uống của khách hàng
Chi phí sửa chữa và bảo trì thiết bị hoặc cơ sở vật chất
Thuế và phí, chẳng hạn như phí giấy phép kinh doanh hoặc thuế bất động sản

Chi phí hoạt động được khấu trừ khỏi doanh thu của doanh nghiệp để tính thu nhập hoặc lợi nhuận hoạt động. Quản lý chi phí hoạt động là một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính cho các doanh nghiệp, vì giảm chi phí có thể làm tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các chi phí thiết yếu được duy trì để giữ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Bằng cách phân tích cẩn thận các mô hình chi tiêu và xác định các lĩnh vực có thể giảm hoặc tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí hoạt động hiệu quả và cải thiện tình hình tài chính của mình.

Chi phí vốn

Chi phí vốn, còn được gọi là chi tiêu vốn, là chi phí mà một doanh nghiệp phải bỏ ra để mua, nâng cấp hoặc cải tiến các tài sản dài hạn cần thiết cho việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ và có thời gian sử dụng hữu ích kéo dài sau năm tài chính hiện tại . Ví dụ về chi phí vốn bao gồm:

Đất đai, tòa nhà và các giao dịch mua bất động sản khác
Nội thất và thiết bị văn phòng, chẳng hạn như bàn, ghế và tủ hồ sơ
Phần cứng và phần mềm máy tính
Thiết bị sản xuất, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp, băng tải và máy móc
Phương tiện, chẳng hạn như xe tải, ô tô hoặc xe tải giao hàng
Cải tiến nhà cho thuê, chẳng hạn như cải tạo văn phòng thuê hoặc mặt tiền cửa hàng
Chi phí nghiên cứu và phát triển liên quan đến việc tạo ra tài sản trí tuệ, chẳng hạn như bằng sáng chế hoặc bản quyền

Chi phí vốn thường đắt hơn chi phí hoạt động và có thể có tác động đáng kể đến dòng tiền của doanh nghiệp. Không giống như chi phí hoạt động, chi phí vốn không được ghi ngay vào báo cáo thu nhập của công ty. Thay vào đó, chúng thường được viết hoa và ghi nhận như một tài sản trên bảng cân đối kế toán, sau đó khấu hao hoặc phân bổ dần trong thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Điều này cho phép chi phí của tài sản được phân bổ theo thời gian và phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra.

Chi phí vốn là một cân nhắc quan trọng đối với các doanh nghiệp, vì chúng có thể có tác động đáng kể đến tình hình tài chính và thành công lâu dài của công ty. Lập kế hoạch và lập ngân sách phù hợp cho chi phí vốn có thể giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và tránh căng thẳng tài chính, đồng thời đảm bảo rằng họ có tài sản cần thiết để vận hành và phát triển doanh nghiệp.

Cả chi phí hoạt động và chi phí vốn đều quan trọng để theo dõi và quản lý nhằm quản lý hiệu quả tài chính của một doanh nghiệp. Chi phí hoạt động có thể được kiểm soát bằng cách phân tích các mô hình chi tiêu và tìm cách giảm chi phí, trong khi chi phí vốn có thể được lên kế hoạch trước và quản lý thông qua việc lập ngân sách và quản lý tài sản cẩn thận. Bằng cách hiểu được sự khác biệt giữa chi phí hoạt động và chi phí vốn, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt về cách phân bổ nguồn lực và quản lý tài chính hiệu quả.

Ví dụ về Chi phí Kinh doanh

Có rất nhiều loại chi phí khác nhau mà doanh nghiệp có thể phải chịu. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

Các khoản thanh toán tiền thuê hoặc cho thuê văn phòng hoặc mặt bằng bán lẻ
Tiền lương, tiền công cho người lao động
Các tiện ích, chẳng hạn như điện, khí đốt và nước
Đồ dùng văn phòng, bao gồm giấy, bút và mực máy in
Phí bảo hiểm, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm bồi thường cho người lao động
Chi phí tiếp thị và quảng cáo, bao gồm quảng cáo kỹ thuật số và truyền thống
Chi phí đi lại và giải trí, chẳng hạn như đi công tác hoặc ăn uống của khách hàng
Chi phí sửa chữa và bảo trì thiết bị hoặc cơ sở vật chất
Thuế và phí, chẳng hạn như phí giấy phép kinh doanh hoặc thuế bất động sản
Giá vốn hàng bán (COGS), bao gồm chi phí trực tiếp để sản xuất hoặc giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng
Chi phí lãi vay, bao gồm chi phí vay tiền hoặc tài trợ cho thiết bị hoặc mua tài sản
Chi phí khấu hao và khấu hao, là chi phí phân bổ giá trị của một tài sản dài hạn trong thời gian sử dụng hữu ích của nó
Chi phí nghiên cứu và phát triển, là chi phí liên quan đến việc tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới
Chi phí pháp lý và kế toán, bao gồm phí luật sư và kế toán
Nợ khó đòi, là chi phí phát sinh khi khách hàng không thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp.

Đây chỉ là một vài ví dụ về nhiều loại chi phí mà doanh nghiệp có thể phải chịu. Quản lý và theo dõi chi phí phù hợp là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính.

Chi phí hoạt động so với Chi phí ngoài hoạt động

Chi phí hoạt động và chi phí ngoài hoạt động là hai loại chi phí mà doanh nghiệp có thể phải chịu.

Chi phí hoạt động là chi phí liên tục mà một doanh nghiệp phải chịu để duy trì hoạt động hàng ngày và tạo ra doanh thu. Những chi phí này liên quan trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh cốt lõi và cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Ví dụ về chi phí hoạt động bao gồm tiền thuê nhà, tiền lương và tiền công, tiện ích, vật tư, tiếp thị và thuế. Chi phí hoạt động được trừ vào doanh thu để tính thu nhập hoạt động hoặc lợi nhuận.

Chi phí ngoài hoạt động là những chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Những chi phí này có thể là chi phí một lần hoặc không thường xuyên không liên quan đến hoạt động kinh doanh đang diễn ra hoặc chúng có thể là chi phí định kỳ không liên quan trực tiếp đến việc tạo doanh thu. Ví dụ về chi phí không hoạt động bao gồm chi phí lãi vay, lỗ do bán tài sản, lỗ ngoại hối và các chi phí linh tinh khác. Chi phí không hoạt động không được trừ vào doanh thu để tính thu nhập hoạt động, nhưng thay vào đó được báo cáo riêng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là theo dõi cả chi phí hoạt động và chi phí ngoài hoạt động vì chúng có thể có tác động đáng kể đến hiệu quả tài chính của công ty. Quản lý và kiểm soát hợp lý cả hai loại chi phí có thể giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính.

Phần kết luận

Chi phí kinh doanh là một phần thiết yếu trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản lý và kiểm soát chi phí phù hợp là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định tài chính. Bằng cách theo dõi và kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có các nguồn lực cần thiết để vận hành và phát triển kinh doanh trong dài hạn.