BCP là gì?

BCP là gì? Quy trình xây dựng mô hình BCP trong doanh nghiệp

4.8/5 - (9 bình chọn)

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là kế hoạch được tạo ra nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp duy trì hoạt động thường xuyên và vượt qua những rủi ro liên quan đến kinh tế. Vậy BCP là gì? Quy trình xây dựng mô hình BCP trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng Johnson’s Blog tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé! 

BCP là gì?

BCP viết tắt từ cụm Business Continuity Plan có nghĩa là lập kế hoạch liên tục kinh doanh. BCP là một hệ thống phòng ngừa và phục hồi trước các mối đe dọa tiềm tàng đối với công ty. Kế hoạch đảm bảo rằng nhân viên, tài sản được bảo vệ và có thể hoạt động nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa. BCP nên được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi điểm yếu đều có thể được xác định và sửa chữa. Đây dường như đã trở thành hỗ trợ mô tả cách thức các doanh nghiệp vận hành và ứng phó với những rủi ro, nguy cơ tiềm tàng từ bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. 

Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) là một tập hợp các thủ tục và chiến lược được thiết kế để giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra sự kiện hoặc thảm họa không lường trước làm gián đoạn hoạt động bình thường. Mục tiêu của BCP là giảm thiểu tác động của thảm họa và giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh nhất có thể để có thể tiếp tục cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng của mình.

Một BCP thường bao gồm một loạt các biện pháp, bao gồm:

  • Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro và lỗ hổng tiềm ẩn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
  • Phân tích tác động kinh doanh: Đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như mất doanh thu hoặc tổn hại đến danh tiếng.
  • Chiến lược khôi phục: Phát triển các kế hoạch và quy trình để giảm thiểu tác động của sự gián đoạn và khôi phục hoạt động càng nhanh càng tốt.
  • Kế hoạch liên lạc: Thiết lập các giao thức để liên lạc với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác trong và sau khi gián đoạn.
  • Kiểm tra và đào tạo: Thường xuyên kiểm tra và đào tạo nhân viên về BCP để đảm bảo rằng nó vẫn hiệu quả và cập nhật.
  • Cải tiến liên tục: Liên tục theo dõi và đánh giá BCP để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và kết hợp các bài học kinh nghiệm từ những gián đoạn trước đó.

BCP là một công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn giảm thiểu tác động của các sự kiện không lường trước và đảm bảo rằng họ có thể tiếp tục cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng của mình, bất kể điều gì xảy ra.

Ngày nay, BCP luôn hiện hữu trong mỗi doanh nghiệp như một chiến lược tuyệt vời nhằm giúp đỡ các nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát, lãnh đạo nhân viên làm việc đạt hiệu quả trong mọi trường hợp. 

Business Continuity Plan còn có khả năng xác định bất kỳ và tất cả những rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Rủi ro có thể bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc tấn công mạng. Những rủi ro này được xác định, kế hoạch thực hiện cũng sẽ bao gồm:

  • Xác định được các rủi ro gây ảnh hưởng đến hoạt động đang diễn ra như thế nào
  • Tiến hành đề xuất các biện pháp bảo vệ nhằm giảm thiểu những rủi ro
  • Đề xuất quy trình kiểm tra nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra tốt 
  • Theo dõi và xem xét quá trình thực hiện đảm bảo rằng chúng luôn được cập nhật.

BCP là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các rủi ro có nghĩa là mất doanh thu trong khi chi phí cao hơn, lợi nhuận giảm.

>>> Xem thêm: KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI hiệu quả

Tại sao kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) lại quan trọng?

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) rất quan trọng vì nhiều lý do, bao gồm:

  • Giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động: Việc gián đoạn hoạt động kinh doanh có thể gây ra thời gian ngừng hoạt động đáng kể, điều này có thể dẫn đến tổn thất tài chính và thiệt hại về uy tín. BCP giúp giảm thiểu thời gian chết này bằng cách cung cấp một khuôn khổ để phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự gián đoạn và tiếp tục hoạt động bình thường.
  • Giảm Tổn thất Tài chính: Việc gián đoạn hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến tổn thất tài chính do mất doanh thu, thiệt hại tài sản và tăng chi phí liên quan đến việc khôi phục. BCP có thể giúp giảm thiểu những tổn thất này bằng cách xác định các rủi ro và lỗ hổng tiềm ẩn, đồng thời phát triển các chiến lược để giảm thiểu tác động của chúng.
  • Đảm bảo tuân thủ: Theo luật hoặc quy định, nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải có BCP, đặc biệt là trong các ngành mà hậu quả của sự gián đoạn có thể tác động đáng kể đến an toàn công cộng, môi trường hoặc nền kinh tế.
  • Duy trì niềm tin của khách hàng: Việc gián đoạn hoạt động kinh doanh có thể làm xói mòn niềm tin của khách hàng và gây tổn hại đến danh tiếng của công ty. BCP có thể giúp duy trì niềm tin của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, ngay cả khi đối mặt với các sự kiện không lường trước được.
  • Hỗ trợ sự an toàn của nhân viên: BCP cũng có thể giúp hỗ trợ sự an toàn của nhân viên bằng cách cung cấp hướng dẫn về cách ứng phó với sự gián đoạn, bao gồm các quy trình sơ tán hoặc khẩn cấp. Điều này có thể giúp giảm nguy cơ thương tích hoặc tổn hại cho nhân viên.

Bằng cách phát triển và triển khai BCP, các doanh nghiệp có thể chuẩn bị cho sự gián đoạn và đảm bảo rằng họ có thể nhanh chóng phục hồi

Lợi ích của BCP đối với doanh nghiệp

Lợi ích đối với nhân viên
Lợi ích đối với nhân viên

Một kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được các nguy cơ, rủi ro có thể xảy ra. BCP thường nhằm giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra thảm họa lớn như hỏa hoạn, động đất,… Bên cạnh đó, BCP cũng mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp và các bên có liên quan. 

>>>Xem thêm: Ma trận Ansoff là gì? Các chiến lược và công dụng của ma trận Ansoff

Lợi ích đối với nhân viên

BCP có khả năng củng cố niềm tin ở đội ngũ nhân viên, tin tưởng vào năng lực quản lý và các đề xuất ứng phó rủi ro của Doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm niềm tin và độc lực gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp, tổ chức. 

Lợi ích đối với khách hàng

Rủi ro khủng hoảng luôn tiềm ẩn nếu như doanh nghiệp không lên kế hoạch dự trù sẽ rất khó khăn để có thể ứng phó kịp thời. Từ đó, dẫn đến tình trạng mất đi khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình. 

Chính vì thế, một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khủng hoảng được xem như một lời đảm bảo với khách hàng về năng lực quản lý, khả năng thích ứng và phục hồi sau những rủi ro xảy ra. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp được củng cố và có thêm lòng tin từ khách hàng. Từ đó, thương hiệu cũng được nâng cao và đứng vững trên thị trường. 

Xem thêm: Chiến lược Đại dương xanh là gì? Thời điểm thích hợp để điều chỉnh

Lợi ích đối với đối tác

Chuẩn bị một kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận ra những điểm mấu chốt quan trọng của vấn đề. Từ đó, việc đề xuất các phương án bảo vệ cũng như kiểm soát các mắt xích chủ chốt, chuỗi cung ứng, đại lý,… thuận tiện hơn. 

Kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ hỗ trợ đôi bên đối tác có những nhận định tích cực về phương pháp giải quyết rủi ro từ doanh nghiệp. Lấy đó làm tiền đề cho sự tin tưởng và sự hợp tác về lâu về dài.

>>>Xem thêm: Ma trận BCG là gì? Phân tích chi tiết ma trận BCG

Phân tích tác động liên tục kinh doanh

Phân tích tác động liên tục kinh doanh là một thành phần quan trọng của Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP). Đây là một quy trình có hệ thống và kỹ lưỡng nhằm xác định các chức năng và quy trình quan trọng của một doanh nghiệp, đồng thời đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với các chức năng và quy trình đó. Mục tiêu của Phân tích tác động liên tục trong kinh doanh là giúp doanh nghiệp ưu tiên các nỗ lực phục hồi và đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể sau sự cố gián đoạn.

Phân tích tác động liên tục của hoạt động kinh doanh thường bao gồm các bước sau:

  • Xác định các chức năng và quy trình quan trọng của doanh nghiệp: Bước này liên quan đến việc xác định các chức năng và quy trình chính của doanh nghiệp cần thiết để duy trì hoạt động. Điều này có thể bao gồm sản xuất, phân phối, dịch vụ khách hàng và các chức năng khác.
  • Xác định thời gian ngừng hoạt động tối đa có thể chấp nhận được cho mỗi chức năng: Bước này liên quan đến việc đánh giá thời gian mỗi chức năng quan trọng có thể ngoại tuyến trước khi hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng đáng kể. Điều này thường được gọi là Thời gian ngừng hoạt động tối đa có thể chấp nhận được (MTD).
  • Xác định tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với từng chức năng: Bước này liên quan đến việc đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với từng chức năng quan trọng, bao gồm tổn thất tài chính, thiệt hại về uy tín và các vấn đề tuân thủ quy định.
  • Xác định các quan hệ phụ thuộc và phụ thuộc lẫn nhau giữa các chức năng: Bước này liên quan đến việc xác định mức độ phụ thuộc của từng chức năng quan trọng vào các chức năng và quy trình khác trong doanh nghiệp cũng như mức độ gián đoạn đối với một chức năng có thể ảnh hưởng đến các chức năng khác.
  • Ưu tiên các nỗ lực khôi phục: Bước này liên quan đến việc sử dụng thông tin được thu thập trong các bước trước để ưu tiên các nỗ lực khôi phục cho từng chức năng quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng các chức năng quan trọng nhất được khôi phục trước, giảm thiểu tác động của sự gián đoạn đối với doanh nghiệp.

Phân tích tác động liên tục của hoạt động kinh doanh là một phần thiết yếu của BCP, vì nó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẵn sàng ứng phó với sự gián đoạn và tiếp tục hoạt động nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Quy trình xây dựng mô hình BCP trong doanh nghiệp

Quy trình xây dựng mô hình BCP trong doanh nghiệp
Quy trình xây dựng mô hình BCP trong doanh nghiệp

Xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp hiện tại

Để có thể xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp của bạn cần được hiểu rõ hệ thống bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Khi hiểu được các yếu tố then chốt này, người lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng đưa ra trong quá trình kinh doanh qua một số tiêu chí như sau:

  • Sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp, tổ chức đang kinh doanh. Mỗi loại hình, sản phẩm sẽ có cách thức hoạt động khác nhau. 
  • Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp hiện nay như thế nào
  • Các quy trình phòng ban liệu có sự mật thiết với sơ đồ tổ chức hay không?
  • Những yếu tố bên ngoài như kinh tế, xã hội, công nghệ, luật pháp,… 

Sau khi đã nắm được những thông tin về bối cảnh, bạn sẽ xác định được các rủi ro có nguy cơ xảy ra. 

>>>Xem thêm: Tìm hiểu về mô hình ASK và lợi ích của mô hình trong doanh nghiệp

 Xây dựng kịch bản phân tích các rủi ro

Các nhà lãnh đạo, người quản lý có thể xây dựng kịch bản phân tích rủi ro theo các trình tự như sau:

  • Xác định chính xác những nguy cơ hiện có và có khả năng gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của từng phòng ban, tổ chức. 
  • Xem xét những rủi ro có thể xảy ra và nhanh chóng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, từ đó lấy dữ liệu phân tích và đánh giá. 
  • Dựa trên những phân tích ban đầu, doanh nghiệp có thể sắp xếp mức độ ưu tiên xảy ra rủi ro và chuẩn bị các biện pháp xử lý kịp thời. 

>>>Xem thêm: Hiểu và áp dụng nguyên lý 80 20 thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất

Quyết định các phương án hành động

Các nhà lãnh đạo nên bám sát vào tình hình thực tế nhằm đưa ra các chiến lược ứng phó cụ thể. Một số rủi ro có thể xảy ra như:

  • Xác định số lượng có khả năng xảy ra
  • Cách thức phân bổ nguồn lực ra sao?
  • Nguồn lực có thể đáp ứng được các mức độ rủi ro xảy ra hay không?
  • Tính toán cụ thể về các chi phí cũng như lợi ích đạt được nếu các phương án ứng phó rủi ro thành công. 

>>>Xem thêm: Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong kinh doanh

Đo lường và đánh giá

 Để có thể lên cụ thể kế hoạch đo lường BCP và đánh giá chính xác thì cần xác định những tiêu chí như sau:

  • Tìm hiểu những yếu tố trong bản kế hoạch kinh doanh liên tục cần được đo lường và đánh giá kỹ lưỡng?
  • Đề xuất các phương thức tiến hành đo lường, đánh giá như thế nào cho hiệu quả để đảm bảo tính hữu dụng của BCP.
  • Thời gian tiến hành đo lường và đánh giá mất bao lâu?
  • Ai sẽ là người có trách nhiệm trong công việc đo lường, đánh giá này. 
  • Lên quy trình nhất quan để có thể đưa bản kế hoạch ra thực tế dễ dàng sau mỗi cuộc đánh giá diễn ra. 

>>>Xem thêm: Mô hình Kinh doanh Canvas là gì?

Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện xây dựng mô hình BCP sẽ luôn có những bất cập và xuất hiện các hạn chế không mong muốn. Chính vì thế, các nhà lãnh đạo, tổ chức luôn theo dõi và xem xét nhằm đưa ra những phương án, giải pháp cải tiến liên tục. 

>>>Xem thêm: OEE là gì? Công thức tính OEE? Ví dụ tính OEE

So sánh Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) và Kế hoạch khắc phục thảm họa (DRP)

Mặc dù các thuật ngữ Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) và Kế hoạch Khắc phục Thảm họa (DRP) đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau. Dưới đây là một tổng quan ngắn gọn về sự khác biệt giữa hai:

  • Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP): BCP là một kế hoạch chủ động được thiết kế để giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong và sau khi gián đoạn. BCP tập trung vào việc xác định các chức năng và quy trình kinh doanh quan trọng, đồng thời phát triển các chiến lược để duy trì hoặc nhanh chóng khôi phục các chức năng này trong và sau khi gián đoạn. Mục tiêu của BCP là giảm thiểu tác động của sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh và đảm bảo rằng các chức năng kinh doanh quan trọng được khôi phục nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
  • Kế hoạch khôi phục sau thảm họa (DRP): DRP là một kế hoạch phản ứng được thiết kế để giúp doanh nghiệp phục hồi sau thảm họa, chẳng hạn như thảm họa tự nhiên, tấn công mạng hoặc sự kiện khác gây gián đoạn đáng kể cho hoạt động kinh doanh. DRP tập trung vào việc khôi phục hệ thống CNTT, dữ liệu và cơ sở hạ tầng sau thảm họa. Mục tiêu của DRP là giảm thiểu thời gian cần thiết để khôi phục hệ thống và cơ sở hạ tầng CNTT, đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu và hệ thống quan trọng được khôi phục nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

BCP tập trung vào việc duy trì hoặc nhanh chóng khôi phục các chức năng kinh doanh quan trọng trong và sau khi bị gián đoạn, trong khi DRP tập trung vào việc khôi phục hệ thống CNTT, dữ liệu và cơ sở hạ tầng sau thảm họa. Cả hai kế hoạch đều quan trọng đối với các doanh nghiệp để đảm bảo họ chuẩn bị sẵn sàng cho sự gián đoạn, nhưng chúng đề cập đến các khía cạnh khác nhau của tính liên tục trong kinh doanh và khắc phục thảm họa.

>>> Xem thêm: Kaizen là gì? So sánh 5S và Kaizen

Lời kết

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là một thành phần quan trọng trong chiến lược quản lý rủi ro của bất kỳ tổ chức nào. Đây là một kế hoạch chủ động được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong và sau khi bị gián đoạn, bằng cách xác định các chức năng và quy trình kinh doanh quan trọng, phát triển các chiến lược để duy trì hoặc nhanh chóng khôi phục các chức năng này cũng như thiết lập các kế hoạch truyền thông và chiến lược phục hồi.

Một BCP được thiết kế tốt giúp các tổ chức giảm thiểu tác động của sự gián đoạn đối với hoạt động của họ và giảm thời gian cần thiết để khôi phục. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp duy trì niềm tin của khách hàng, nhân viên và các bên liên quan bằng cách chứng minh rằng họ sẵn sàng đối phó với những gián đoạn có thể xảy ra.

Việc tạo và duy trì BCP yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận, đánh giá rủi ro và thử nghiệm. Nó cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nó vẫn hiệu quả và phù hợp với các hoạt động và rủi ro hiện tại của tổ chức. Nhìn chung, BCP là một công cụ cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình, để đảm bảo họ có thể tiếp tục hoạt động trong và sau khi bị gián đoạn, đồng thời giảm thiểu tác động đến hoạt động, danh tiếng và sự ổn định tài chính của họ.

Nếu bạn có thắc mắc hãy liên hệ ngay với Johnson’s Blog để được hỗ trợ.

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

viTiếng Việt