Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc đo lường hay đánh giá hiệu quả công việc có đạt mục tiêu đã đề ra ban đầu hay không. Có thể nói đây được xem là phần mềm cần thiết dành cho các doanh nghiệp đang gặp vấn đề về quản lý. Bài viết hôm nay của Johnson’s Blog sẽ tìm hiểu phần mềm KPI là gì và gợi ý 06 phần mềm miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay.
Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm KPI hay còn gọi là phần mềm Key Performance Indicator là một loại phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) của mình. Các KPI này là số liệu cụ thể mà các tổ chức sử dụng để đo lường và đánh giá thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu.
Phần mềm KPI đóng vai trò là một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc mà mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đã đạt được so với mục tiêu đề ra bằng số liệu, chỉ tiêu cụ thể. Phần mềm này có tính minh bạch và chính xác cao từ đó giúp toàn nhân viên, doanh nghiệp duy trì và nâng cao năng suất làm việc của mình.
Phần mềm thường cung cấp bảng điều khiển hoặc công cụ trực quan để giúp theo dõi, phân tích và truyền đạt KPI, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải thiện hiệu suất của họ theo thời gian.
Phần mềm đánh giá KPI thông qua các công cụ: đo lường, chi tiêu, thanh toán, thực hiện để tổng hợp các số liệu một cách chi tiết và cụ thể nhất
>>>Xem thêm: Phương pháp xây dựng và đánh giá OKR
Các tính năng chính của Phần mềm KPI thường bao gồm:
- Bảng điều khiển và trực quan hóa: Biểu diễn đồ họa của KPI giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và theo dõi xu hướng theo thời gian.
- Tích hợp dữ liệu: Khả năng kết nối với nhiều nguồn dữ liệu và hợp nhất dữ liệu vào một nền tảng duy nhất.
- Theo dõi và giám sát KPI: Khả năng thiết lập và theo dõi KPI, bao gồm khả năng đặt mục tiêu và đo lường hiệu suất dựa trên chúng.
- Cảnh báo và thông báo: Khả năng thiết lập cảnh báo và thông báo khi KPI đạt đến ngưỡng cụ thể.
- Cộng tác và báo cáo: Khả năng chia sẻ KPI với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, đồng thời tạo báo cáo để sử dụng nội bộ hoặc bên ngoài.
- Tùy chỉnh: Khả năng tạo KPI và bảng điều khiển tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể.
- Khả năng truy cập di động: Khả năng truy cập KPI từ thiết bị di động, cho phép giám sát và cộng tác theo thời gian thực khi đang di chuyển.
- Phân tích và dự báo dữ liệu: Khả năng thực hiện phân tích chuyên sâu dữ liệu KPI và tạo dự báo để giúp lập kế hoạch và ra quyết định.
Lợi ích của Phần mềm KPI
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm KPI bao gồm:
- Theo dõi hiệu suất được cải thiện: Phần mềm KPI cung cấp một nền tảng tập trung để theo dõi và giám sát các chỉ số hiệu suất chính, giúp dễ dàng xem tổ chức đang hoạt động tốt như thế nào.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Với dữ liệu thời gian thực và hiểu biết sâu sắc về hiệu suất, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu, thay vì trực giác hoặc phỏng đoán.
- Tăng hiệu quả: Phần mềm KPI có thể tự động hóa nhiều quy trình thủ công liên quan đến theo dõi và báo cáo hiệu suất, giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ khác.
- Cải thiện sự hợp tác: Phần mềm KPI có thể được sử dụng để chia sẻ dữ liệu và thông tin chi tiết với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, cải thiện giao tiếp và cộng tác.
- Liên kết mục tiêu tốt hơn: Phần mềm KPI giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đang làm việc hướng tới các mục tiêu và mục tiêu giống nhau, cải thiện sự liên kết và tập trung tổng thể.
- Tăng trách nhiệm giải trình: Phần mềm KPI cho phép người quản lý theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu và quy trách nhiệm cho các cá nhân về hiệu suất của họ, dẫn đến trách nhiệm giải trình cao hơn và kết quả được cải thiện.
- Tùy chỉnh: Phần mềm KPI có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng tổ chức, cho phép theo dõi các KPI quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.
- Cải thiện chất lượng dữ liệu: Bằng cách tự động thu thập và theo dõi dữ liệu, phần mềm KPI có thể cải thiện độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu hiệu suất.
Hạn chế của Phần mềm KPI
Mặc dù phần mềm KPI có thể là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi và cải thiện hiệu suất của tổ chức, nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý:
- Độ chính xác của dữ liệu: Chất lượng của dữ liệu được sử dụng trong phần mềm KPI có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu và có thể có các vấn đề về tính toàn vẹn hoặc tính đầy đủ của dữ liệu có thể ảnh hưởng đến kết quả.
- Nguồn dữ liệu hạn chế: Một số giải pháp phần mềm KPI chỉ có thể tích hợp với một số nguồn dữ liệu hạn chế, điều này có thể giới hạn phạm vi KPI có thể được theo dõi.
- Sự chấp nhận của người dùng: Để phần mềm KPI có hiệu quả, tất cả các bên liên quan cần phải sử dụng nó và có thể có sự phản đối thay đổi giữa một số người dùng.
- Hạn chế tùy chỉnh: Một số giải pháp phần mềm KPI có thể có các hạn chế về tùy chỉnh, điều này có thể hạn chế khả năng theo dõi và đo lường các KPI cụ thể quan trọng đối với tổ chức.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm KPI có thể cần được tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), và điều này có thể phức tạp và tốn thời gian.
- Chi phí: Một số giải pháp phần mềm KPI có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn hơn có nhiều người dùng và đây có thể là rào cản đối với việc áp dụng.
- Bảo trì và hỗ trợ: Phần mềm KPI sẽ yêu cầu bảo trì và hỗ trợ thường xuyên và có thể có thêm chi phí liên quan đến các dịch vụ này.
- Diễn giải dữ liệu: Mặc dù phần mềm KPI cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu, nhưng điều quan trọng cần nhớ là việc diễn giải dữ liệu đó có thể mang tính chủ quan và dễ dẫn đến sai lệch và sai sót.
Top 6 Phần mềm KPI miễn phí
Dưới đây là tổng hợp 6 Phần mềm quản lý KPI miễn phí cho doanh nghiệp hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo
Phần mềm Scoro
Scoro chắc hẳn là phần mềm quản lý KPI số 1 trong lòng các doanh nghiệp hiện nay. Nhờ có Scoro mà các doanh nghiệp có thể quản lý dự án bất động sản online hoàn toàn miễn phí. Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, người dùng có thể trấn áp hoạt động giải trí thông qua bảng tinh chỉnh và điều khiển. Bên cạnh đó Scoro còn cung cấp các tính năng quản trị như: lập kế hoạch, báo cáo giải trình
Phần mềm SimpleKPI
Hiện nay SimpleKPI là giải pháp đánh giá KPI thuận tiện được các nhà quản trị yêu thích và tin dùng. Phần mềm này được tích hợp những ưu điểm nổi bật như: giao diện dễ sử dụng, quản trị linh động, dựa vào đặc thù của doanh nghiệp mà tùy chỉnh báo cáo giải trình KPI sao cho phù hợp. Bên cạnh đó SimpleKPI còn giúp doanh nghiệp nghiên cứu vầ phân tích KPI một cách tự động hóa dưới dạng bảng, các báo cao được giải trình dưới dạng bản đồ vô cùng khoa học và trực quan
>>>Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp dành cho SMEs
Phần mềm HrOnline
Một trong 6 phần mềm quản lý KPI dành cho doanh nghiệp miễn phí và hiệu quả mà người dùng không thể bỏ qua chính là Hronline. Hronline cho phép doanh nghiệp giám sát nhiều lĩnh vực, nhiều hoạt động khác nhau quản lý các dự án của tổ chức. Các dữ liệu của doanh nghiệp còn được tự động lưu và cập nhật trên cloud từ đó giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát, tối ưu lịch làm việc của nhân viên cũng như doanh nghiệp
Phần mềm Acheckin
Đối với một doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có vốn hạn chế muốn quản lý KPI một cách hiệu quả nhất thì không có sự lựa chọn nào thích hợp hơn Acheckin. Tuy đây chỉ là một ứng dụng trên di động nhưng nó tập hợp những tính năng vô cùng nổi bật như: tích hợp mã QR để chấm công, các dự án có thể tự điều chỉnh một cách khoa học, nhắc nhở quản lý công việc, đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan nhất
>>>Xem thêm: Dịch vụ Tư vấn Triển khai phần mềm ERP
Phần mềm Tanca
Trong danh sách top 6 phần mềm quản lý KPI cho doanh nghiệp hiệu quả chắc chắn không thể không có sự góp mặt của Tanca. Hiện nay đối với những công ty phân phối máy chấm công Tanca dần trở thành xu thế và vô cùng phổ biến. Phần mềm này cho phép người quản trị thống kê quản lý hiệu suất việc làm việc, link KPI dưới dạng thông số lương từ đó giúp nhà quản trị tối ưu được chi phí cũng như thời gian
>>>Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý công việc nhóm trực tuyến đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Phần mềm OKR – Viindoo OKR
Phần mềm OKR của Viindoo là phần mềm quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt được các doanh nghiệp đánh giá cao. OKR có tính minh bạch cao, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc quản lý, nhà quản trị có thể điều hành hoạt động cũng nhân viên theo quy trình và định hướng đã đặt ra. Một số lợi ích nhà doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng phần mềm này như sau
- Hiệu suất kinh doanh được nâng cao: giúp công ty, các phòng ban và các nhân viên đặt ra các mục tiêu và kết quả then chốt để thực hiện trong thời gian cụ thể (thường là theo quý).
- Giúp mọi người nỗ lực tối đa để đạt được các mục tiêu mong muốn.
- Giúp nhà quản trị và các nhân viên có thể sắp xếp công việc của mình một cách khoa học và linh động, đặt trọng tâm vào những việc quan trọng.
- Cho phép nhà quản trị cũng như nhân viên theo dõi tiến độ làm việc của nhau một cách công khai, minh bạch.
- Tăng sự tương tác và liên kết của các thành viên trong công ty.
- Dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc
- Điều hành và kết nối nhân viên để mục tiêu đề ra có thể hoàn thành nhanh chóng
- …
>>>Tham khảo thêm: mô hình quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Lời kết
Hi vọng với 6 Phần mềm KPI miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp mà Johnson’s Blog đã chia sẻ ở bài viết trên có thể giúp người dùng lựa chọn được một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình từ đó có thể đánh giá một cách khách quan và hiệu quả năng lực làm việc của nhân sự
>>>Xem thêm:
Tiếng Việt 
English