Khung năng lực cung cấp tài nguyên để hỗ trợ quản lý khung năng lực và các kỹ năng hiệu quả. Khung năng lực cung cấp một sự rõ ràng trong việc xác định và triển khai các kiến thức kỹ năng cần thiết trong tổ chức. Khung năng lực cũng cung cấp một ngôn ngữ chung trong toàn bộ chu trình quản lý kỹ năng. Điều này cải thiện giao tiếp, sự hiểu biết cho các bộ phận và cá nhân liên quan như quản lý trực tiếp, nhân sự và cấp quản lý. Bằng việc sử dụng Khung năng lực sẽ có một hệ thống quản lý con người và kỹ năng nhất quán và tích hợp. Johnson’s Blog sẽ giới thiệu cách quản lý Khung năng lực hiệu quả với bài viết sau.

Mục tiêu Quản lý khung năng lực

Hoàn thành quản lý kỹ năng và chiến lược nguồn lực

Khung năng lực được sử dụng để đo lường năng lực hiện tại và xác định được các yêu cầu, bao gồm việc lập kế hoạch cho nhu cầu (bao gồm cả nhu cầu đào tạo) trong tương lai, sử dụng cùng tiêu chí năng lực trong suốt quy trình quản lý kỹ năng.

Khung năng lực giúp tổ chức đạt được sự thống nhất trong việc tìm kiếm và triển khai nguồn lực thông qua việc sử dụng các định nghĩa các kỹ năng và cấp trách nhiệm dễ hiểu. Điều này làm giảm rủi ro và chi phí tiềm năng từ việc bố trí nhân sự không chính xác.

Khung năng lực sử dụng một ngôn ngữ chung để hiểu và để xây dựng năng lực của lực lượng lao động và lập kế hoạch phát triển chuyên nghiệp trọng tâm để phát triển kỹ năng. 

 Lập kế hoạch và tổ chức

Khung năng lực giúp tổ chức lập nên được bản đồ kỹ năng của toàn công ty, các cấp trách nhiệm trong khung năng lực giúp tối ưu hóa các phạm vị kiểm soát, giúp lên kế hoạch đào tạo, bổ sung nhân sự chính xác.

Tạo mô tả công việc và hồ sơ vai trò

Khung năng lực giúp Tổ chức đơn giản trong việc lập mô tả công việc, hồ sơ vai trò, hồ sơ kỹ năng rõ ràng, chính xác, nhất quán.

>>>Xem thêm: Khung Năng lực là gì?

Thách thức Quản lý Kỹ năng 

Thách thức với người quản lý

Thu hút và tìm kiếm các kỹ năng phù hợp với công việc của tổ chức. 

Quản lý nhân sự đồng thời đánh giá năng lực nhân sự

Hỗ trợ phát triển sự nghiệp.

Hầu hết các nhà quản lý không thể trả lời rõ ràng câu hỏi: 

Bạn có thể nhìn rõ những kỹ năng bạn cần cho tổ chức không ?

Thách thức với cá nhân

Chuyển đổi vị trí và thăng tiến trong team và  giữa các team. 

Xây dựng kinh nghiệm cá nhân.

Tiến vững chắc đến vị trí quản lý.

Hầu hết các cá nhân không thể trả lời rõ ràng câu hỏi : 

Bạn có thể nhìn thấy cơ hội để phát triển không ?

Hình trên minh họa về các vị trí có thể có được từ các kỹ năng, nếu mọi cá nhân đánh giá được kỹ năng của mình thì sẽ nhìn thấy cơ hội phát triển nghề nghiệp phù hợp. Các nhà quản lý khi nhìn rõ các kỹ năng cần cho tổ chức sẽ dễ dàng tìm kiếm/thu hút các nhân sự từ bên ngoài hoặc đưa các nhân sự nội bộ vào đúng vị trí. 

Quản lý nguồn lực tập trung vào kỹ năng

Định nghĩa kỹ năng

Tổ chức định nghĩa tất cả các kỹ năng cần thiết của công ty để củng cố và phát triển năng lực nghiệp vụ phục vụ cho việc phát triển công ty theo tiêu chuẩn thế giới.

Tổ chức cũng sẽ xây dựng các hồ sơ kỹ năng cho từng chức năng, phòng ban, vị trí.

Phát triển kỹ năng

Tổ chức sẽ lập kế hoạch đào tạo và phát triển các kỹ năng dựa trên các ưu tiên nghiệp vụ cần có để phát triển sản phẩm, phát triển công ty với mục tiêu trở thành người dẫn dắt trong ngành.

Các cá nhân sẽ tự đánh giá và đặt mục tiêu phát triển cá nhân theo hướng phát triển các kỹ năng phù hợp với nghề nghiệp chuyên môn và niềm đam mê cá nhân. Có lộ trình rõ ràng để đạt kỹ năng mong muốn.

 Triển khai kỹ năng 

Tổ chức sẽ triển khai các kỹ năng phù hợp với các phòng ban chức năng, đảm bảo hoạt động hiệu lực hiệu quả. 

Các cá nhân sẽ luôn có cơ hội thể hiện mình trên các kỹ năng phù hợp với team, phòng ban hiện có nhưng không giới hạn việc thể hiện để đạt được các kỹ năng thuộc team, phòng ban khác. Cơ hội sẽ luôn xuyên team, xuyên phòng ban, xuyên khu vực.  

Kế hoạch thành công 

Tổ chức sẽ cung cấp chỉ dẫn rõ ràng cho các vị trí lãnh đạo, các cá nhân đạt được các kỹ năng cần thiết sẽ có các vị trí lãnh đạo phù hợp.

Lãnh đạo tổ chức sẽ luôn đưa ra các quyết định thăng tiến sáng suốt dựa trên các tiêu chuẩn kỹ năng phù hợp.

>>>Xem thêm: Tìm hiểu Quản trị Doanh nghiệp Marketing Sale là gì?

Tuyển dụng

 Tổ chức sẽ đưa ra các yêu cầu tuyển dụng với các yêu cầu kỹ năng cần có rõ ràng.

Tổ chức cũng sẽ đưa ra con đường nghề nghiệp minh bạch.

Tổ chức cũng sẽ cam kết với nhân viên rằng: sự phát triển của công ty, cá nhân sẽ chắc chắn gia tăng giá trị của nghề nghiệp. 

Giải quyết vấn đề Quản lý kỹ năng trong môi trường phức tạp và Thay đổi

Tham chiếu mỗi vị trí công việc với mô hình tổ chức cụ thể của tổ chức

Thay đổi kỹ năng nghĩa là thay đổi bản mô tả công việc cho vị trí, thay đổi chức năng của bộ phận đó.

Phân tích

Trả lời 02 câu hỏi sau:

Bộ phận đó sẽ tạo ra và phân phối những sản phẩm gì cho hiện tại và tương lai ?

Những kỹ năng nào cần có để tạo ra các sản phẩm đó ?

Tạo hồ sơ kỹ năng là danh sách các kỹ năng cho vị trí, chức năng đó.

Tổng hợp

Các hồ sơ kỹ năng sẽ ánh xạ các kỹ năng đến vị trí công việc cụ thể trong mô hình tổ chức, bao gồm cả cấp kỹ năng, cấp trách nhiệm.

Cấu trúc lại hoặc tạo mới các vai trò mới bằng việc ánh xạ lại kỹ năng, bao gồm cả cấp kỹ năng và cấp trách nhiệm.

Lặp lại các bước trên

Xây dựng các vai trò ứng với các cấp trách nhiệm

Tổ chức xây dựng các vai trò quản lý và vai trò chuyên môn dựa trên cấp trách nhiệm tương ứng. Tổ chức hướng tới tiêu chuẩn rõ ràng cho từng vị trí, đặt ra sự công bằng cho tất cả mọi người. 

Tổ chức cũng sẽ chuẩn hóa cho tất cả các vị trí với mục tiêu mỗi cá nhân luôn cố gắng tự hoàn thiện mình để đạt tiêu chuẩn, xứng đáng có một vị trí quản lý tương ứng sau quãng thời gian cố gắng nâng cấp bản thân đạt được thành tựu.  

>>>Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp có thể bạn chưa biết

Lựa chọn các kỹ năng cần có cho từng vị trí

Ví dụ mẫu:

Tổ chức ABC

Lập trình viên

Mô tả :Phát triển Sản phẩm của công ty.

Kỹ năng VPSF	Mã	Mô tả kỹ năng	Bối cảnh
Thiết kế phần mềm	VSWDN	Tạo đặc tính kỹ thuật và thiết kế phần mềm để đáp ứng những yêu cầu được định nghĩa bằng cách tuân theo những tiêu chuẩn và nguyên tắc thiết kế đã thống nhất. Định nghĩa phần mềm, các thành phần, giao diện và các đặc điểm liên quan. Xác định các khái niệm, mẫu và chuyển đổi sang một bản thiết kế mà có thể cung cấp cơ sở cho việc xây dựng và đánh giá phần mềm. Đánh giá các giải pháp thay thế và thỏa thuận. Tạo thuận lợi cho các quyết định thiết kế trong các ràng buộc thiết kế hệ thống, tiêu chuẩn thiết kế, chất lượng, tính khả thi, khả năng mở rộng và bảo trì. Phát triển và lặp lại các nguyên mẫu/mô phỏng để có thể ra quyết định sáng suốt.  Áp dụng và điều chỉnh các mô hình, công cụ và kỹ thuật thiết kế phần mềm dựa trên bối cảnh công việc và việc lựa chọn cách tiếp cận tuân theo kế hoạch (plan-driven) hoặc cách tiếp cận thích ứng (iterative/agile).	Thiết kế các bản đóng gói sản phẩm, các module, chức năng của hệ sinh thái, …
Lập trình	VPROG	Lập kế hoạch, thiết kế, tạo, tu chính, xác minh, kiểm thử và làm tài liệu các bộ phận phần mềm để phân phối giá trị đã thống nhất cho các bên liên quan. Xác định, tạo và áp dụng quy trình và tiêu chuẩn bảo mật phát triển phần mềm đã thống nhất. Áp dụng và điều chỉnh các mô hình vòng đời phát triển phần mềm dựa trên bối cảnh công việc và lựa chọn phù hợp từ cách tiếp cận theo kế hoạch (plan-driven) hoặc cách tiếp cận thích nghi (iterative/agile).	Lập trình các module, chức năng phần mềm,.. trong hệ sinh thái
Kiểm thử	VTEST	Lập kế hoạch, thiết kế, quản lý, thực hiện và báo cáo kiểm thử, sử dụng các công cụ và kỹ thuật kiểm thử phù hợp, tuân thủ các tiêu chuẩn quy trình đã được thống nhất và các quy định cụ thể của ngành. Mục đích của kiểm thử là để đảm bảo rằng các hệ thống, cấu hình, gói, dịch vụ mới hoặc được tu chính, cùng với bất kỳ giao diện nào, được thực hiện theo quy định (bao gồm các yêu cầu bảo mật), các rủi ro liên quan đến việc triển khai được hiểu rõ và ghi chép đầy đủ. Kiểm thử bao gồm quy trình kỹ thuật, sử dụng và bảo trì công cụ kiểm thử (test cases, test scripts, báo cáo kiểm thử, kế hoạch kiểm thử,.. ) để đo lường và cải thiện chất lượng của phần mềm	Kiểm thử các module, chức năng phần mềm,.. do phòng, nhóm, bản thân phát triển
Quản lý cấu hình	VCFMG	Lên kế hoạch, quản lý, kiểm soát và quản trị tổ chức, dự án và tài sản dịch vụ. Xác định, phân loại, đặc tính kỹ thuật cho các mục cấu hình (CIs) và sự liên hệ nội tại của chúng. Xác định cấu hình và phiên bản của các mã nguồn, phần mềm, hệ thống, tài liệu và dịch vụ phụ thuộc vào các mục cấu hình tại các thời điểm khác nhau. Kiểm soát một cách có hệ thống những thay đổi của cấu hình và duy trình tính toàn vẹn và có thể truy xuất của cấu hình trong suốt dự án, hệ thống và/hoặc vòng đời dịch vụ. Xác định và làm tài liệu những đặc tính của các mục cấu hình theo đặc điểm chức năng và vật lý, kiểm soát sự thay đổi của những đặc tính này, ghi lại và báo cáo quá trình thay đổi và tình trạng hoạt động. Xác minh và kiểm tra các mục cấu hình để đánh giá chất lượng dữ liệu và sự tuân thủ theo các yêu cầu cụ thể của nội bộ và bên ngoài.	Quản lý các bản cấu hình liên quan đến sản phẩm phát hành
Thiết kế cơ sở dữ liệu	VDBDS	Tạo đặc tính kỹ thuật, thiết kế và bảo trì các cơ chế lưu trữ và việc truy cập dữ liệu để hỗ trợ nhu cầu thông tin nghiệp vụ. Thiết kế các lớp dữ liệu vật lý, chỉ rõ nhu cầu tài nguyên dữ liệu của doanh nghiệp và cấu trúc dữ liệu được lưu trữ cục bộ. Định nghĩa cấu trúc kho dữ liệu vật lý hoặc ảo để hỗ trợ dịch vụ phân tích dữ liệu và nghiệp vụ thông minh.	Thiết kế cơ sở dữ liệu trong các module, chức năng phần mềm, … do phòng, nhóm, bản thân phát triển
Quản lý chất lượng	VQUMG	Quản lý chất lượng giúp thiết lập trong tổ chức một nền văn hóa về chất lượng, một hệ thống các quy trình và thực tiễn làm việc để phân phối các mục tiêu chất lượng của tổ chức. Điều này liên quan đến việc áp dụng các kỹ thuật để giám sát và cải tiến chất lượng ở tất cả các khía cạnh của chức năng, quy trình, sản phẩm, dịch vụ hoặc dữ liệu. Quản lý chất lượng giúp đạt được và duy trì việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế, khi phù hợp áp dụng cho các chính sách nội bộ, bao gồm các chính sách liên quan đến chất lượng, dịch vụ, tính bền vững và an ninh.	Lập trình theo tiêu chuẩn đưa ra như convention, tiêu chuẩn kỹ thuật, giải thuật,…
Phát hành và triển khai	VRELM	Quản lý các quy trình, hệ thống, chức năng để đóng gói, xây dựng, kiểm thử và thực hiện các thay đổi, cập nhật (được quy định giới hạn là “các phiên bản phát hành”) để vào môi trường thật, thiết lập hoặc tiếp tục các dịch vụ cụ thể, để cho phép kiểm soát và bàn giao hiệu quả đến ban quản lý vận hành và cộng đồng người dung. Áp dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả và chất lượng của các phiên bản phát hành.	Đóng gói, phát hành các sản phẩm
Phương pháp và công cụ	VMETL	Định nghĩa, điều chỉnh, thực hiện, đánh giá, đo lường, tự động hóa và cải tiến các phương pháp và công cụ để hỗ trợ lập kế hoạch, phát triển, kiểm thử, vận hành, quản lý và bảo trì hệ thống. Đảm bảo các phương pháp và công cụ được thông qua và sử dụng hiệu quả trong toàn tổ chức.	Sử dụng các phương pháp phát triển sản phẩm, các công cụ như Eclipse, Git, Xmind,… để hỗ trợ phát triển sản phẩm

>>>Tìm hiểu thêm: Mô hình Kinh doanh Canvas là gì?

Quản lý phát triển kỹ năng

Tập trung vào tổ chức

Tổ chức định ra các mục tiêu, sứ mệnh, vai trò chiến lược nhân sự của công ty; định ra mỗi vị trí, vai trò trong mô hình tổ chức; Định ra các chiến thuật cụ thể để hoàn thành mục tiêu, sứ mệnh và vai trò chiến lược; Định ra các tiêu chuẩn kỹ năng, cấp độ năng lực và tiêu chuẩn trách nhiệm, cấp trách nhiệm cần có để hoàn thành chiến thuật đặt ra; Định ra và ban hành các nội dung cụ thể có liên quan để đạt được kỹ năng, cấp kỹ năng và trách nhiệm, cấp trách nhiệm cho nhân sự công ty. 

Tập trung vào cá nhân

Các cá nhân lập kế hoạch phát triển kỹ năng, trách nhiệm để nâng cấp bản thân phù hợp với chiến lược, chiến thuật và các yêu cầu của công ty. Các cá nhân tự lựa chọn phương pháp và công cụ nhằm rèn luyện bản thân đối để hoàn thành tốt công việc, đối chiếu với tiêu chuẩn của công ty, đề xuất nhu cầu đào tạo để thu hẹp khoảng trống (bản GAP của bản thân). 

>>>Xem thêm: Khái niệm, chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quy trình cơ bản chứng nhận một Vai trò

Tổng quan

Chứng nhận một vai trò của tổ chức là một công việc hệ trọng, mang yếu tố quyết định chất lượng của đội ngũ. 

Chứng nhận của tổ chức là một tiêu chuẩn thực chất, chính xác, khách quan và nhất quán.

Các ứng viên cần phải thể hiện sự trung thực trong việc tự đánh giá các năng lực của mình, phải thể hiện được trong cả kỹ năng chuyên môn cũng như tinh thần trách nhiệm.

Quy trình chứng nhận mới

>>>Xem thêm: Phần mềm ERP Viindoo HRM Quản lý khung năng lực

Ứng viên gửi đề nghị chứng nhận (1):

Ứng viên gửi đề nghị chứng nhận bao gồm bộ hồ sơ hoàn chỉnh tới quản lý trực tiếp của mình. Bộ hồ sơ này là bí mật. Trong bộ hồ sơ  ứng viên có trách nhiệm trình bày một bản mô tả chính xác, đầy đủ và thuyết phục về trình độ của mình để được cấp chứng nhận và đảm bảo rằng hồ sơ có chất lượng tốt nhất. Hội đồng Thẩm định đánh giá rất kỹ các bộ hồ sơ để đảm bảo rằng nó thực sự thể hiện được năng lực, tâm huyết, sự tử tế của ứng viên. 

Quản lý trực tiếp chấp thuận hồ sơ (2):

Quản lý trực tiếp sẽ xem xét hồ sơ ứng viên đề nghị về tính hoàn chỉnh và chấp thuận nó theo các tiêu chí chứng nhận. Người quản lý trực tiếp quyết định chấp thuận hồ sơ để Phòng nhân sự hành chính đánh giá hồ sơ trình Hội đồng thẩm định đánh giá hoặc trả lại hồ sơ cho ứng viên để cải tiến bổ sung thêm.

Phòng Nhân sự Hành chính đánh giá hồ sơ (3):

Phòng Nhân sự Hành chính xem xét và đánh giá các hồ sơ đã được chấp thuận bởi quản lý trực tiếp. Các ứng viên với hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được mời tham gia bài test sát hạch. Lưu ý rằng các hồ sơ trong giai đoạn này vẫn có thể bị gửi lại để cải tiến bổ sung nếu chưa phù hợp với tiêu chuẩn chứng nhận. Các hồ sơ được chấp nhận trong giai đoạn này không có nghĩa là sẽ được Hội đồng Thẩm định chứng nhận.

Hội đồng Thẩm định thực hiện kiểm tra đánh giá (4):

Hội đồng Thẩm định thực hiện các bài kiểm tra năng lực chuyên môn của ứng viên, kết quả sẽ được lưu trữ vào hồ sơ nhân viên. Ứng viên sẽ được thông báo kết quả cho dù là đỗ hay trượt các bài kiểm tra. 

Hội đồng Chứng nhận phỏng vấn (5):

Hội đồng Chứng nhận sẽ phỏng vấn những ứng viên có kết quả đạt từ bài sát hạch của Hội đồng Thẩm định. Các cuộc phỏng vấn tạo cơ hội cho ứng viên chứng minh thêm và biện minh cho sự sẵn sàng để được cấp chứng chỉ. Ứng viên có trách nhiệm thuyết phục hội đồng quản trị rằng mình đáp ứng các tiêu chí chứng nhận. Hội đồng Chứng nhận quyết định xem ứng viên được chấp nhận hay bị từ chối chứng nhận bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp trong hồ sơ ứng viên, kết quả bài kiểm tra sát hạch và trong các cuộc phỏng vấn với ứng viên. Căn cứ kết quả buổi phỏng vấn sẽ quyết định cấp chứng nhận hay không. Lưu ý rằng kết quả bài kiểm tra sát hạch là căn cứ quan trọng để cấp chứng nhận.

Phòng Nhân sự Hành chính thông báo kết quả (6):

Đại diện Phòng nhân sự Hành chính thông báo kết quả cho ứng viên. Nếu một ứng cử viên không được chứng nhận, người đại diện sẽ trích dẫn các tiêu chí chứng nhận cụ thể, mà các Hội đồng cho rằng ứng viên đó không đáp ứng. Ứng viên cũng nhận được các khuyến nghị phát triển cho các lần chứng nhận trong tương lai. Các ứng viên bị từ chối có thể gửi lại đề nghị kèm hồ sơ khi họ cảm thấy có thể đáp ứng được năng lực qua các tiêu chí và khuyến nghị phát triển được nêu ra bởi các Hội đồng sát hạch trước đó.

Phòng Nhân sự Hành chính sẽ phát hành chứng nhận, cập nhật hồ sơ cho các ứng viên, theo dõi và khuyến nghị các bước phát triển tiếp theo cho toàn bộ nhân sự công ty.

>>>Tìm hiểu thêm: Nhân viên tư vấn triển khai ERP là ai?

Trên đây là cách quản lý và vận hành khung năng lực đã được Johnson’s Blog áp dụng trong thực tế và đạt hiệu quả cao. Cần thông tin hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Xin cảm ơn!

Lời kết

Phía trên là các thông tin liên quan đến cách quản lý Khung năng lực hiệu quả Johnson’s Blog chia sẻ đến với các quý độc giả. Chúc các bạn thành công trong công việc, có thêm nhiều kiến thức để phát triển thăng tiến vượt bậc trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Johnson Vu – Phó tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo

• Địa chỉ:
  • Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, 97 Bạch Đằng, Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng, Việt Nam.
  • Chi nhánh Hà Nội: Tầng 8, Tòa nhà CIC, 219 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
• Điện thoại: + 84.225.730.9838
• Website: https://johnsonvu.com